.İşletmeler her zaman geleceğe bakmalıdır. Toplantıların geleceği üzerinde özellikle düşünülmesi gereken önemli bir konudur. Sonuçta, çoğu durumda iş toplantıları çalışma haftasının önemli bir bölümünü kaplar ve bu sürenin mümkün olan en iyi iş sonuçlarını elde etmek için optimize edilmesi gerekir.

Gelecekte toplantıların nasıl görüneceği ve nasıl hazırlanabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Ayrıca ViewSonic’in toplantılara yönelik cihaz ve çözümlerine de göz atabilirsiniz.

Herhangi bir modern, ileri görüşlü iş lideri için toplantıların geleceği ilgi çekici olmalıdır ve bu alandaki en son trendleri takip etmek özellikle önemlidir. Gerçekten de araştırmalar, ortalama bir çalışanın şu anda yılda 23 gün eşdeğerini toplantılarda geçirdiğini ve bu zamanın verimli ve faydalı olması gerektiğini gösteriyor.

Peki, gelecekte toplantılar nasıl olacak? Konseptin kendisi nasıl gelişecek? Teknoloji nasıl bir rol oynayacak? Toplantı alanları nasıl değişecek? Bu yazıda, bir adım önde kalabilmeniz için bu soruları yanıtlıyoruz.

Toplantıların Geleceği: Temel Trendler

Başlangıç ​​olarak, önümüzdeki yıllarda görmeyi beklediğimiz bazı genel eğilimlere bakacağız.

Toplantıların Geleceği Çok Kanallı Olacak

Birincisi, uzmanların vurgulamaya meyilli olduğu şeylerden biri, yüz yüze veya video konferans gibi üzerinde anlaşmaya varılan tek bir yöntem yerine, gelecekte toplantıların çeşitli yaklaşımları birleştiren çok kanallı toplantıların beklenen büyümesidir.

Bu, bazı kişilerin bir toplantıda fiziksel olarak bulunduğu, bazılarının toplantılara uzaktan katılmak için video konferans teknolojisini kullandığı ve diğerlerinin telefon veya hatta anlık mesajlaşma yoluyla katıldığı anlamına gelebilir. İleride, daha sonra ele alacağımız gibi, iş toplantılarında sanal gerçeklik için daha net bir rol görmeye bile başlayabilirsiniz.

Esasen geleceğin toplantıları, engelleri yıkmak ve insanlarla bulundukları yerde, istedikleri şekilde tanışmak üzerine olacak. Teknoloji, hem yüz yüze katılımın hem de uzaktan katılımın yan yana çalışabileceği hibrit toplantılara zaten izin veriyor ve çok kanallı toplantılar bunun daha ileri bir evrimi olacak.

İşletmeler için buradaki asıl zorluk, yüz yüze ve sanal deneyimlerin, katılım yöntemleri ne olursa olsun, toplantıların katılımcıların ihtiyaç duyduğu ve istediği şeyi sunacak şekilde kesişmesini sağlamaktır. En gelişmiş tele-iletişim ekipmanlarının akıllıca kullanılması, bu denklemin önemli bir parçasıdır.

Daha Fazla Artırma ve Azaltma Yeteneği

İşletmelerin sanal toplantıların yükselişiyle keşfettiği en büyük avantajlardan biri, maliyetleri kontrolden çıkmadan toplantıları istedikleri zaman artırıp azaltabilme yeteneğidir. Bu, daha fazla kişinin kendileriyle ilgili toplantılara katılabileceği ve yapılması gereken toplam toplantı sayısını azaltılacağı anlamına gelir.

Bunun ötesinde, uzaktan görüşme olanağı, toplantıların coğrafya açısından da ölçeklenmesini sağladı. Katılımcılar, fiziksel olarak mekana seyahat etmek zorunda kalmadan sanal bir toplantıya katılabilirler. Bu toplantılar bir şirketin birden fazla şubesine veya ülkenin diğer bölgelerindeki kişilere açık olabilir ve hatta etkinlikler uluslararası ölçekte gerçekleşebilir.

Ancak, daha küçük toplantılar, tüm katılımcıların aktif katılımı için daha iyidir. Neyse ki teknoloji buna da çözümler sunacak, çünkü myViewBoard gibi yazılım çözümleri zaten ara odaları sunarak daha küçük toplantılara veya ana sanal toplantı alanından uzakta ‘alt odalar’ oluşturulmasına olanak tanıyor.

Yüz Yüze Görüşmeler Anlamlı Kalacak

Evden çalışmanın artması ve video konferansın faydaları ile birlikte, işin geleceğinin uzaktan çalışan ve etkileşime giren insanlar olacağı fikrine kapılmak çok kolay. Yine de, fiziksel toplantıların ortadan kalkacağını öne süren tahminler, hala sağladıkları net değeri ve sosyal faydaları tamamen görmezden gelme eğilimindedir.

İnsanlarla yüz yüze görüşmek, şirketlerin sahip olduğu en iyi fikirlerden bazılarını ateşleyen spontane konuşmaları teşvik etmeye yardımcı olabilir. Bunun ötesinde, bazı çalışanlar evden çalışmayı sevmezler ve insanlarla yakın etkileşim kurma fikrine değer verebilirler ve sosyal izolasyonun yaratabileceği etkilerden hoşlanmayabilirler.

Bazı durumlarda, örneğin fiziksel ofis alanları olmayan işletmelerde, toplantılar aynı şirkette çalışan kişilerin aslında aynı alanda bulunduğu tek zaman olabilir ve bu, yüz yüze deneyimi daha önemli hale getirecektir. Fiziksel toplantılar kalıcı olacak, ancak fiziksel ve uzak toplantılar arasındaki çizgi daha bulanık hale gelecek ve daha fazla insanın kendilerine en uygun şekilde etkileşim kurmasına olanak tanıyacak.

Toplantı Alanlarının Geleceği

Ardından, geleceğin toplantı alanlarının, bugünün işyerlerinde görmeye alıştığımızdan nasıl farklı olabileceği ve bunun neden olabileceğine dair açıklamalar üzerinde biraz düşünmek faydalı olacaktır.

Rahat Toplantı Alanları

Şirketlerin hızla kavraması gereken önemli bir uyarlama, “milenyum değişimi” olarak adlandırılır. 2020’de milenyum nesli, ABD işgücünün kabaca yüzde 40‘ını oluşturuyor ve 2025’te yüzde 75’ini oluşturacaklar. Bir nesil olarak, kısmen esneklik ve iş-yaşam dengesi arzusuyla tanımlanırlar.

Bu esneklik ve iş-yaşam dengesi arzusu, birçok işyerinin daha rahat toplantı alanlarını veya toplanma odalarını benimsemesiyle, gayri resmi, doğaçlama toplantıların gerçekleşmesine izin vererek, toplantıları şimdiden etkilemeye başladı. Önceden düzenlenen daha geleneksel toplantılarda bile odalar konfor daha ön planda olarak geliyor.

Toplantılar için bu konfor merkezli gelecek, çalışanların refahına daha fazla önem verilmesinden de etkileniyor. Bu, resmi, yönetim kurulu tarzı toplantıların öleceği anlamına gelmez, ancak daha fazla sayıda toplantı odasının konfor, daha gayri resmi bir dekor ve daha esnek kurulumlar için tasarlanmış mobilyalara sahip olması muhtemeldir.

Konferans Salonu Talebi

Pandemi nedeniyle iş seyahati olmamasına rağmen, kongre turizminin (toplantılar, teşvikler, konferanslar ve sergiler) devam eden büyümesi bir diğer önemli trend oldu. Konferans salonları ve benzeri alanlara olan talebin artmaya devam etmesi beklenmektedir. Daha fazla işletmenin kendi konumlarından uzakta toplantılar, etkinlikler ve konferanslar düzenlemesi muhtemeldir.

Halihazırda ortaya çıkmaya başlayan ilgili bir gelecek trendi, kısa süreler için anlık toplantı alanları rezervasyonu için daha fazla talep olacaktır. Airbnb gibi şirketlerin turizm endüstrisini dönüştürmeye yardım ettiği şekilde, benzer platformların kongre turizminin geleceğini ve toplantı alanı rezervasyonlarını da şekillendirmeye yardımcı olması muhtemeldir. Oteller ayrıca odalarını ofise dönüştürüyor ve uzaktan çalışanların özel, elverişli bir ortamda toplantı yapması için uzaktan çalışma paketleri sunuyorlar.

Ayrıca, çalışanların seyahat ettikleri bölgenin tadını çıkarmak için seyahatlerini uzatmasıyla birlikte, iş seyahati ve eğlence seyahati arasında daha büyük bir örtüşme olması muhtemeldir. ‘Bleisure’ olarak bilinen bu iş ve eğlence etkinlikleri kombinasyonu şimdiden önemli bir büyüme kaydetti ve şirketlerin akıllarında tutmaları gereken bir şey.

Toplantı Teknolojisinin Geleceği

Toplantıların geleceğinin genel olarak ve toplantı odaları açısından nasıl görünebileceğine bir göz atmanın yanı sıra, teknolojinin bu geleceği şekillendirmeye nasıl yardımcı olabileceğini de düşünmek faydalı olacaktır.

Sanal Gerçeklik (VR)

İnsanlar yıllardır neredeyse her sektörde bir sanal gerçeklik atılımı bekliyor gibi görünebilir, ancak teknolojinin iş toplantılarında oynayabileceği önemli bir rol olabileceğine dair işaretler var, özellikle de uzak çalışanların kendilerini birbirlerine daha bağlı hissetmelerine yardımcı olmak söz konusu olduğunda.

İş toplantıları için VR çözümlerinin bazı öncü örneklerini zaten gördük, ancak sanal bir ortamda diğer insanlarla tanışma potansiyeli açık olsa da bunun tam faydaları henüz tam olarak gerçekleşmedi. Buradaki sorunlardan biri, VR pazarının önemli ölçüde büyümesine rağmen, birçok insanın hala bir VR kulaklığına sahip olmamasıdır.

Bununla birlikte, teknolojinin potansiyeli devam ediyor ve konferans yazılımı VR’yi daha fazla benimsemeye başladıkça, sosyal etkileşimlerden oyunlaştırmaya kadar her şeye büyük ölçüde yardımcı olabilir ve bunların hepsi daha iyi uzaktan toplantılar sağlar.

Veriye Dayalı Karar Verme

Toplantıların geleceğini tanımlamaya yardımcı olacak bir diğer önemli teknoloji trendi, önemli bilgi ve verilere, isteğe bağlı olarak gerçek zamanlı olarak daha iyi erişimdir. Bu zaten gerçekleşmeye başladı, ancak sanal konferans platformları geliştikçe ve taşınabilir cihazların kullanımı daha kolay hale geldikçe, bunun daha iyi olması muhtemeldir.

Sonuç, gecikme olmaksızın ve insanların toplantıda fiziksel olarak bulunup bulunmadıklarına veya uzaktan katılıp katılmadıklarına bakılmaksızın çok daha bilinçli, veriye ve kanıta dayalı kararlar alma yeteneği doğacaktır.

Bu önemlidir, çünkü iş toplantılarıyla ilgili en yaygın şikayetlerden biri, genellikle verimsiz oldukları veya net bir amacı olmadığı duygusuyla ilgilidir. Toplantıda, kolayca erişilebilen bilgilere dayanarak bilinçli kararlar alınabildiğinde, toplantılar çok daha verimli hale gelebilir.

Son Söz

Rekabet avantajı elde etmek isteyen herhangi bir şirket, toplantıların geleceğini ve bu toplantıların önümüzdeki yıllarda nasıl değişebileceğini düşünmelidir. Teknoloji trendleri tahmin edilemez olsa da şimdiden gerçekleşmeye başlayanlara dayanarak gelecekteki toplantıların nasıl görüneceği hakkında bir fikir edinmek mümkündür.

Açıkça görünen şey, toplantıların, özellikle de insanların nasıl katıldığı konusunda daha esnek olacağı gerçeğidir. Daha da ileri gidilirse, toplantıların ölçeğini büyütmek ve küçültmek daha kolay, daha rahat ve üretkenliğe ve refaha daha fazla odaklanma olacaktır.

Daha erişilebilir ve eşitlikçi toplantılar için ViewSonic monitör ve ekran serisini keşfedin.