Phương thức làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến hơn và sẽ tiếp tục tồn tại thời gian dài nữa, ngay cả sau đại dịch. Hội nghị trực tuyến giờ đã trở thành một phần tất yếu trong công việc, thúc đẩy các doanh nghiệp tìm kiếm những thiết lập tốt nhất cho những cách làm việc hiện đại này. Các công ty phải trang bị cho đội ngũ của họ những công cụ và phần mềm phù hợp để theo kịp và phát triển trong môi trường mới.
Bài viết này là hướng dẫn toàn diện về hội nghị trực tuyến, bất kể bạn đang ở nhà hay tại nơi làm việc, với trọng tâm là phần cứng và phần mềm cần thiết cho các cuộc họp trực tuyến hiệu quả. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp màn hình hội nghị trực tuyến của ViewSonic.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động với lực lượng lao động từ xa hoặc kết hợp, đạt được thiết lập hội nghị trực tuyến tối ưu là điều vô cùng quan trọng. Hội nghị trực tuyến hiệu quả sẽ tái hiện lại những cuộc thảo luận và hợp tác truyền thống được thực hiện trong các cuộc họp trực tiếp. Tuy nhiên, việc tạo ra thiết lập lý tưởng là thách thức do phải cần đến các thiết bị cần thiết và nhiều gói phần mềm khác nhau. Hãy tìm hiểu chi tiết hơn về những gì cần thiết và những gì cần để tạo ra một thiết lập hội nghị trực tuyến tốt.
Thiết bị cho Hội nghị Trực tuyến Tốt nhất
Trước tiên, đầu tư vào phần cứng phù hợp cho hội nghị trực tuyến là rất quan trọng. Ở mức cơ bản, bất kỳ ai tham gia vào một hội nghị trực tuyến sẽ cần một máy tính hoặc thiết bị có khả năng chạy phần mềm hội nghị trực tuyến. Tuy nhiên, phần cứng bổ sung cũng là cần thiết, và bạn có thể tìm hiểu thêm trong các phần dưới đây.
Đầu tư vào Màn hình Phù hợp
Hội nghị trực tuyến kết hợp cả yếu tố âm thanh và hình ảnh; phần cứng then chốt liên quan đến yếu tố hình ảnh sẽ là màn hình của bạn, vì vậy việc lựa chọn đúng là rất quan trọng. Bạn sẽ muốn tìm một màn hình có tần số quét cao và màn hình đủ lớn để sử dụng phần mềm hội nghị trực tuyến một cách thoải mái.
Một số màn hình được thiết kế đặc biệt cho hội nghị trực tuyến, còn được gọi là màn hình hội nghị trực tuyến, và những màn hình này đã có sẵn webcam, loa và micrô tích hợp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức liên quan đến việc mua những mục này riêng lẻ. Đầu tư vào một trong những màn hình hội nghị trực tuyến này cũng là một cách an toàn để đảm bảo nhân viên của bạn sẽ có được mức chất lượng cần thiết.
Bạn cũng có thể kết hợp một màn hình cảm ứng với máy tính để bàn thông qua cáp USB-C. Điều này cho phép bạn tham gia vào một cuộc họp trực tuyến trên màn hình máy tính để bàn trong khi đồng thời ghi chú hoặc trình bày bằng bút stylus trên màn hình cảm ứng.
Trang bị một Microphone chất lượng
Nếu bạn không chọn một màn hình hội nghị truyền hình – hoặc bất kỳ màn hình nào khác có microphone tích hợp – bạn sẽ cần phải mua một microphone riêng. Thiết bị này cho phép bạn giao tiếp với đồng nghiệp và được họ nghe rõ, vì vậy bạn phải đưa ra quyết định sáng suốt ở đây.
Nhìn chung, bạn sẽ muốn sử dụng một microphone có thể cung cấp âm thanh rõ ràng với mức nhiễu tối thiểu. Hầu hết phần mềm hội nghị trực tuyến hiện đại đều có thể loại bỏ tiếng ồn từ môi trường, như tiếng gõ phím, điều hòa không khí hoặc tiếng đường phố, những thứ có thể làm phân tán sự chú ý của người tham gia trong cuộc gọi.
Hầu hết các microphone được sử dụng cho hội nghị trực tuyến sẽ là microphone đơn hướng, nhận âm thanh từ phía trước trực tiếp của microphone. Tuy nhiên, các tùy chọn khác cũng có sẵn, bao gồm microphone đa hướng, nơi âm thanh được thu từ tất cả các hướng. Điều này có thể hữu ích cho những người có nhu cầu cao hơn.
Loa hoặc Tai nghe
Bạn cũng sẽ cần nghe được những người khác trong cuộc họp trực tuyến, điều này có nghĩa là bạn sẽ cần loa, tai nghe chất lượng cao hoặc cả hai thiết bị này. Tai nghe là lý tưởng để lọc ra mọi tiếng ồn khác trong môi trường xung quanh, giúp bạn tập trung hơn vào cuộc họp trực tuyến mà bạn tham gia. Chúng thường cũng bao gồm một microphone tích hợp.
Mặt khác, tai nghe có thể không phải là lựa chọn lý tưởng trong bất kỳ tình huống nào mà mọi người cần có thể nghe được khu vực xung quanh họ, và loa có thể tốt hơn cho trường hợp này. Nhược điểm chính của loa là chúng có thể gây phiền nhiễu cho những nhân viên khác trong cùng không gian, đặc biệt nếu họ không tham gia vào cùng cuộc họp.
Tuy nhiên, quyết định cuối cùng giữa loa hoặc tai nghe sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
Webcam tích hợp hay Webcam rời
Một quyết định tương tự cần được đưa ra giữa việc sử dụng webcam rời hoặc webcam tích hợp vào màn hình. Lợi ích chính của sử dụng webcam rời là khả năng linh hoạt hơn. Bạn sẽ có thể đặt webcam tự do hơn và thậm chí có thể cầm nó lên và di chuyển trong suốt cuộc họp video.
Ngược lại, webcam tích hợp sẽ ở vị trí cố định, gắn với màn hình. Ưu điểm của cách thiết lập này là bạn có thể nhìn vào màn hình và có vẻ như đang nhìn thẳng vào camera, điều này có thể tạo ấn tượng là bạn đang tập trung với mọi người trong cuộc họp. Một số webcam tích hợp có thanh trượt bảo mật để ngăn ngừa các rủi ro tiềm ẩn của việc tin tặc tấn công webcam.
Như một bài viết trên Chron giải thích, khi chất lượng hình ảnh là ưu tiên hàng đầu, một webcam rời sẽ là lựa chọn tốt hơn vì có nhiều không gian hơn cho các ống kính cao cấp và khả năng lấy nét tự động. Tuy nhiên, webcam tích hợp dễ thiết lập và bảo trì hơn, vì nó thường sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức. Hơn nữa, các màn hình hội nghị trực tuyến mới nhất đang thu hẹp khoảng cách với các webcam rời bằng cách cung cấp các tính năng ngày càng nâng cao như nghiêng camera, đèn LED, microphone tích hợp và thậm chí hỗ trợ đăng nhập nhận dạng khuôn mặt Windows Hello.
Các Giải Pháp Hội Nghị Trực Tuyến
Phần mềm rõ ràng nhất mà bạn sẽ cần là một gói hội nghị trực tuyến chuyên dụng. Đây là phần mềm mà người tham gia sẽ sử dụng để kết nối và sử dụng công nghệ âm thanh và hình ảnh. Quan trọng là, phần mềm sẽ có thể tạo điều kiện cho giao tiếp theo thời gian thực giữa nhiều người cùng một lúc. Có một loạt các giải pháp hội nghị trực tuyến khác nhau trên thị trường, nhưng một số phổ biến và nổi tiếng nhất bao gồm Microsoft Teams, Zoom, Google Meet và Skype. Sự phổ biến của những tùy chọn này cũng khiến chúng trở thành những lựa chọn an toàn nhất khi hội nghị trực tuyến của bạn có thể cần liên quan đến bên thứ ba.
Các tính năng cụ thể của từng ứng dụng này khác nhau, nhưng chúng cung cấp chức năng cốt lõi tương tự, cho phép nhân viên nhìn và nghe thấy nhau trong khi sử dụng các công cụ giao tiếp khác. Do đó, phần mềm mà bạn chọn sẽ phụ thuộc vào sở thích cá nhân hoặc tính tương thích với các phần mềm khác mà bạn sử dụng cho công việc.
Phần Mềm Bảng Điện tử
Trong môi trường kinh doanh diễn ra nhanh chóng ngày nay, các nhóm thường đối mặt với thách thức duy trì kết nối và đồng bộ, đặc biệt là khi các thành viên ở các vị trí khác nhau. Các công cụ hợp tác số đến để khắc phục khoảng cách này, cung cấp một giải pháp thực tế cho hoạt động hàng ngày. Hãy tưởng tượng một kịch bản nơi một nhóm dự án, phân tán trên ba thành phố, cần nhanh chóng điều chỉnh chiến lược của họ dựa trên phản hồi mới từ khách hàng. Các thành viên nhóm có thể tham gia vào một phiên họp ngẫu nhiên, phác thảo ý tưởng trên một bảng điện tử. Khi họ gợi ý, những thay đổi trở nên ngay lập tức hiển thị cho tất cả các người tham gia, cho phép phản hồi ngay lập tức và điều chỉnh lặp đi lặp lại.
Chúng tăng cường tính linh hoạt và khả năng truy cập, tối ưu hóa tổ chức và quản lý email và các trao đổi dự án đang diễn ra. Điều này đảm bảo rằng các thành viên nhóm nhận được cập nhật theo thời gian thực, giúp mọi người ở cùng trang với thời gian tối thiểu. Sử dụng các công cụ hợp tác số cung cấp tiềm năng biến đổi đối với động lực nhóm. Một số công cụ hợp tác số toàn diện, như TeamOne, có tích hợp các công cụ được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo, bao gồm công nghệ nhận dạng viết tay, cử chỉ và văn bản được tăng cường. Các công cụ này có thể thích ứng trên các thiết bị khác nhau, từ máy tính xách tay và máy tính bảng cảm ứng đến màn hình tương tác lớn, phù hợp với các thiết lập phòng họp khác nhau.
Tổng kết
Thiết lập hệ thống hội nghị trực tuyến lý tưởng chưa bao giờ là quan trọng hơn đối với cả doanh nghiệp và cá nhân. Điều này đòi hỏi phải lựa chọn được sự kết hợp đúng đắn giữa phần cứng và phần mềm, bao gồm webcam, micro, loa và tai nghe. Để nâng cao chất lượng của các cuộc họp trực tuyến của bạn, hãy xem xét việc mua phần mềm họp trực tuyến hoặc giải pháp bảng điện tử phù hợp.
Nếu bạn muốn một giải pháp đơn giản hơn mà không cần phải lắp ráp các thành phần khác nhau, bạn có thể cân nhắc sử dụng một màn hình hội nghị trực tuyến, vì nó tích hợp hầu hết các tính năng cần thiết vào một thiết bị duy nhất. Nếu bạn đã chán những cuộc họp không hiệu quả, hãy khám phá cách thay đổi điều đó trong hướng dẫn toàn diện của chúng tôi tại đây hoặc khám phá các thiết bị được thiết kế đặc biệt cho hội nghị trực tuyến từ ViewSonic.
Was this article helpful?
YesNo