Hãy tưởng tượng khi bạn bước vào một phòng họp, tham gia cuộc họp và chia sẻ nội dung từ laptop diễn ra một cách dễ dàng. Trong khi các phòng họp BYOD (Mang Theo Thiết Bị Cá Nhân) từng là tiêu chuẩn, sự phát triển của các giải pháp tiên tiến như Microsoft Teams Rooms đã nâng trải nghiệm lên một tầm cao mới—nhanh hơn, trực quan hơn và an toàn hơn.
Các phòng họp trực tuyến BYOD truyền thống thường đi kèm với những phiền phức—từ những lần đặt phòng khó khăn đến việc chờ đợi mọi người có mặt trực tiếp và trực tuyến, đến việc chia sẻ màn hình phức tạp. Thêm vào đó là những khó khăn thường gặp trong việc thiết lập webcam và thiết bị âm thanh, thường xảy ra ngay trước hoặc thậm chí ngay tại thời điểm bắt đầu cuộc họp, và thật dễ hiểu tại sao việc chuẩn bị cho cuộc họp lại trở thành một trải nghiệm khó chịu và tốn thời gian.
Mặc dù các nền tảng phần mềm họp như Zoom hay Cisco Webex có thể được sử dụng cho các cuộc họp, nhưng Microsoft Teams Rooms sẽ là giải pháp thông minh và hiệu quả hơn, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp. Giải pháp tích hợp thông minh nền tảng Teams với nhiều tùy chọn phần cứng khác nhau, tạo ra một hệ thống một chạm đơn giản, an toàn và trực quan, nâng cao sự hợp tác và tăng cường hiệu suất. Với tích hợp lịch trình sẵn có và hỗ trợ nhiều nền tảng, Microsoft Teams Rooms đơn giản hóa việc mời người tham dự, tham gia cuộc họp và chia sẻ nội dung, qua cáp HDMI hoặc phát không dây, làm cho nó trở thành lựa chọn vượt trội cho các phòng họp hiện đại.
Microsoft Teams Rooms là gì?
Microsoft Teams Rooms là một giải pháp toàn diện được thiết kế để nâng cao chức năng và hiệu quả của các phòng họp, giúp chúng trở nên dễ tiếp cận hơn cho cả người tham gia từ xa và trực tiếp. Được xây dựng xung quanh ứng dụng Microsoft Teams, giải pháp tích hợp tối ưu phần cứng và phần mềm để biến bất kỳ phòng nào thành một không gian họp kết nối và hiệu quả. Sự tích hợp này đơn giản hóa các khía cạnh công nghệ của các cuộc họp, làm cho chúng trở nên dễ tiếp cận và hiệu quả hơn cho tất cả người tham gia, bất kể vị trí của họ.
Công nghệ MTR được thiết kế để phù hợp với nhiều kích thước và cấu hình phòng khác nhau, từ các không gian họp nhỏ đến các phòng hội nghị lớn. Nó bao gồm thiết bị video và âm thanh chất lượng cao để nâng cao độ rõ ràng trong giao tiếp. Thêm vào đó, Microsoft Teams Rooms được tích hợp với Office 365, đồng bộ hóa với lịch của nền tảng để tạo điều kiện cho việc lập lịch và quản lý các cuộc họp một cách liền mạch. Sự tích hợp này giúp tối ưu hóa hiệu suất bằng cách làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn và dễ quản lý hơn.
Các Thành Phần Cần Thiết Để Thiết Lập Một Phòng Microsoft Teams Rooms?
Yêu cầu để thiết lập một phòng họp với Microsoft Teams Rooms có thể thay đổi đáng kể dựa trên các yếu tố như kích thước phòng, số lượng người tham dự và mức độ tích hợp hệ thống mà bạn mong muốn. Để khởi động thiết lập của bạn một cách tốt nhất, hãy cùng khám phá các thành phần thiết yếu trong danh sách đa dạng các thiết bị được chứng nhận cho Teams Rooms.
1. Máy tính tích hợp
Trung tâm của mỗi giải pháp Microsoft Teams Rooms là máy tính tích hợp, hoạt động như bộ điều khiển toàn bộ thiết lập và kết nối với các thành phần khác. Được hỗ trợ bởi phần mềm Microsoft Teams Rooms trên hệ thống Windows an toàn, máy tính này giúp đơn giản hóa việc kết nối và chia sẻ nội dung, nâng cao sự hợp tác trong các cuộc họp và cuộc gọi. Sự tích hợp thân thiện với người dùng của nó đặc biệt hữu ích cho những người có ít kinh nghiệm công nghệ, đảm bảo rằng mỗi người tham gia có thể trải nghiệm cuộc họp một cách dễ dàng và hiệu quả.
2. Bảng Điều Khiển Cảm Ứng
Bảng điều khiển cảm ứng là một phần thiết yếu khác trong trải nghiệm họp Microsoft Teams Rooms. Kết nối với máy tính tích hợp, nó đưa tất cả các điều khiển của cuộc họp vào tầm tay bạn, cho phép bạn khởi động và kết thúc cuộc họp chỉ với một chạm, quản lý các cài đặt, thêm người tham dự và nhiều hơn nữa. Các bảng điều khiển cảm ứng nâng cao hơn, như bảng điều khiển đi kèm trong gói ViewSonic TeamJoin TRS10, thậm chí còn có cảm biến hiện diện người dùng, giúp đánh thức tất cả các thiết bị kết nối từ chế độ ngủ ngay khi có người bước vào phòng, đảm bảo rằng cuộc họp của bạn sẵn sàng bắt đầu ngay lập tức.
3. Webcam, Loa và Microphone
Mặc dù một webcam là đủ cho các cuộc họp trực tuyến, nhưng việc lựa chọn một video bar kết hợp camera, loa và microphone có thể giúp đơn giản hóa việc thiết lập phòng họp của bạn một cách đáng kể. Video bar sẽ giúp kết hợp âm thanh và video thành một bộ phận duy nhất, tiện lợi. Các mẫu video bar tiên tiến hơn, như UMB202, một mẫu được Microsoft chứng nhận, thậm chí còn tích hợp các tính năng AI như tự động định khung thông minh và công nghệ theo dõi giọng nói theo hướng (DOA), giúp phát hiện chính xác người tham gia và giọng nói của họ, cung cấp hình ảnh rõ nét và chi tiết để giữ cho mọi người tập trung. Với sáu microphone định hướng để tập trung vào giọng nói và giảm tiếng ồn, cùng với camera 4K Ultra-HD, nó đảm bảo rằng tất cả người tham gia đều được nhìn thấy và nghe rõ, tạo ra một trải nghiệm họp hấp dẫn và hợp tác hơn.
4. Màn Hình
Sự linh hoạt của Microsoft Teams Rooms (MTR) được thể hiện rõ khi bạn chọn màn hình phù hợp cho phòng họp của mình. Dù kích thước hay cách bố trí phòng như thế nào, việc chọn màn hình đúng—cho dù đó là máy chiếu, màn hình doanh nghiệp, màn hình tương tác hay màn hình LED All-in-One—là chìa khóa để tối ưu hóa không gian của bạn:
- Phòng Tập Trung và Phòng Họp Nhỏ: Nhỏ nhưng mạnh mẽ, một màn hình từ 55” đến 75” cung cấp hình ảnh rõ nét cho các nhóm nhỏ, trong khi màn hình tương tác sẽ gia tăng sự tham gia tích cực.
- Phòng Họp Trung Bình đến Lớn: Đối với các nhóm lên đến 12 người, một màn hình tương tác từ 75” đến 86” mở rộng khả năng trình bày của bạn, trong máy chiếu có thể hỗ trợ việc chia sẻ nội dung một cách hoàn hảo.
- Phòng Đa Năng: Đối với các không gian lớn nhất của bạn, hãy cân nhắc một màn hình siêu rộng—như màn hình LED All-in-One, màn hình tương tác, hoặc máy chiếu với kích thước màn hình từ 105” trở lên. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có cái nhìn rõ ràng trong khi tận dụng tối đa lợi ích của Chế độ “Front Row Mode” của Microsoft Teams Rooms, chỉ có sẵn với giấy phép Microsoft Teams Pro.
5. Các Thành Phần Bổ Sung
Tùy thuộc vào nhu cầu và không gian phòng họp, bạn có thể muốn xem xét một số thiết bị bổ sung cho thiết lập phòng họp của mình. Việc lắp đặt một bảng điều khiển lịch trình bên cửa phòng họp sẽ giúp mọi người dễ dàng kiểm tra công việc hoặc lên lịch họp. Đối với các không gian lớn hơn, hãy xem xét việc thêm microphone và loa mở rộng để đảm bảo rằng mọi người trong phòng đều có thể nghe và được nghe rõ ràng. Dù yêu cầu phần cứng phòng họp của bạn là gì, hãy nhớ rằng tất cả các thành phần phải được chứng nhận Teams Room để đảm bảo tính tương thích đầy đủ với tất cả các tính năng của Teams.
Kết luận
Bước vào tương lai của các cuộc họp với giải pháp Microsoft Teams Rooms mạnh mẽ, dễ sử dụng và sự tích hợp liền mạch với các công cụ bảo mật và hiệu suất cao. MTR là lựa chọn hàng đầu cho các không gian làm việc hiện đại. Bằng cách trang bị cho các không gian khác nhau với các màn hình phù hợp, các tổ chức có thể tạo ra những phòng họp không chỉ đa năng mà còn được tối ưu hóa cho sự hợp tác và hiệu quả tốt hơn.
Was this article helpful?
YesNo