ทำความรู้จัก Hot Desk พร้อมเปรียบเทียบข้อดี-ข้อเสีย

ในปัจจุบัน หลาย ๆ บริษัทเริ่มหันมาใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking หรือการให้พนักงานนั่งทำงานที่โต๊ะใดก็ได้ที่ว่างอยู่ ซึ่งแม้ว่า Hot Desking จะเป็นสิ่งที่น่าสนใจและได้รับความนิยมอยู่ไม่น้อยในยุค Hybrid Work แบบนี้ แต่ก็ต้องบอกก่อนว่า การใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking นั้นมีข้อดี-ข้อเสียที่ต้องพิจารณาให้ดีอยู่พอสมควร

โดยในบทความนี้ ViewSonic จึงจะพาคุณมาวิเคราะห์ข้อดี-ข้อเสียของโต๊ะทำงานแบบ Hot Desking ไปพร้อม ๆ กัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจ หรือตัวพนักงานเองสามารถตัดสินใจได้ว่า การใช้โต๊ะทำงานแบบนี้ตอบโจทย์กับองค์กร และการทำงานหรือไม่

ทำความรู้จักเทรนด์ Hybrid Office และ Hot Desking

Hot Desking ถูกนิยามว่าเป็นระบบการทำงานที่ไม่อิงการจัดโต๊ะประจำให้กับพนักงาน แต่ละคนสามารถเลือกนั่งทำงานในโต๊ะทำงานที่ว่างอยู่ หรือเลือกทำงานจากระยะไกลได้อย่างอิสระ ทำให้ระบบ Hot Desking จึงเป็นระบบที่เหมาะสมกับ Hybrid Office เป็นอย่างมาก เนื่องจากหัวใจสำคัญของ Hybrid Office คือความยืดหยุ่น อีกทั้งการจัดสรรโต๊ะประจำให้กับพนักงานที่ไม่ค่อยได้เข้ามาที่ออฟฟิศ ก็จะทำให้บริษัทสูญเสียพื้นที่สำนักงานโดยเปล่าประโยชน์อีกด้วย

5 ข้อดีของการใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking

ในปัจจุบันจะเห็นได้ว่า มีหลายบริษัทที่หันมาใช้ระบบ Hot Desking กันมากขึ้น เนื่องจากข้อดีและประโยชน์หลากหลายต่อพนักงานและองค์กร ซึ่งในหัวข้อนี้ ViewSonic จะมาเจาะลึก 5 ข้อดีของระบบ Hot Desking ที่จะตอบคำถามได้ว่า ทำไมระบบ Hot Desking ถึงกลายมาเป็นเทรนด์การทำงานในยุคปัจจุบัน

1. เหมาะสำหรับสำนักงานแบบผสมผสาน (Hybrid Office)

Hot Desking เป็นรูปแบบการจัดพื้นที่สำนักงานที่ตอบโจทย์กับ Hybrid Office เป็นอย่างมาก เนื่องจาก Hot Desking จะทำให้พนักงานที่เข้ามาทำงานในออฟฟิศ สามารถเลือกที่นั่งในการทำงานได้อิสระ มีความยืดหยุ่นสูง ซึ่งจะช่วยส่งเสริมเรื่องการสร้างสรรค์งานได้เป็นอย่างดี

2. ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

การจัดโต๊ะแบบ Hot Desking จะช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะ Hot Desking มีส่วนทำให้พนักงานมีโอกาสพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานใหม่ ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นใหม่ ๆ ที่นำไปสู่การสร้างสรรค์และปรับปรุงการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

แน่นอนว่าเมื่อบริษัทต้องการส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพสูงสุด การมีอุปกรณ์ที่ตอบโจทย์การทำงานและการสื่อสารก็จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานให้ขึ้น โดย ViewSonic แนะนำว่า ควรจะเลือกจอมอนิเตอร์พกพา ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้สะดวกสบาย มี USB-C ที่สามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปได้ อีกทั้งยังควรมีปลั๊กไฟสำหรับชาร์จแบตเตอรี่กระจายอยู่ในจุดต่าง ๆ ทั่วทั้งออฟฟิศ

3. คุ้มค่า ประหยัดพื้นที่

อีกหนึ่งเหตุผลที่ทำให้ Hot Desking ได้รับความนิยม คือ Hot Desking ช่วยประหยัดพื้นที่ และลดค่าใช้จ่ายในการบริหารสำนักงานได้มากถึง 30% โดยเฉพาะในบริษัทที่เคยใช้ห้องทำงานแบบ Cubicles หรือห้องทำงานส่วนตัว

4. สร้างความเท่าเทียม

แม้ว่า Hot Desking อาจไม่เหมาะกับทุกสถานที่ทำงานหรือไม่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรทุกประเภท แต่อีกแง่มุมที่ดีของระบบนี้คือ การสร้างความเท่าเทียมกัน ผู้คนนั่งทำงานร่วมกันโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งในองค์กร ซึ่งส่งผลดีในหลาย ๆ ด้าน ตั้งแต่การต้อนรับพนักงานใหม่ ไปจนถึงการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดเห็น

5. ช่วยให้สำนักงานเป็นระเบียบมากขึ้น

ข้อดีอีกอย่างที่มักจะถูกมองข้ามไปของ Hot Desking คือ การช่วยให้ออฟฟิศมีความเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น เพราะเมื่อพนักงานต้องคอยเปลี่ยนโต๊ะทำงานอยู่เป็นประจำ ก็จะลดการนำข้าวของที่ไม่จำเป็นมาตั้งในออฟฟิศได้มากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานมีจิตสำนึกในการดูแลและทำความสะอาดโต๊ะส่วนร่วมมากขึ้นได้อีกด้วย

5 ข้อเสียของการใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking

แม้จะมีข้อดีที่สำคัญหลายประการที่เกี่ยวข้องกับการใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีข้อเสียใด ๆ เลย ซึ่งข้อเสียที่ ViewSonic นำมาแนะนำต่อไปนี้ จะช่วยให้บริษัทและพนักงานเปรียบเทียบความเหมาะสมในการใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1. ประสิทธิภาพในการทำงานน้อยลง

Hot Desking อาจทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยลง เพราะนอกจากพนักงานจะต้องมาเดินหาโต๊ะทำงานที่ว่างอยู่และจัดเตรียมของในทุกเช้าแล้ว การเปลี่ยนเพื่อนร่วมโต๊ะในทุก ๆ วันก็อาจจะทำให้พนักงานรู้สึกว่า ไม่สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องซึ่งอาจจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานได้

2. สภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้อต่อการทำงาน

Hot Desking อาจสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้อต่อการทำงาน และอาจส่งผลให้พนักงานเกิดความเครียดตามมาได้ เพราะเมื่อพนักงานในทีมนั่งกระจายกันในส่วนต่าง ๆ ของออฟฟิศ การเดินไปพูดคุยกันก็อาจจะเป็นการรบกวนการทำงานของพนักงานคนอื่นได้ นอกจากนี้ การต้องทำความรู้จักกับพนักงานที่คุ้นเคยในทุก ๆ วัน ก็อาจจะทำให้รู้สึกอึดอัดและไม่สบายใจในการนั่งทำงานร่วมกันได้เช่นกัน

3. ทำให้โครงสร้างบริษัทดูไม่ชัดเจน

แม้ว่าการใช้ Hot Desking จะช่วยให้เกิดความเท่าเทียมในองค์กรมากขึ้น แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าองค์กรบางแห่งอาจต้องการจัดระเบียบโครงสร้างบริษัทและตำแหน่งของพนักงานให้ชัดเจน ดังนั้น ก่อนจะตัดสินใจใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking เจ้าของบริษัทอาจจะต้องมีการพิจารณาความเหมาะสมให้ดีก่อน

4. พนักงานไม่รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท

การใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking อาจทำให้แต่ละทีมไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์กับคนในทีมได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้ไม่รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม นอกจากนี้ Hot Desking ยังทำให้พนักงานไม่สามารถแสดงออกถึงบุคคลิกของตัวเองได้อย่างเต็มที่ เพราะถูกจำกัดในการแต่งพื้นที่ทำงาน

5. ปัญหาสุขอนามัยและความเป็นอยู่ที่ดี

เมื่อมีการใช้โต๊ะทำงานแบบ Hot Desking พนักงานแต่ละคนก็จะต้องหมุนเวียนกันใช้โต๊ะทำงานกันทุกวัน และแน่นอนว่า เมื่อผู้คนจำนวนมาใช้งานโต๊ะและอุปกรณ์ต่าง ๆ รวมกันตลอดทั้งสัปดาห์โดยไม่ได้มีการทำความสะอาด ก็อาจจะทำให้เกิดผลกระทบต่อสุขภาพได้ นอกจากนี้อุปกรณ์บางอย่างที่บริษัทเตรียมไว้ ยังอาจไม่เหมาะกับพนักงานบางคน เช่น ระดับความสูงของโต๊ะทำงาน อุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้ท่านั่งเหมาะกับสรีระของพนักงานมากที่สุด ความสูง-ต่ำของเก้าอี้ เป็นต้น ซึ่งโดยปกติแล้วอุปกรณ์เสริมเหล่านี้พนักงานจะต้องเป็นคนเตรียมมาด้วยตัวเอง หากมีโต๊ะทำงานส่วนตัวก็จะสะดวกสบายมากกว่า

สรุปบทความ

Hybrid Office นับว่าเป็นตัวเลือกที่กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ แต่สำหรับบริษัทหรือองค์กรที่กำลังวางแผนว่าจะปรับเปลี่ยนออฟฟิศให้เป็นแบบ Hybrid เพื่อให้ตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานและประหยัดพื้นที่ภายในสำนักงาน ViewSonic แนะนำว่า ควรจะมีการเปรียบเทียบข้อดี-ข้อเสีย รวมถึงพิจารณาความเหมาะสม และสอบถามความคิดเห็นจากพนักงานภายในบริษัทให้ดีเสียก่อน เพื่อให้การปรับเปลี่ยนมีประโยชน์ต่อทั้งตัวบริษัทเองและตัวพนักงานอย่างเต็มที่