Evden nasıl çalışıldığını hiç merak ettiniz mi? Uzaktan çalışma veya tele-iletişim olarak da bilinen bu yöntem, çalışanlara daha fazla esneklik tanırken iş verenlerin de tasarruf etmesini sağlar. Fakat bu avantajlara rağmen, dikkat dağınıklığı ve izolasyon gibi üstesinden gelinmesi gereken sorunlar da vardır: Aşağıda paylaştığımız ipuçları, bu bakımdan size yardımcı olabilir. 

2020 yılında evden nasıl çalışılacağını öğrenmek için okumaya devam edin. İsterseniz bu adresten evden çalışma istasyonu çözümlerimize doğrudan göz atabilirsiniz.

Teknoloji, evden nasıl çalışılacağı sorusuna verilebilecek en iyi cevaptır. Dijital araçlar bizi hayatımızın her alanında birbirine bağlıyor; bu nedenle çalışma şeklimizi değiştirmelerine de şaşmamak gerek. Bir zamanlar çok pahalıya mal olan uzun mesafeli bir telefon görüşmesi, artık ücretsiz ve görüntülü bir sohbet şeklinde yapılabiliyor. Kuryeyle bir paket gönderip yerine ulaşmasını beklemek yerine, artık anında paylaşılabilir bulut depolama ve mesajlaşma hizmetleri kullanıyoruz. Diğer bir deyişle, artık herhangi bir yerde gerçek zamanlı olarak çalışabiliriz.

Tele-iletişim. Uzaktan çalışma. Evden çalışmak. Bunlar kurumlarda moda olan sözcükler veya sosyal medyadaki tuhaf tiplerin tekrarladığını boş vaatler değil. Tam aksine, istihdamın 21. yüzyıldaki yeni gerçekliğini vurguluyor: Çalışma şeklimiz sonsuza kadar değişiyor.

Uzaktan Çalışmak Nedir?

Tele-iletişim diye de bilinen uzaktan çalışma, bir şirkete veya iş verene ait herhangi bir işi şirket dışındaki bir konumdan yapmaktır. Geniş anlamda değerlendirecek olursak, uzaktan çalışma evden, kafeden veya otel odasından çalışmayı da içerir. Uzaktan çalışma, çalışanların veya iş verenlerin ihtiyaçlarına bağlı olan özel koşullara göre tam zamanlı, kısa zamanlı, esnek veya geçici olabilir.

Dijital teknolojiler sayesinde, evden çalışarak uzaktaki işleri tamamlamak için artık çok daha fazla seçeneğimiz var.

Neden Evden Çalışmalısınız?

Tele-iletişimin açıkça belli olan bazı avantajları vardır. Aksi takdirde, onu kimse tercih etmezdi. Aşağıda insanların evden çalışmayı tercih etme nedenlerinden bazılarını görebilirsiniz.

Esnek Çalışma Programı

Uzaktan çalışan çoğu kişi için en önemli avantaj, kendi alanlarında kendi zamanlarına göre çalışabilme esnekliğidir. Çalışanlar, verimliliklerini en üst düzeye çıkarmak için programlarını ve çevrelerini kendi evlerinin rahatlığında ayarlayabilirler.

Çoğu zaman iş yapmak, çıkış saatini beklemek yerine sonuç elde etmeye dayalı olacaktır. Yani yapılan iş, çalışanın bir ofiste ne kadar meşgul göründüğüne göre değil, o işten elde edilen faydaya göre değerlendirilmelidir.

“UZAKTAN ÇALIŞANLAR, UZAK İŞLERİN SAĞLADIĞI ESNEKLİK VE KOLAYLIĞA DEĞER VERİYOR. İŞLERİN YÜRÜMESİ İÇİN EKSTRA ÇABA SARF ETMEYE HAZIRLAR. YANİ KAYBEDİLEN ZAMANI TELAFİ ETMEK İÇİN GECELERİ, HAFTA SONLARI VE HATTA TATİL GÜNLERİ ÇALIŞMAKTAN ÇEKİNMİYORLAR.”

– Jens Jakob Andersen, RunRepeat Kurucusu ve CEO’su

Zamandan (ve Paradan) Tasarruf

Evden çalışmak hem çalışanların hem de iş verenlerin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlar. Çalışan, işe gidip gelmekten ve ofis yaşamındaki zaman harcayan (toplantılar gibi) süreçlerden kurtulacağı için zamandan tasarruf eder. Ofis çalışanlarının ulaşım maliyetleri, öğle yemekleri ve havalı isimlere sahip kahveler gibi para harcamasına neden olacak yüzlerce küçük şey de vardır.

İş veren ise, bir çalışanın şirkette bulunmasından kaynaklanan genel giderler açısından para tasarrufu sağlar. Bir çalışanın maliyeti maaşından daha fazladır ve yeterli büyüklükte bir alan kiralamaktan fatura giderlerine kadar pek çok ek gidere neden olur. Bir şirket, işlerini şirket dışında yaptırarak önemli ölçüde tasarruf edebilir. (Üstelik zeki bir uzaktan çalışan bunu fark edecek ve aynı iş için daha fazla ücret alabilecektir. İşin sonunda herkes kazanır.)

İş-Yaşam Dengesini Korumak

Hayatta evden çalışmaya uygun pek çok durum vardır. Çalışanın kendisi hastalanabilir veya bir aile üyesine bakmak zorunda kalabilir. Doğal afet veya kötü hava durumu gibi acil bir durum gerçekleşebilir. Ya da bu durum, biraz daha fazla zaman ve özgürlük istemek kadar basit olabilir. Nedeni ne olursa olsun, işinizi evden yapmak aslında daha iyi bir iş-yaşam dengesi elde etmenizi sağlayabilir.

Örneğin, ofiste çalışırken tüm iş günü boyunca bir şeye %100 odaklanmak mümkün değildir (Pomodoro tekniği gibi üretkenlik artırıcılar kullanılsa bile). Kendinizi internette gezinirken ve “meşgul görünüp hiç iş yapmazken” bulabilirsiniz. Üstelik sadece hiçbir şey yapmamakla kalmaz, zamanınızı boşa harcadığınız için muhtemelen stresli de hissedersiniz.

Ne var ki, evde çalışırken iş-stres-yorgunluk döngüsünü hızlı bir angarya tamamlayarak, kısa bir egzersiz yaparak, yürüyüşe çıkarak veya normal hayatınızdan yaptığınız başka herhangi bir şeyle kırabilirsiniz. Bunları yaptıktan sonra, başka bir şey yapmış olmanın sağladığı ek fayda ile işinize zinde ve odaklanmış hissederek geri dönebilirsiniz.

Evden Çalışmak İçin Nelere İhtiyacınız Var?

Dijital olarak her şeyin birbirine bağlı olduğu bir dünyada, herhangi bir yerdeki herhangi biriyle ışık hızında iletişim kurabilirsiniz (en fazla bir iki tane uydu değiştirmeniz gerekir). Giderek daha çok insan, cihazlarıyla iletişim kurarak yüz yüze iletişim yerine uzak iş birliği yapmayı tercih ediyor.

İnternet’e Bağlı Cihazlar

İnternet’e bağlanabilen en az bir cihaza ihtiyacınız var. Bu cihaz bir akıllı telefon, tablet veya bilgisayar olabilir. Çoğu insan için etkili bir iletişim kurmanın minimum standardı bir dizüstü bilgisayar ve akıllı telefon kullanmaktır. Her ne kadar bazı tabletler bir bilgisayarın üretkenliğine yaklaşmışsa da onların yerine geçebileceklerini söylemek halen mümkün değildir.

Yerleşik mikrofonu ve gürültü önleme özelliği olan iyi bir kulaklık setini de unutmayın. Bu kulaklık hem dikkat dağınıklığını azaltacak hem de çevrim içi aramalar için kullanılabilecektir.

İdeal olarak, hem üretkenlik hem de sağlık elde etmek için kurulmuş bir çalışma alanınız veya ev ofisiniz de olmalıdır.

E-posta ve Mesajlaşma

Bir yöneticinin uzaktan çalışanlarla kuracağı iletişimin en basit şekli, metin tabanlıdır. Metin iletişimi, e-posta, WhatsApp, Messenger veya Skype gibi mesajlaşma servisleriyle yapılabilir. Bunlar, ekip başka araçlar kullanıyor olsa bile dijital iletişimin temel taşlarını oluşturur. Ayrıca çalışmalarınızın net ve yazılı bir kaydını elde etmek her zaman avantajlıdır.

Yine de, yalnızca e-posta ve mesajlaşma yoluyla iletişim kurmak, insani etkileşimlerin birçok nüansını barındırmaz ve iletişim kurmanın oldukça yavaş bir yöntemidir.

Telekonferans ve Sesli Sohbet

Bu yöntemler uzun zamandır kullanılmaktadır. Bunlar, uzaktaki bir çalışanın sesli aramalara izin veren bir mesajlaşma uygulamasıyla veya telefonla ofisi aramasıdır (günümüzde çoğu kişi uygulama kullanmayı tercih etmektedir). Sesli sohbetleri kullanmak iletişiminize insani bir unsur ekleyebilir ve metin iletişimine kıyasla daha fazla bilgiyi daha hızlı iletebilirsiniz.

İşin aslı, çoğu iş (iletilmesi gereken işler) uzaktaki çalışandan gelen belgeler veya dosyalar biçiminde olacak ve bu nedenle hemen hemen daima başka iletişim yöntemleri kullanmak da gerekecektir.

Görüntülü Sohbet ve Ekran Paylaşımı

Zoom veya Microsoft Teams gibi bir hizmetle yaptığınız aramalarda karşınızdaki kişiyi (veya kişileri) görebilmeniz dışında, işlevsel olarak telekonferans ile bunlar arasında bir fark yoktur. Bu özellik, ek bir kişiselleştirme katmanı ekler; ama çoğunlukla gereksizdir ve bağlantınızı yavaşlatabilir. Ancak, ekran paylaşımı da görüntülü sohbetle ilişkili ve oldukça faydalıdır. İnsanların medya dosyalarını doğrudan paylaşmalarını ve katılımcıların fikirlerini doğal şekilde sunmalarını sağladığı için, ekran paylaşımı gerçekten kullanışlıdır.

Bu iletişim biçiminin en büyük dezavantajı muhtemelen tükettiği veri miktarıdır. Sınırsız internetiniz olsa bile, birden fazla konum arasında paylaşılan bir görüntülü sohbet, neredeyse hiçbir işe yaramayacak kadar yavaş olabilir. Yine de, canlı olarak iletişim kurmanız ve gösterim yapmanız gerektiğinde kullanabileceğiniz araçlardan biri olduğunu unutmayın.

Etkili bir video konferans gerçekleştirmek hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

Dijital Beyaz Tahta

Dijital beyaz tahta, genellikle çevrim içi sunulan ve fiziki bir beyaz tahtanın işlevini taklit edebilen yazılımları ifade eder. Bu hizmet, ekran paylaşımı özelliğinin bir sonraki aşamasını temsil eder. Dijital beyaz tahtalarla uzaktaki ekip üyeleri yalnızca aynı ekranı paylaşmakla kalmaz, aynı zamanda uzak mesafelerden gerçek zamanlı olarak ekrana açıklama ekleyebilir, çizim yapabilir ve etkileşime geçebilirler. (Kullanmanızı önerdiğimiz dijital beyaz tahta yazılımına göz atın: myViewBoard.)

Dijital beyaz tahtaların tek dezavantajı dokunmatik ekranlar gerektirmesidir. Dokunmatik ekranlar giderek yaygınlaşıyor olsalar da, dokunmatik monitörler halen çok yaygın değildir ve çoğu kişinin sahip olduğu dokunmatik ekranlar cep telefonları ve tabletleri ile sınırlıdır. Bunları dijital beyaz tahta hizmetlerinde kullanmak mümkün olsa da, çoğu kişi tabletleri doğrudan iş istasyonlarına entegre etmeyi hâlâ zor bulmaktadır.

Proje Yönetim Sistemleri

Bunlar, sesli ve görüntülü sohbet, dosya depolama ve görev takipçileri gibi pek çok özelliği bir arada sunan “hepsi bir arada” proje yönetimi ve iletişim sistemleridir. Slack ve Trello gibi güçlü uygulamaları veya Office 365 Planlayıcı gibi büyük yazılım paketlerinin çeşitli özelliklerini içerir. Bu araçlar, farklı türde iletişimleri tek yerde toplamak için iyi bir seçenektir ve aynı yerde veya uzaktan çalışan birçok ekibe yardımcı olur.

Ne var ki bu aletlerin sahip olduğu güç, bazen onlara karşı çalışır. Çok sayıda özelliğe sahip olmaları bir dezavantaja dönüşebilir. Küçük veya oturmuş iletişim yöntemlerine sahip ekipleri bir proje yönetimi aracı kullanmaya zorlamak işleri karmaşık hale getirebilir. Bazen işleri basit tutmak en iyisidir.

Evden Çalışmanın Neden Olduğu Problemler

Evden çalışmanın tartışmasız avantajları olduğu gibi, kaçınmanız gereken problemleri de vardır. İş yerlerindeki düzenin ve kuralların bir nedeni vardır ve bu kurallar evde bulunmaz. Bu nedenle, uzak işlerle alakalı problemlerden haberdar olmak ve onlara karşı önlem almak önem taşır.

Çok Fazla Dikkat Dağıtan Şey

Ofisler, işinize ara vermenizi gerektiren konuşmalar, toplantılar ve her türden kesintiyle doludur. Ancak, evinizin de aynı derecede dikkat dağıtıcı unsurlar içerdiğini unutmamanız gerekir. Üstelik evinizde işinize odaklanmanızı sağlayacak yegâne şey öz disiplininizdir. Evdeyken eğlenmenizi sağlayan her türden şeye erişiminiz vardır. En sevdiğiniz atıştırmalıkları tüketebilir, öğleden sonra uykusu için rahat bir koltuğa uzanabilirsiniz. Dedikoducu çalışma arkadaşları olmayabilir ama evin içindeki birkaç çocuk da en az onlar kadar dikkat dağıtıcı olabilir.

Bu nedenle, evinizde dikkatinizi dağıtan şeylere karşı koymak için son derece disiplinli olmanız gerekir. Yani çalışma saatlerinde TV açık olmamalı, mola zamanları ayarlanmalı ve tüm aile çalışma saatleri ile çalışma alanının neler olduğunu bilmelidir.

İzolasyon

Bir ofiste çalışmanın en büyük faydalarından biri, diğer insanlarla bir arada olmaktır. Çalışmak sadece para kazanmaktan ibaret değildir. Etkili şekilde çalışmak, aynı zamanda insanlarla ilgilidir. Uzaktan çalışmaya geçmek, iş yerinde alıştığınız sosyal zamandan vazgeçmek anlamına da gelir. Görüntülü sohbetler ve e-postalar, yüz yüze etkileşimlerin yerini tutmaz ve topluluk bağlarının olmaması, zihinsel ve fiziksel sağlık sorunlarına neden olabilir.

Çalışma saatlerinde sosyal zamanın olmaması durumunda, programınızda sosyal zaman için yer açmak daha da önemli hale gelir. Bunu ailecek yenen yemekler, arkadaşlarla çıkılan geziler, hatta işinizle hiç ilgisi olmayan insanlarla telefon görüşmeleri ile yapabilirsiniz. Sosyal bağlantıların sağlığınız ve performansınız üzerindeki etkisini küçümsemeyin.

Uyuduğunuz Yerde Çalışmak

İkisi de aynı yerde gerçekleşiyorsa iş ile dinlenme arasındaki çizgiyi geçmek kolaylaşır. İşiniz bitse dahi çalışma modunuzu kapatmak zor olabilir, bu da gerçekten rahatlamanızın ve kendinizi tazelemenizin imkânsız olacağı anlamına gelir. Evde dinlenebiliyor olmanız gerekir; fakat eviniz aynı zamanda iş yerinizse bu bazı çelişkili duygulara neden olabilir.

Çalışma veya dinlenme için ayrılmış zaman ve yerleri tanımlayarak bu sorundan mümkün olduğunca az etkilenebilirsiniz. Bu, düzenli molalar (hatta planlanmış molalar) vermeniz ve normal şekilde çalışmanız gerektiği anlamına gelir. Aynı zamanda, mümkünse yatakta çalışmaktan kaçınmanız gerektiği anlamına da gelir. Ayrıca ailenize, filmlere veya sevdiğiniz video oyunlarına odaklanıp işten tamamen uzak kalabileceğiniz zaman dilimleri de olmalıdır.

Evden Çalışma İçin Verimlilik İpuçları

Her ev ortamı kendine özgüdür ama evden verimli çalışmak için herkesin kullanabileceği birkaç temel kural vardır.

İşiniz İş İle Sınırlı Kalmalı

Aslında işte olduğunuzu unutmayın. Oturma odasında, mutfakta veya büyükannenizin kahvaltı sofrasındaki bir masada oturuyor olabilirsiniz, fakat bulunduğunuz yer daima çalışma alanınızdır. Buna uygun davranmanızı öneririz.

• Çalışmaya her gün aynı saatlerde başlayıp ve yine her gün aynı saatlerde sonlandırabilirsiniz.
• İşe uygun giyinmenizi öneririz(ofise kıyasla daha serbest giyinebilirsiniz).
• Mola vermek için ayrılacağınız, sadece iş için kullandığınız bir çalışma alanınız olursa en iyi verimliliğe ulaşabilirsiniz.

Bir Ev Ofisi Kuralım

Bir ev ofisi veya çalışma istasyonu kurmak için bazı temel şeylere ihtiyacınız vardır. Verimli bir iş çıkarmak için bu şeylere sahip olduğunuzdan emin olun. Kullanılacak şeyler kişilere ve hedeflenen şeylere göre değişecek olsa da aşağıda her ev ofisinde veya çalışma istasyonunda bulunması gereken şeylerin bir listesini görebilirsiniz.

• Ekibinizle sorunsuz iletişim kurmak için mümkün olan en iyi internet bağlantısını satın alabilirsiniz.
• En az bir adet bilgisayar ve akıllı telefon kullanırsanız bu sayede, biri sorun çıkarırsa diğerini iletişim kurmak için kullanmaya devam edebilirsiniz.
• Kafanızı sağa sola çevirmenizi gerektirmeyecek ve göz yorgunluğuna neden olmayacak kadar büyük bir ekran size yardımcı olacaktır.
• Yorgunluğu ve zedelenmeleri engellemek için ofis ergonomisi kurallarına temel düzeyde de olsa uyun.

Net Hedefler Belirlenmeli

Çoğu kişi, çalışma yeri değişince çalışma şeklinin de değiştiğine şahit olur. Bir ofisteyken en azından fiziki olarak oradasınızdır ve bu da bir şeydir. Ancak, evden çalışırken gerçekten bir şeyler üretmeniz ve maaşınızı hak etmeniz gerekir. Bunu yapmanın en iyi yolu, net hedefler belirlemektir.

• İşe başlarken kendinize günlük hedefler belirleyin ve günün sonunda onların kaç tanesini gerçekleştirebildiğinizi kontrol edebilirsiniz.
• SMART yönteminde olduğu gibi, hedeflerinizin başı ve sonu net bir şekilde belli olmalı.
• Diğer tüm çalışma alanlarında olduğu gibi, zaman geçtikçe hedeflerinizi buna uygun şekilde ayarlayın.
• Hedeflerinizi ekip arkadaşlarınız ve lideriniz ile paylaşarak herkesin gidişattan haberdar olmasını sağlayın.

Evden Nasıl Çalışılacağı Hakkında Son Düşünceler

Çoğu kişi için evden çalışmak güzel bir tercihtir. Diğerleri içinse bir zorunluluktur. Her halükârda, biraz planlama, sağlıklı bir öz disiplin ve doğru fırsatlar ile başarıya ulaşabilirsiniz.

Global ölçekte birbirine bağlı olan bir dünyada, ofislerin floresan ışıkları altında tüm gün oturmak artık gerekli değil. İstediğiniz yerde kendi şartlarınızla çalışarak kendinizi özgürleştirebilirsiniz. Bunu mümkün kılacak teknoloji mevcut ve işletmeler de buna hazır: İş, onun nerede olmasını istiyorsanız orada olabilir.

ViewSonic’in size mükemmel ev ofisini kurmanız için nasıl yardımcı olabileceği hakkında burada daha fazla bilgi bulabilir veya uzak çalışma yazılım çözümümüz olan myViewBoard.com sitesine göz atabilirsiniz.