İyi bir toplantı odası teknolojisi, hem yüz yüze hem de uzak katılımcılarla daha iyi toplantılar düzenlemek için büyük bir faktördür. Doğru teknoloji yalnızca katılımcıları etkilemekle kalmaz, aynı zamanda iletişimi ve işlemleri kolaylaştıran birçok modern çözüm de sunar. Daha verimli toplantılar, siz ve ekibiniz için başarı anlamına gelir. Ve bu uygulaması kolay eylem planında ortaya konmuştur. Toplantı odanızı optimize ederek ve geliştirerek şirketiniz için daha iyi bir izlenim yaratmanın 10 kolay yolunu okuyun veya daha üretken bir iş yeri için teknoloji odaklı çözümler için iş yeri çözümleri sayfamızı ziyaret edin.

İlk izlenimler önemlidir. Yabancılar, tanıştıkları ilk yedi saniyede kalıcı fikirler oluştururlar. Aynı şey toplantı odanız için de geçerlidir. Müşteriler, iş ortakları ve çalışanlar. Hepsi, toplantı odanızın tasarımından, düzeninden, mobilyalarından ve daha fazlasından – olumlu veya olumsuz olarak– etkilenir. Görünür teknoloji, güçlü bir ilk etki yaratır. (Eski mi yoksa güncel mi? Büyük boy mu yoksa şık mı?)

Toplantı odanızın nasıl göründüğünün ötesinde, toplantı odası teknolojiniz, işinize başladığınızda sizi yarı yolda bırakırsa, üretkenliği ve potansiyeli ciddi şekilde rayından çıkarabilir. Hem biçim hem de işlev, buluşacak bir yer sağlamaktan daha fazlasını yapan bir toplantı odasına sahip olmanın anahtarıdır.

İyi donanımlı, iyi işleyen bir toplantı odası aşağıdakilere yardımcı olur:

Uzak katılımcıları bağlamaya

Bağlantı çok önemlidir. Bir kere, ofiste nadiren çok sayıda çalışan bulunmakta. Esnek çalışma düzenlemeleri tüm zamanların en yüksek seviyesinde. Evden çalışma süresi 2005 ile 2015 arasında %103 arttı. Ve bazı uzmanlar 2027 yılına kadar iş gücünün yarısının evden çalışmaya başlayacağını tahmin ediyor. Yol savaşçılarına desteğin ötesinde, video konferans maliyetleri düşürür, karar vermeyi hızlandırır ve üretkenliği artırır. Neyse ki, güvenilir bulut tabanlı video konferans, toplantı odanızdan etkili video toplantıları düzenlemeyi kolaylaştırır.

En yeteneklilere hitap eder

En azından 2021’e kadar sürmesi beklenen bir yetenek kıtlığı ile bu da büyük bir sorun. Etkileyici tasarım ve güncel teknoloji gibi ayrıntılar, seçeneklerle iş arayanları etkiliyor. Teknoloji meraklısı Y kuşağının, işbirlikçi çalışma tarzlarını desteklemeyen eski teknolojiye sahip bir şirkete razı olması pek olası gözükmüyor. Y kuşağının işyerindeki en büyük nesil olduğu göz önüne alındığında, bu önemlidir. Ve 2020 yılına kadar tüm çalışanların %40’ını oluşturacaklar.

Üretkenliği artırır

Bağlantı sorunları, uyumsuz donglelar, kablolu içerik paylaşımı. Bunlar, zamanı boşa harcayan, yaratıcılığı azaltan ve odaklanmayı parçalayan yaygın toplantı odası aksaklıklarıdır. Her şey olması gerektiği gibi çalıştığında, toplantı katılımcıları hedeflerine daha çabuk ulaşır.

Ne yazık ki, toplantı odalarının potansiyellerinin gerisinde kalması pek nadir olmaz. Sizinki yapıyorsa, bilin ki yalnız değilsiniz. Teknoloji, oturma düzeni, ses kalitesi, kablo veya elektrik prizi kıtlığı ve çok daha fazlasıyla ilgili şikayetler çok yaygındır.

Şirketlerin yaklaşık üçte ikisi her gün video konferans kullanıyor. Yine de bu aramaları ayarlamak, ortalama bir toplantıda zamanın yaklaşık %15’ini tüketir. Arka plan gürültüsü ve video kalitesi o kadar sık kesintiye uğrar ki, her yıl yaklaşık 34 milyar dolarlık zaman kaybıyla sonuçlanır. Günde 36 ila 56 milyon toplantı ile etkisiz toplantılar ABD ekonomisine yılda 70 ila 283 milyar dolar arasında bir maliyete mal olmaktadır.

Toplantı Odanızı İyileştirmenizin 10 Yolu

Toplantı odası oyununu hızlandırmanın zamanının geldiğini mi düşünüyorsunuz? Toplantı alanınız uygun bir çekiciliğe sahip değilse, onu daha iyi hale getirmenin yollarını düşünün. İşte toplantı odanızı iyileştirmenin ve potansiyeline ulaşmasına yardımcı olmanın gözden kaçan 10 yolunun bir özeti.

#1 Sesi İyileştirin

Bir resim bin kelimeye bedel olabilir. Ancak güçlü sesi olmayan bir toplantı odası toplantısı tamamen verimsiz olabilir. Ne yazık ki zayıf ses vebası şaşırtıcı derecede yaygındır. ABD’de çalışanların %67’si arka plan gürültüsünün toplantılarını en azından bazı zamanlarda kesintiye uğrattığını söylüyor.

Yüzde kırk, ses kalitesi sorunlarının sık sık meydana geldiğini söylüyor. Video ve işbirliği teknolojisindeki gelişmelerde arka planda kalan ses, artık geri dönüyor. Büyük toplantı odaları için ABD ses/video donanım bütçelerinin %28’i sese yatırım yapıyor. Profesyonel kalitede hoparlörler ve mikrofonlar için talep artıyor.

#2 Yankıyı Azaltın

Diyelim ki toplantı odası ekran hoparlörleriniz birinci sınıf. Ve profesyonel mikrofonlara ve hoparlörlere yatırım yaptınız. Öyle olsa bile, odanın kendisi sesinizi sabote ediyor olabilir. Konferans odası akustiği, katılımcıların birbirlerini net bir şekilde duyabilmelerinde büyük rol oynar. Sebep, kapalı bir alanda sesin sönmesi için geçen süre olan yankılanma süresidir (RT). Emici yüzeyler sesi hızla bastırır.

Çok sayıda yansıtıcı yüzeye sahip olan odalarda, ses daha uzun süre kalır. Cam duvarlı, sert tavanlı ve büyük ekranlı modern toplantı salonları, yüksek düzeyde yankıya duyarlıdır. Sesler bu yüzeyler arasında gidip gelir. Bu genellikle bir aramanın veya video konferansın alıcı tarafında olanlar için kulağa karışık gelen bir konuşma ile sonuçlanır. Odadaki katılımcılar da birbirlerini net bir şekilde duymakta zorlanabilirler. Oda akustiği mahremiyeti de etkiler. Ses sızıntısı, kapalı kapılar ardındakilere toplantı odası konuşmalarını gösterebilen yaygın bir sorundur.

Ses emici malzemeler eklemek, yankıyı azaltmanın ve ses netliğini artırmanın kesin bir yoludur. Etkileyici bir dizi seçenek, görünümü inceden cızırtılıya kadar özelleştirmenize olanak tanır. Ses panelleri, baskılar, fotoğraflar, grafikler ve logolar gibi sanat eserleri için bile uygundur. Toplantı salonlarının etrafına yerleştirilmiş ses maskeleme teknolojisiyle ses sızıntısının üstesinden gelin. Genellikle beyaz gürültü makineleri olarak anılan bu cihazlar, görünmez ve ucuz malzemelerdir..

#3 Akıllı Olun

Akıllı film kaplaması, toplantı odası tasarımında devrim yaratmaya hazırlanıyor. “Değiştirilebilir film” olarak da bilinen bu teknoloji, mevcut yüzeylere kolayca uyarlanabilen şekillerde son zamanlarda çok yol kat etti. Camlı toplantı odaları, farklı bir estetik yaratır ve alanları açık ve havadar tutar. Akıllı film kaplaması, bir düğmenin çevrilmesiyle opaklaşarak isteğe bağlı mahremiyet sağlarken, görünümü minimalist ve modern tutar. Akıllı film kaplaması pencerelerde UV ışınlarını filtreler ve parlamayı engellemeyi kolaylaştırır.

#4 Rahat Olun

İyi görünümün ve harika teknolojinin ötesine geçin. Konuklarının gerçekten etkilenebilmeleri ve gerçekten üretken olabilmeleri için toplantı odasında rahat olmaları gerekir. Konfor üretkenliği artırır. Rahatsızlık, düşünceyi ve yaratıcı enerjiyi dağıtır ve rayından çıkarır. Sinir bozucu fanlar, titreyen ışıklar ve titrek masalar rahatsız edici şeylerin başında gelir. Aşırı kalabalık, başka bir rahatsızlık kaynağıdır. Ayrıntılara gösterilen özen, toplantı odası konforunu en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır.

Rahatsız edici ve dikkat dağıtıcı şeylerin bir listesini yapın ve düzenli olarak kontrol edin. Kişisel konfor için yeterli oturma ve yeterli masa alanı sağlayın. Katılımcıların uzun toplantılar sırasında ayağa kalkıp hareket etmeleri ve molaları kolaylaştırabilmeleri için yeterli alan bırakın.

#5 Ayakta Durun

Rahatlık bir şeydir. Sağlık ve esenlik için tasarım ise daha derindir. Bol miktarda deneyim ve kanıtlanmış üretkenlik etkileriyle desteklenen büyüyen bir trenddir. İleri görüşlü şirketler bunu toplantı odası tasarımlarına dahil ediyorlar. Ayakta duruş yüksekliğinde toplantı masaları, oturarak ve ayakta duran masaların popülaritesini ve uzun süreli oturmanın sağlığa zararlarını ele alır. Sağlık amacının artışının ötesinde, araştırmalar, ayakta toplantıların odaklanmayı, işbirliğini ve yaratıcılığı da geliştirebileceğini gösteriyor.

Herkes bir toplantının tamamını ayakta geçiremeyeceğinden(veya istemeyeceğinden), bar yüksekliğindeki sandalyeler, tabureler ve “ayakta duran destekler” paketi tamamlar. Sağlık odaklı bir başka moda tasarım trendi, sağlığı ve üretkenliği iyileştirdiği gösterilen doğal ışık, bitki duvarları ve diğer doğal unsurlarla dış mekanları toplantı odalarına getirmektir.

#6 Bir İfadede Bulunun

Sadece bunun sizin ifadeniz olduğundan emin olun. Toplantı odanızı markanızın bir uzantısı olarak düşünün. Entegre pazarlama, markanızla etkileşim kurarken, birleşik ve kusursuz bir deneyim yaratmakla ilgilidir ve buna toplantı odanız da dahildir.

Renkler, logolar ve marka kişiliği gibi marka öğelerini toplantı odası tasarımınıza dahil etme konusunda pazarlama ekibinize danışın. Bazı seçenekler, kurumsal bir renk paletine bağlı kalmak gibi bariz olabilir. Bazıları, şirketinizin kişiliğini ilginç veya resmi bir tasarımla yansıtmak gibi daha soyut olabilir.

#7 Entegre Edin

Toplantı odası teknolojiniz, görmeyi, duymayı ve işbirliği yapmayı verimli bir şekilde kolaylaştırır. Bu teknolojiyi oda tasarımına entegre etmek, işleri bir adım öteye taşır. Bu acayip başarılı bir trend. Başlıca endişelerden biri, teknolojiye sıklıkla eşlik eden kablo yığınlarını gizlemektir.

Ortama ustaca entegre edilen her türlü teknoloji, konukların işlerine hızla başlamalarına yardımcı olur. Ve olumlu izlenimleri güçlendirir. Yerleşik güç adaptörlü masaları ve diğer mobilyaları düşünün. Multimedya becerileri. Kablosuz şarj seçenekleri. Dağınıklığı, rahatsızlığı ve kabloları en aza indirirken kolaylık ve işlevsellik katan kaynak seçenekleri.

#8 Agnostik Olun

Her teknolojiyle çalışan cihazlardan bahsediyoruz. İstediğiniz son şey, toplantı odası teknolojinizin toplantıları rayından çıkarmasıdır. En üst düzeyde rahatlık için, parçaların hepsinin birlikte güzelce oynaması gerekir. İster eksiksiz bir kurulum yapıyor olun, ister bütçenizin izin verdiği ölçüde toplantı odanızı yenilemek isteyin, birlikte iyi çalışan bileşenleri seçmek çok önemlidir.

#9 Kablosuz Olun

Bu, birinci sınıf bir toplantı odası oluşturmak için gereklidir. Sunum yapacakları ekranınıza bağlamak için kablolara güvenmek modası geçmenin de ötesinde. Bir kere, bir sürü değerli toplantı zamanını tüketiyor. Günümüzün çok çeşitli bağlantı seçenekleri, her ihtiyacı karşılamayı neredeyse imkansız hale getiriyor. Kablosuz sunum çözümleri zamandan tasarruf sağlar ve kolay bilgi akışını kolaylaştırır. İyi çözümler, birden fazla kullanıcının herhangi bir cihazdan içerik paylaşmasına olanak tanır. En iyi çözümler, dünyanın dört bir yanından gelen içeriğin yanı sıra açıklama girme yetenekleri de sağlar.

#10 Etki ile Etkileşim

Toplantı odası görüntüleme teknolojisinin sadece bir resim gösterdiği günler hızla geçiyor. Statik beyaz tahtalar da dinozorların yolundan gitti. Onların yerine, sofistike işbirliği ekranları, tek bir platformda bir dizi dijital ve analog işbirliği aracı sunmak için gelişti. En iyi durumda, işbirliği ekranları üretkenliği artıran (ve etkileyici) üçlü bir oyun sunar: video konferans, kablosuz sunum ve ortak dijital tahta.

Projeksiyondan daha parlak ve net olan bu ekranlar, panjurları ve ışıkları açık tutmanıza olanak tanır. Bu, kolay not almayı ve işbirliğini artıran göz temasını sağlar. Yerleşik web tarayıcıları, hemen hemen her içeriğe erişmeyi kolaylaştırır. Entegre açıklama araçları, sunum yapan kişilerin içeriğin üzerine açıklama yazmalarına olanak tanır.

İçerik paylaşım uygulamaları, katılımcıların kolayca, grup çapında katılım için ekrana yayın yapmalarını sağlar. Bunların hepsi, karanlık odalar ve statik projeksiyonlu PowerPointli günlerin üzerine büyük gelişmeler. Toplantı odanızın etkilemek, bağlantı kurmak, işbirliği yapmak ve yaratmak için gerçek potansiyeline ulaşmasını mı istiyorsunuz? Bu araç bir zorunluluktur.

En Son Toplantı Odası Ortak Çalışma Ekranı

Büyüyen ürün kategorileri, çok sayıda yeni tedarikçiyi kendine çekiyor. İnteraktif ekran pazarı bir istisna değil ve tüm riskin alıcılarda olması bu yeni çıkan tedarikçilerden satın almayı düşünenler için çok önemlidir.

30 yılı aşkın süredir ekran çözümleri tasarlayan ViewSonic, ilk günden beri toplantı odaları için interaktif ekranlarının bir oyuncusudur. O günden beri, en son toplantı odası özelliklerini sunmak için ViewBoard işbirliği ekranlarını sürekli olarak uyarlıyoruz.

IFP6550 veya IFP7550 gibi bir ViewSonic® ViewBoard® ekran, misafirlerin anında işbirliği yapabilmesini ve etkileşimde bulunmasını kolaylaştırır. Hepsi tek, kullanımı kolay, yüksek etkili etkileşimli bir platformla.

Toplantı odanızı aşağıdakilerle geliştirmek için ViewSonic ViewBoard ekranlarına güvenin:

Kullanıma hazır işbirliği üçlü oyunu:

• Gömülü ViewSonic vBoard™ interaktif yazılımla açıklama
• ViewBoard® Cast™ ile PC, MAC ve mobil cihazlardan içerik paylaşımı
• Zoom® yazılımı ile kolay video konferans

Ve de:

• Entegre donanım ve yazılımla ihtiyacınız olan her şey
• Dahili oynatıcı, web tarayıcısı içerir

Gelişmiş üretkenlik özellikleri:

• Hızlı toplantı başlatma – Yerleşik, kolay bağlanan içerik paylaşım uygulamaları, boşa harcanan zamanı azaltır ve katılımcıların toplantıya odaklanmasını sağlar.
• Kolay kaydetme/paylaşma ile gelişmiş açıklama ekleme – Bir dizi araçla herhangi bir içeriğin üzerine yazın; açıklamalı içeriği (ve sesi) kaydedin, yükleyin ve paylaşın.
• Kolay kablosuz sunum – Dongle veya kablo gerekmeden ekran paylaşımı kolay ve hızlıdır.
• Ücretsiz MyViewBoard.com hesabı – Sınırsız kullanıcının dünyanın herhangi bir yerinden, ekranları ve yayınlarını paylaşmasına izin verir. Güvenli AES-256 şifrelemesi, verileri yetkisiz erişime karşı korur.
• Endüstri lideri dokunmatik ekran – Birden fazla kullanıcının doğal el yazısını en üst düzeyde pürüzsüz, duyarlı dokunmatik deneyimle aynı anda kullanımına olanak tanır
• Odayı dolduran ses – Etkileyici bir izleme deneyimi için net, odayı dolduran ses sağlamak üzere öne bakan çift hoparlörle tasarlanmıştır.

İşe hazır:

• İsteğe bağlı yuvalı PC, Windows 10 Pro’yu çalıştırarak kabloları ortadan kaldırır ve gelişmiş uygulamalar için bilgi işlem gücü ekler
• Profesyonel bir birleşik iletişim ortamı için Intel Unite/Intel vPro Sertifikalı

If you found this article to be helpful you may also enjoy How to Choose a Presentation Display for Your Meeting Spaces, or visit our workplace solutions page for more valuable insights into improving workplace productivity through innovative technology.