Ortak toplantılar artık her zamankinden daha yaygın. Yeni teknolojinin etkisiyle, ekibinizle ortak hedefler doğrultusunda çalışmak giderek daha kolay hale geliyor. Ve ortak çalışma alanları artık toplantı odalarıyla sınırlı değiller. Artık bir görüşme alanı olarak ayarlanmış hemen hemen her yeri içerebilirler. Ancak genel eğilim, daha büyük ekranlara ve genel olarak daha fazla sayıda ekrana geçiş yönündedir.
Ortak toplantılar hakkında bilmeniz gereken her şey için okumaya devam edin veya nasıl daha etkili bir şekilde işbirliği yapabileceğinize ilişkin daha fazla bilgi için çözümler sayfamızı ziyaret edin.
Haydi. Bir toplantı odası düşünün.
Muhtemelen ortada uzun bir masanın hakim olduğu büyük bir odayı hayal etmişsinizdir. On veya daha fazla katılımcı için oturum. Dekor: kasvetli olmasa da ciddi. Büyük ihtimalle odanın önünü bir beyaz tahta süslüyordu. Bu, geleneksel bir toplantı odasının eksiksiz görüntüsüdür.
Şimdi yeni bir şey hayal etmeye hazır olun – çünkü bu gerçeklik hızla değişiyor. Artan işbirliğini gerektiren gelişen bir çalışma kültürüyle birlikte, görüşme yöntemlerimiz hızla değişiyor. Bu değişikliklere uyum sağlamak için kuruluşlar birçok işbirliğine dayalı toplantı alanı geliştiriyor. Birçoğu o geleneksel konferans odasının yerini alıyor.
Ortak Toplantı Alanlarını Besleyen Trendler
Dünya genelinde her gün milyarlarca toplantı yapılıyor. Son zamanlarda, iş toplantıları yeni teknolojilerden yararlanmaya başladı. Bu, değişen ortak çalışmai yöntemlerimizi yansıtıyor. İş toplantılarının nedenlerinin çoğu aynı kalır – beyin fırtınası yapmak, eğitmek, strateji geliştirmek vb. Ancak toplantıların nerede ve nasıl yapılacağı konusunda önemli bir değişim yaşanıyor. Bu da şirketlerin toplantı odası stratejileri üzerinde büyük bir etkiye sahip.
Toplantı odası stratejilerine etki eden Temel Trendler:
- Her Yerden Çalışma Özgürlüğü
- İletişim Tercihlerinde Değişim
- Yazılım tabanlı İletişim Çözümleri
- Esnekliğe Alışık Teknoloji Okur-Yazarı İş Gücü
Her Yerden Çalışma Özgürlüğü
Dizüstü bilgisayarın başlattığı mobilite, çalışma şeklimizdeki büyük değişimin temelini attı. Bugün, güçlü mobil cihazlar, nereye gidersek gidelim işimizi yanımızda taşımamıza izin veriyor. Dizüstü bilgisayarlarımız, tabletlerimiz ve akıllı telefonlarımız sürekli yoldaşlarımız haline geldiler. Gelişmiş mobilite yazılımı ve gelişmiş veri güvenliği, ne zaman ve nerede çalıştığımız konusunda yeni seçenekleri daha da etkinleştirdiler.
Bir zamanlar birkaç kilit oyuncunun ayrıcalığı olan esnek çalışma düzenlemeleri giderek yaygınlaşıyor. Örneğin, serbest meslek sahibi olmayanlar arasında evde çalışma süresi 2005 – 2015 arasında %103 arttı. Mobil cihazların etkinliği ve sosyal kabul birleşti. Bu, başarılı bir toplantı yürütmek için artık herkesin fiziksel olarak aynı yerde hazır bulunmasını gerektirmeyen bir ortam yarattı. Ortak toplantılar artık kıtalara ve konferans masalarına neredeyse eşit kolaylıkla yayılabilir.
İletişim Tercihlerinde Değişim
Bulut tabanlı kişisel iletişim hizmetleri, iş çalışanlarının bağlantı kurma yollarını değiştirdi. En iyi oyuncular arasında: Skype Kurumsal, Zoom, GoToMeeting ve Jabber yer alıyor. Kolay anlık mesajlaşma (IM) ve kişisel ve grup video konferans çözümleri de bu seçeneklere ekleniyor.
Bu teknolojiler hep birlikte hızlı değişimi körüklüyor. Yapılandırılmış, planlanmış toplantılar yerini kısa, geçici, isteğe bağlı veya spontane değiş tokuşlara bırakıyor. Ortak toplantıları artık ilham gelir gelmez küçücük bir yere sığdırabiliyoruz.
Yazılım tabanlı İletişim Çözümleri
Ortak toplantıları destekleyen iletişim çözümleri daha sağlam hale geliyor. Mobil çalışanlar ve dağınık çalışan ekipler, donanımdan yazılım tabanlı mimarilere geçiş sayesinde daha verimli hale geldi. Bu, ses indirip yükleme, video ve veri paylaşım iletişim istemcilerinin daha geniş bir dağılımına izin vermektedir. Her zaman, her yerde ve şimdi herkes. Ortak toplantılar düzenlemek her zamankinden daha kolay ve daha kişisel.
Esnekliğe Alışık Teknoloji Okur-Yazarı İş Gücü
Y kuşağı, teknolojiyi güçlendirerek büyüyen ilk nesildir. Bugünün işgücünün %30’unu oluşturuyorlar ve işyerindeki en büyük tek nesil. Dijital okur-yazar olan Y kuşağı, önceki nesillerden belirgin şekilde farklı çalışma tarzlarına ve beklentilerine sahipler. Akran ilişkileri tarafından oldukça motive olurlar. Ve sosyal medyanın etkileşimli kültürü içinde yüzüyorlar.
Bu nedenle, Y kuşağı işbirliğine can atıyor ve ekipler halinde en iyi şekilde çalışıyorlar. Sık geri bildirime ihtiyaç duyarlar ve en son teknolojilerle çalışmak için güçlü bir istek duyarlar. ABD İstatistik Bürosu, Y kuşağının 2020 yılına kadar işgücünün %40’ını ve 2025 yılına kadar %75’ini oluşturacağını tahmin ediyor. Açıkça, işbirlikçi bir işyeri ortamını destekleme ihtiyacı artmaya devam edecek. Son derece işbirlikçi toplantılar kalıcı olacak.
Ortak Toplantılara Daha Çok Odaklanma
Y kuşağı için ortak toplantılar sadece daha eğlenceli değil. Onlarca yıllık araştırma, işbirliğinin geniş kapsamlı ticari faydalar sağladığını da göstermektedir. İşyeri işbirliğinin faydaları arasında şunlar yer alır:
- Daha hızlı, daha verimli problem çözme
- Artan yenilik, güven ve sadakat
- Daha büyük bir amaç ve sahiplenme duygusu
- Gelişmiş beceri geliştirme
- Gelişmiş iş tatmini ve çalışanların elde tutulması.
Bu faydaların farkındalığı son yıllarda artmıştır. Bununla birlikte, daha fazla işbirliğini kolaylaştırma dürtüsü geliyor. Bunun da toplantı odası stratejisi üzerinde büyük bir etkisi oldu. Ortak toplantılar için alanlar geliştirme ihtiyacı ön plana çıktı.
Açık Ofis Planı
Açık plan çalışma alanları, son on yıldır çalışma kabinlerinin yerini alıyor. Artık modern işyeri ortamının ikonik bir sembolü haline geldiler. Tüm ABD ofislerinin yaklaşık %70’i bir tür açık kat planı içerir. Açık kat planlarının esnekliği, genellikle ofiste daha az zaman harcayan günümüzün mobil çalışanları için doğal bir uyumdur.
Bu erişilebilir alanlar, çalışanlar, yöneticiler ve üst yönetim arasında çalışan morali, işbirliğini ve bilgi akışını artırabilir. Spontane toplantılar düzenlemek için idealdirler.
Alan Yönetimi ile Maliyet Kontrolü
Esnek çalışma düzenlemeleri, şirketlerin maliyetleri kontrol altına almak ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak için kullanılan alanı azaltmalarını sağlar.
Maliyet sınırlama girişimleri, devam eden finansal baskıların genellikle her yerde görülen bir sonucudur. Birçok şirket sürekli olarak maliyetleri kontrol altına almanın ve verimliliği en üst düzeye çıkarmanın yollarını arar. Ve birçokları için alan kullanımı bu finansal baskıların odak noktası haline geldi. Uzaktan çalışanlar tarafından boş bırakılan çalışma kabinleri, ilk olarak hot-desk’te bir artışa yol açtı. Ardından, açık kat planının daha da güçlü bir şekilde benimsenmesi geldi. Akışkan oturma ile açık plan, maliyetleri en aza indirirken mevcut alanı en üst düzeye çıkarır. Bu stratejilerle birleştiğinde, mobilite destekli esnek çalışma düzenlemeleri, şirketlerin maliyetleri kontrol altına almak ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak için gayrimenkul ayak izini azaltmalarına olanak tanır. Her zaman, her yerde, herkes tarafından başlatılabilen toplantılar ideal olarak bu girişimleri destekler.
Ortak Toplantı Alan Türleri
Yukarıda tartışılan değişikliklerin kapsamı geniştir. Etkilerinin birçok iş alanı için büyük sonuçları oldu. Aşağıda, bu değişikliklerin fiziksel toplantı alanını nasıl etkilediğine dair kısa bir inceleme göreceksiniz.
Toplantı Odaları Daha Küçük Hale Geliyor
Toplantı salonları küçüldü. Analistler, daha küçük alanlara yönelik bu eğilimin bir süre daha devam edeceğini tahmin ediyor. Bugün, 10 katılımcıya kadar olan orta büyüklükteki alanlar, tüm toplantı odalarının %44’ünü oluşturuyor. Dört kişilik küçük alanlar, tüm toplantı alanlarının %26’sını oluşturuyor. 10+ kişi kapasiteli en büyük odalar, tüm toplantı salonlarının %30’unu oluşturmaktadır. Günümüz toplantılarının amaçları için alan ne kadar küçükse o kadar iyidir.
Konfor ve Rahatlık, İşbirliği Toplantılarını Teşvik Ediyor
Konfor ve samimi bir his, modern işbirlikçi toplantı alanının temel özellikleri haline geldi. Bugün tasarımcılar yoldaşlığı, rahatlığı ve işbirliğini teşvik eden rahatlatıcı bir atmosfer yaratmak için çalışıyor. Bir tasarımcının dediği gibi, “Uzun masalar ve yüksek arkalıklı sandalyeler gitti. Kanepelere, sehpalara, rahat sandalyelere ve yastıkların zamanı geldi.”
Toplantı Alanı Hala Çok Önemli
Mobilite ve kişisel işbirliği çözümleri, işgücü stratejilerini şekillendirmeye devam ediyor. Bununla birlikte, şirketlerin hala ofiste toplantı alanı sağlamaları gerekiyor. Bu ihtiyacın gerçekliği, katılımcıların %60’ının sesli, görüntülü ve/veya web konferanslarına bir toplantı odasından katıldığını ortaya koyan bir çalışma ile kanıtlanmıştır. Bu konumu, çalışma masaları, ev ofisleri veya mobil cihazlarına yeğlerler. Duvarlarla çevrili toplantı alanı, gizlilik sağlamak ve açık kat planında odaklanma problemi yaşatabileceğinden önemli olabilir.
Görüşme Odalarına Merhaba
Kaybolan toplantı odaları, yerini birkaç çalışanın hızla toplanmasını sağlayan küçük, kullanışlı alanlara bırakıyor. Bir toplantı odası rezerve etme ihtiyacından kurtulmak, önemli bir özelliktir. Bu toplanma odaları, samimiyeti ve kolay işbirliğini kolaylaştırır. Büyüyen Y kuşağı iş gücünün tercih ettiği etkileşim türleri için ideal bir ortam sağlarlar.
Görüşme odaları, yukarıda tartışılan iş-yaşam dinamikleri ve çalışma alanı yönetiminde devam eden değişikliklere mantıklı bir yanıttır. Toplantılara sadelik ve spontanlık sağlarlar ve kullanımları artmaktadır. Bir analistin tahminine göre, her büyük grup video konferans odası için artık 20-25 görüşme odası bulunuyor. Endüstri gözlemcileri, küçük görüşme odalarının sayısının ve kullanımının arttığı konusunda hemfikir.
Ortak Toplantı Odası Teknolojisi
Değişen yerler ve toplanma şekillerimiz, ortak toplantı odalarında teknoloji kullanımını şekillendiriyor. Teknoloji eğilimleri, geleneksel beyaz tahtalardan ve projeksiyon cihazlarından, yeni işbirlikçi toplantı teknolojisine doğru sürekli bir geçiş olduğunu gösteriyor. Bu teknolojilerin başlıcaları şunlardır:
Daha Büyük, Daha Bol Ekran
Birçok şirket, projeksiyon teknolojisinden geniş formatlı ekranlara (LFD’ler) geçiyor. Gelecekteki toplantı odası teknoloji trendleri, birden fazla ekranı bir numaralı tahmin olarak listeliyor. Çoklu, büyük ekranlar, gelişmiş bir interaktif sunum ortamı yaratır. Bu trendde devam eden büyüme, azalan fiyatlar ve işlevsel talep tarafından teşvik edilecektir.
Çelişkili görünebilir, ancak daha fazla ekran, daha küçük toplantı alanları için eşit bir eğilimdir. Aslında Steelcase gibi önde gelen üreticilerin görüşme alanı mobilyalarında artık iki veya daha fazla ekran bulunuyor. Herhangi bir ortak toplantı alanı, hepsi bir arada ekranlardan yararlanabilir. Web kamerası, çift hoparlör, mikrofon ve kulaklık bağlantı noktaları gibi tümleşik özellikler, her ortamda kolay video konferansı sağlar.
Kolay Yazılım sayesinde Toplu İşbirliği
Toplantı alanı ekranları, katılımcılar kendi cihazlarından içeriği kolayca görüntüleyebildiklerinde daha kullanışlıdır. Geleneksel “kabloyu geçir” dizüstü bilgisayar bağlantısı verimsizdir. Zamanı tüketir, odağı parçalar ve aynı anda yalnızca bir kullanıcının içerik paylaşmasına izin verir. Günümüzün en iyi çözümleri kablosuzdur. Sınırsız sayıda kullanıcıya içeriği aynı anda paylaşma ve kontrol etme yetkisi verirler. Ve herhangi bir Windows, Android veya Apple cihazından paylaşıma olanak tanırlar.
Bu tür bir çözümü standart hale getirmek zaman kazandırır ve toplantı verimliliğini artırır. Tek seferlik bir uygulama yüklemesinden sonra, katılımcılar toplantılara girer ve paylaşıma başlar. Çoklu kullanım modları sunan çözümler aramalısınız. Bunlar, sunucu kontrollü oturumların yanı sıra “herkes için eşit erişim” işbirliğine olanak tanır. Merkezi BT yönetimi, yönetimi basit tutar. Crestron, Extron ve AMX gibi mevcut oda içi AV kontrol sistemleriyle entegrasyon yeteneği de bir diğer önemli özelliktir.
Değişen Çalışma Tarzları İşbirliğine Dayalı Toplantı Alanları Çağrısı
Toplantı yapma şeklimiz çok farklı görünmeye başladı. Bunun temel faktörleri değişen demografi, yeni teknolojiler, sosyal eğilimler ve finansal zorunluluklardır. Çalışanlar artık resmi, planlanmış toplantı odalarıyla sınırlı değiller.
Yine de etkili toplantılar iş üretkenliği için önemli olmaya devam ediyor. Aslında, işbirlikçi toplantıların önemi arttı. Şirketlerin başarılı olmaları için uygun toplantı alanı ve teknolojisi sağlamaları gerekir.
Günümüzün ihtiyaçlarını karşılamak için konferans salonları daha küçük, daha konforlu ve uyarlanabilir hale geliyor. Etkili toplantı işbirliğini kolaylaştıran teknoloji, geniş formatlı ekranları, interaktif ekranları ve kolay, kablosuz içerik paylaşım yazılımını içermektedir.
Bu makaleyi faydalı bulduysanız, küresel iş ortamında güvenli işbirliği hakkındaki yazımız da ilginizi çekebilir. Ya da iş işbirliğiyle ilgili daha değerli bilgiler ve bilgiler için işbirliği çözümleri sayfamızı ziyaret etmekten çekinmeyin.