Toplantı odası teknolojinizde yapacağınız birkaç kolay ayar ile toplantılarda zaman kaybetmeyi bırakın. Toplantılarda harcanan zamanın yaklaşık %15’i, büyük ölçüde verimsiz toplantı odası ekipmanı nedeniyle boşa harcanan zamandır. Bu kayıp zaman, diğer alanlarda da önemli kayıplara neden olabilir. Teknoloji yükseltmesi, özellikle güçlü bir dijital tahta desteğine sahip interaktif bir dijital tahta ile iyi bir başlangıç olacaktır.

Daha verimli toplantılar oluşturmak için teknolojiyi nasıl kullanacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin veya daha fazla toplantı işbirliği için çözüm sayfamıza göz atın.

Verimli toplantılar harika bir şeydir. Ne yazık ki pek çok şey toplantı üretkenliğini bozabilir. Sonuç? Toplantılarda zaman kaybediyoruz. Pek çok suçlu var: hazırlık eksikliği, yeterince tanımlanmamış hedefler ve geç gelenler veya gelmeyenler, bunlardan sadece birkaçı.

Video konferans, toplantıların daha verimli olmasına yardımcı olur. Kendimizi ekranda gördüğümüzde davranışlarımız önemli ölçüde düzeliyor. Birinin tavrının farkında olması, çok daha verimli toplantılara dönüşmektedir. İnsanlar yarattıkları dikkat dağıtıcı unsurların farkında olduklarında daha az zaman kaybedilir.

Yine de video konferansta bile, AV kurulumu nedeniyle toplantı zamanı boşa harcanır: bir ekrana bağlanma, görüntülü arama başlatma, sunucu değiştirme vb.

Toplantılarda boşa harcanan zaman, bir saatlik toplantının %15’ini oluşturur (endüstri verilerine ve ViewSonic müşteri geri bildirimlerine göre). Bu, sadece kurulum sırasında kaybedilen 9 dakikalık değerli zaman anlamına gelir. Teknik sorunlardan kaynaklanan zaman kaybı büyük bir etki yaratır. Zaman boşa gider. Verimlilik kaybolur.

Kaybedilen Zaman Problemi Ne Kadar Büyüktür?

Kaybedilen toplantı verimliliği büyük bir sorundur. Sorunlar, durumlar toplantı zamanını ve üretkenliği azaltmak için komplo kurduğunda ortaya çıkar. Toplantılarda çok fazla zaman harcadığımız için, boşa harcanan zamanın nispeten küçük bir yüzdesi bile hızla eklenir.

Son zamanlarda yapılan çalışmalar, günde 36 ila 56 milyon toplantı olduğunu gösteriyor. Verimsiz toplantılar ABD ekonomisine 70 ila 283 milyar dolar arasında bir maliyete neden oluyor.

Zaman sıfır toplamlıdır. Bir toplantıda geçirilen her dakika, başka bir şeyin yapılmadığı zamandır. Bu yüzden toplantılarda zaman kaybetmek çok önemlidir. Bilişsel olarak zorlu bir göreve dikkat dağıtmadan odaklanmak, derin çalışma olarak adlandırılır. Yaratıcılık ve verimlilik için gereklidir. Toplantılarda zaman kaybetmek, kişinin kendi işlerine konsantre olma yeteneğini engeller.

İnsanların işlerine odaklanmak için zamanları olmadığında, üretkenlik büyük ölçüde zarar görür. Bu çok sık olduğunda, çalışanlar iş-yaşam dengesi kaybından ve artan tükenmişlikten muzdarip hale gelir. Bu, daha az verimlilik, daha az yaratıcılık ve kaçırılan iş günleri ile sonuçlanır.

Çalışanlar kendilerini sürekli olarak toplantılarda zaman kaybederken bulduklarında, iş tatmini düşer. Bu, kişilik, ücret ve diğer önemli faktörlerden bağımsız olarak geçerlidir. Sıklıkla zaman kaybettiren davranışlara sahip toplantılar, daha düşük pazar payı, daha az yenilik ve azalan istihdam istikrarı ile ilişkilidir.

Toplantıda Zaman Kaybettiren Şeyler

Birçok faktör, zaman kaybına, üretkenliği düşürmeye, uyku getiren toplantılara katkıda bulunur. Toplantılarda boşa harcanan zamanı azaltmanın kanıtlanmış bir yolu, video konferans kullanmaktır. Video konferansın ticari faydaları arasında gelişmiş iletişim ve daha az dikkat dağıtıcı unsur yer alır. En yaygın toplantı zamanını kaybettiren unsurlar şunları içerir:

• Toplantı sahibinin yetersiz hazırlığı
• Gereğinden fazla/gereksiz kişinin toplantıya davet edilmesi
• Geç kalanlar ve hiç gelmeyenler
• Net ve eylem odaklı gündemin olmaması
• Konu dışına çıkmak/insanların çok fazla konuşmasına izin vermek
• Uzayacak tartışmaları takip toplantılarına yönlendirmemek

Teknolojik Zaman Kaybettirici Şeyler

Teknolojimizin zaman kaybı olmadığını düşünmeyi seviyoruz. Açıkçası, toplantı odası teknolojisi birçok avantaj sağlar. Yine de içerik paylaşım teknolojisi hızla bir yük haline geliyor. Aşağıda yakın tarihli bir çalışmanın kanıtlarını gözden geçirelim:

• Toplantı odası teknik sorunları, BT yöneticilerinin zamanının %10’unu tüketiyor
• BT yöneticileri yılda 447,2 toplantı odası teknik olayını ele alıyor
• Ortalama olarak, bir vaka bir BT yöneticisinin zamanının 23,1 dakikasını alıyor
• 12 aylık bir süre içinde sunum ekiplerinin %69’u toplantı odasındaki teknik problemlerden mağdur oldu
• Uzayan 5 toplantıdan 1’inden fazlası, toplantı odası ekipmanı arızasından kaynaklanmaktadır.

Toplantılarda Kaybedilen Zamanın Hüsranı

Bir toplantının başında boşa harcanan zaman özellikle sorunludur. Bir toplantıyı hazır hale getirmek için geçen süre, odadaki en değerli birkaç dakikadan biridir. Başlangıç, toplantının geri kalanının nasıl olacağını belirler.

Ekibinizin etkili bir toplantı yürütme aşamasını hazırlamak için tüm doğru şeyleri yaptığını hayal edin. Harika bir hazırlık. Eylem odaklı hedefler. Tüm doğru insanlar odada. Ardından, toplantı sahibinin uzaktan çalışanları birbirine bağlamak için mücadele ettiğini hayal edin. Veya sunumlarını ekranda görüntülemek için. Dakikalar geçer. Akıllar karışır. Dikkat dağılır. Katılımcılar konunun dışına çıktıkça önceden odaklanılan enerji dağılır.

Başka bir senaryoda, görüntülü görüşmeniz kolaylıkla bağlanır. Ancak odadaki katılımcılarınızın sırayla dizüstü bilgisayarlarından içerik paylaşabilmeleri için bir kablo geçirmeleri ve bağlamaları gerekir. Veya kablosuz içerik paylaşım uygulamanız çalışmaz.

Tık tık! Tahmin ettiniz – daha fazla boşa harcanan dakikalar ve karışan akıllar.

Ortalama olarak, bir toplantının %15’i boşa harcanan zamandır. Bir video konferans ayarlamak büyük bir katkı sağlar. Diğer sinir bozucu, zaman alan görevler şunları içerir:

• İlk sunum yapan kişinin dizüstü bilgisayarını oda içi ekrana bağlama
• Sonraki sunum yapan kişilerin dizüstü bilgisayarlarını ekrana bağlama
• İçeriği büyük ekranda sırayla paylaşmak
• Sunum yapan kişinin içeriğini güncelleme ve ardından katılımcılara yeniden gönderme
• Katılımcıların ekrandaki toplantı notlarının fotoğraflarını çekmesi için yavaşlamalar

Toplantılarda Kaybedilen Zamanın Maliyeti

Toplantılarda boşa harcanan %15’lik zamanın maliyetinin nasıl biriktiğine bir göz atalım. Üst düzey bir yönetici için ortalama ABD maaş seviyesi 150.000 dolardır. Basitlik adına, tüm toplantıların bir saat sürdüğünü ve bunun da 72,12 ABD doları olduğunu varsayalım.

Yukarıdan %15 istatistiğini uygularsak, toplantılarda zaman kaybetmek, bu yöneticinin katıldığı her toplantı için 10,82 USD’ye mal olur. Bu yöneticinin işbirlikçi bir sektörde olduğunu ve haftada bildirilen 17 toplantıya katıldığını varsayalım. Bu kişi için haftalık toplantı üretkenliği kaybı nedeniyle boşa giden 183,94 dolar!

Bu tek üst düzey yönetici için, ayda bir 735,58 $’a varan verimsiz toplantı kurulum süresi kaybımız var. Yıllık zarar (yılda 260 iş günü olduğu varsayılarak) 9.562,50 ABD dolarıdır. Tabii ki sadece bir yönetici ile bir toplantı olamaz. Yukarıdan aynı adımları kullanarak, şirketteki ek pozisyondakiler için video konferans kurulumu ve sunucu bağlantısı nedeniyle toplantılarda boşa harcanan zamanın maliyetini hesaplayabiliriz:

Alıştırmayı tamamlamak için, 1.000 çalışandan oluşan hayali bir işletmenin profiline baktığımızda etkinin ne kadar büyük olduğunu görelim.

Toplantılar için harcanan zamanın bir maliyeti vardır. Daha az somut, ancak etkili sonuçlar da vardır. Bu profesyonellerin boşa harcanan zamanda yapabileceklerinin batık maliyeti. Ve kötü yürütülen toplantılardan duyulan memnuniyetsizliğin üretkenliğe uzun vadeli darbesi.

Verimsizlik Hesabı

Toplantılarda boşa harcanan zaman nedeniyle şirketinizin ne kadar para kaybettiğini hesaplamak için verimsizlik hesaplayıcısını kullanın.

Lütfen burada sağlanan hesap makinesinin yalnızca bilgi amaçlı olduğunu ve doğruluğunun garanti edilmediğini unutmayın. Gösterilen herhangi bir varsayılan rakam varsayımsaldır ve referans kolaylığı içindir ve mutlaka tavsiye olarak yorumlanmamalıdır.

İçerik Paylaşımı Çözümleriyle Toplantı Verimliliğini Artırın

Kullanımı kolay, kurumsal toplantı çözümleriyle toplantı üretkenliğini artırın. Bağlanması kolay içerik paylaşım teknolojisine sahip olmak, toplantılarda boşa harcanan zamanı azaltmanın anahtarıdır. ViewSonic® İnteraktif Düz Panel Ekranlar, kolayca Bağlanmanıza, İşbirliği Yapmanıza ve Yayınlamanıza olanak tanıyan açık platformlardır.

• Sadece birini seçmeye gerek yok.
• Her birinden şirketinizin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan özellikleri kullanın.
• Toplantının hızlı başlaması önemlidir. Kayıp zamanlar birden fazla şekilde üst üste eklenir.

Hızla çalışmaya başlamak, toplantı üretkenliğini artırır. En iyi toplantı odası çözümleri, görüntülü aramaları bağlamak ve içeriği görüntülemek için harcanan zamanı azaltarak başlatma verimliliğini artırır.

ViewSonic® ViewBoard® İnteraktif Düz Panel ekranlar, görüntülü toplantılara ev sahipliği yapma, katılma ve katılım gösterme sürecini basitleştirir. Bu ekranlar ViewBoard Cast, QuickLaunch ve myViewBoard yazılımı önceden yüklenmiş olarak gelirler.

Kullanıma hazır, kolaylık sağlayan ViewSonic kurumsal sınıf toplantı çözümleri verimli, güvenli ve kullanımı kolaydır. Güvenilir ViewBoard çözümleri, toplantı başlangıç süresini kısaltmanın yanı sıra, BT personelinin müdahalesine olan ihtiyacı önemli ölçüde azaltabilir.

ViewBoard Cast

Her IFP’ye entegre olan ViewBoard Cast, neredeyse anında işbirliği sağlar. Bir kerelik uygulama indirdikten (vCastSender) sonra, kullanıcılar herhangi bir odaya girer ve herhangi bir Windows, Mac, Android veya Chrome cihazından kolayca içerik paylaşır. PIN kodları, sunum yapan kişilerin paylaşıma izin vermesine ve PIN’e sahip olanlarla yayını kısıtlamasına olanak tanır.

• Meeting Productivity Rating: Very Good

Kullanıma hazır işbirliği ve platformlar arası paylaşım için basit, kullanımı kolay, zaman kazandıran bir çözüm. Abonelik ücreti olmadan ve BT katılımına veya eğitimine neredeyse hiç ihtiyaç duymadan maliyet yükünü azaltır. ViewSonic ekranla donatılmış konferans salonları, kalabalık alanlar, toplantı odaları ve spontane toplantı alanlarında ofis içi paylaşım için idealdir.

• Neredeyse tüm içeriklerin tek tıkla paylaşılması: multimedya, belgeler, bulut dosyaları
• Herhangi bir Windows, Mac, Android veya Chrome cihazından paylaşın
• Android ve iOS cihazları olan katılımcılar, ViewBoard’dan yansıtılmış içerik alabilirler
• Android ve iOS cihaz kullanıcıları, cihazlarında gerçek zamanlı açıklama ekleyebilir ve ekrana yayın yapabilir

QuickLaunch

Toplantı rahatlığı için başka bir önceden yüklenmiş uygulama olan Quicklaunch, herhangi bir ViewBoard ekranından tek dokunuş kolaylığı sunan basit, güvenli bir toplantı odası arabirimidir. QuickLaunch, kullanıcıların toplantılara katılmasına, uygulamaları başlatmasına, web sitelerini başlatmasına, içeriğe erişmesine ve cihaz ekranlarını paylaşmasına olanak tanıyan tutarlı, son derece kolay bir arabirim sağlar – her biri yalnızca tek bir tıklamayla. Güvenlik göz önünde bulundurularak oluşturulmuş QuickLaunch, Oda Sıfırlama özelliği ve kullanımı kilitleme ve kısıtlama seçeneği ile gizli verileri güvende tutar.

• Toplantı Verimliliği Derecelendirmesi: Daha İyi

Gelişmiş güvenlik özellikleri, herhangi bir PC donanımıyla uyumluluk ve herhangi bir PC uygulamasını kullanma yeteneği, QuickLaunch’ı toplantı verimliliğini artırmak için olağanüstü bir kurumsal sınıf çözüm haline getirir. Tek dokunuşla herhangi bir video konferans uygulamasını başlatın. Tutarlı arabirim ve çok sayıda işlevin tek dokunuşla devreye alınması önemli ölçüde zaman kazandırır ve eldeki konuya odaklanmayı sürdürür.

• 30’dan fazla konferans sağlayıcı desteğiyle tek dokunuşla görüntülü/web aramaları
• İşbirliği yapın, cihazları paylaşın, içeriğe erişin ve daha fazlasını tek bir tıklamayla gerçekleştirin
• Oda Sıfırlama, toplantılar arasında geçici dosyaları, önbelleği ve daha fazlasını temizler
• Kilitleme modu, toplantı odası bilgisayarının kullanımını kısıtlar

myViewBoard

Önde gelen kuruluşların talepleri için tasarlanan myViewBoard dijital tahta yazılımı, birçok önemli işbirliği özelliğiyle toplantı üretkenliğini artırır. Entegre Zoom görüntülü toplantı yazılımı ile kurumsal düzeyde güvenlik, ek açıklama araçları ve tek dokunuşla çağrı bir araya gelerek etkin, hızlı başlayan bağlantı ve işbirliğini güçlendirir. MyViewBoard.com güvenli, bulut tabanlı taşınabilirlik sağlar.

• Toplantı Verimliliği Derecelendirmesi: En İyi

Her yönüyle kurumsal sınıf özellikler, toplantı üretkenliğini artırır ve ViewBoard ekranınızın faydalarını en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanır. Hızlı başlangıçlı Zoom görüntülü/web aramaları, toplantı hedeflerinize odaklanmanızı sağlar. Bulut depolama, taşınabilir kolaylık ve rahatlık sağlar. Kurumsal düzeyde güvenlik, veri hırsızlığını önler.

• Dahili Zoom Video Konferans yazılımı ile tek dokunuşla görüntülü/web araması başlatma
• Bulut tabanlı taşınabilirlik, kullanıcıların belgeleri ve görüntüleri her yerden hızlı bir şekilde depolamasına, almasına ve kullanmasına olanak tanır
• Dahili yayınlama özelliği, uzaktaki kullanıcıların ekranları paylaşmasına ve gerçek zamanlı etkileşim kurmasına olanak tanır.
• Kullanıcı dostu el yazısı tanıma, el yazısıyla yazılan sözcükleri yazılı metne dönüştürür
• Tam özellikli kanvas, ekip çalışmasını ve işbirliğini artırmak için çok sayıda açıklama aracı içerir
• Kurumsal düzeyde güvenlik için AES-256 şifreleme ile korunur
• Hibrit Çalışma kurulumlarına kolayca entegre olur

Daha Fazla Toplantı Verimliliği için Karıştır ve Eşleştir

ViewSonic’in toplantı odası çözümlerinin en iyi özelliklerinden biri, yalnızca birini seçmenize gerek olmamasıdır. Üçü de önceden yüklenmiş olarak gelir ve her ViewSonic ViewBoard İnteraktif Ekranla kullanıma hazırdır. Ve tümü sezgisel kolaylık sunar; böylece kullanıcılar bunları bir tur atabilir ve ihtiyaçlarına en uygun özellikleri seçebilir.

Ayrıca mükemmel toplantı alanını tasarlama hakkında ilginç bulabileceğiniz bir yazı yazdık. Alternatif olarak, profesyonel ekipler arasında etkili iletişim ve işbirliğine ilişkin daha fazla bilgi için iş yeri çözümleri sayfamıza göz atın.