Birçok şirket hibrit işyeri modeline yönelik küresel eğilime uyum sağlamaya ve bundan yararlanmaya çalıştıkça, hibrit toplantıların rolü artıyor. Neyse ki dikkatli bir şekilde yönetildiğinde, hibrit toplantılar yüz yüze toplantıların birçok avantajını sunarken, aynı zamanda uzaktan işbirliğinin avantajlarından da faydalanabiliyor.

Hibrit toplantıların zamandan, paradan ve yerden nasıl tasarruf sağlayabileceğini öğrenmek için okumaya devam edin veya modern işlerin gerçekleştiği tüm alanlarda kurumsal işbirliğini destekleyen yenilikçi ekran çözümleri için ViewSonic işyeri sayfasını ziyaret edin.

Şirketlerin birdenbire evden çalışmaya adapte olmaya zorlandığı 2020’deki en büyük sınavı geçtikten sonra, çevrim içi toplantıların artık toplantı yapma şeklimizde kalıcı bir rol oynadığını söyleyebiliriz. Hibrit çalışmanın, onu destekleyen şirketler için yeni “en uygun işyeri modeli” olarak ortaya çıkacağını gösteren araştırmalarla birlikte, hibrit toplantılar, şirketlerin uyum sağlaması gereken “en son toplantı formatı” olacak şekilde görünüyor.

Neyse ki, hibrit toplantılar, toplantıların gerçekleştirilme şeklini değiştirme potansiyeline sahiptir ve hem uzaktan hem de yüz yüze toplantıların getirdiği birçok avantajı sunabilir. Bu makalede, zamandan, paradan ve yerden nasıl tasarruf edebileceklerine özellikle odaklanarak, hibrit toplantı kavramını daha derinlemesine inceleyeceğiz.

Hibrit Toplantı Nedir?

Hibrit toplantılar, normal bir ofis içi toplantıda video konferans yazılımı kullanan bir veya daha fazla uzak katılımcının da bulunması demektir. Bunun bir örneği, bir şirketin konferans odasında yapılan ekip toplantısına CEO’nun konferans görüşmesi yoluyla katılması olabilir.

Hibrit toplantılar, bir şirketin serbest çalışanlar, danışmanlar veya şahsen katılamayan üçüncü taraf ajanslarla işbirliği yaptığı durumlarda veya aynı iş gücü içinde bulunan ofiste ve uzaktan çalışanların bir karışımının olduğu hibrit çalışma modelinin bir uzantısı olarak kullanılabilir.

Lucid Meetings tarafından belirtildiği gibi, bazı kişiler toplantı için fiziksel olarak bir arada bulunsa bile, tüm katılımcıların uzaktan katılanlarla etkileşim kurmak için sanal teknolojiye bir düzeyde erişime ihtiyacı olacaktır. Bu nedenle bazen toplantılar için “eğer birisi sanalsa, herkes sanaldır” denilir.

Daha fazla şirketin neden hibrit çalışmayı seçtiğinin daha ayrıntılı bir dökümü için Hibrit Çalışma ve Esnek Çalışma Çizelgelerinin Yararları bölümünü okuyun.

Hibrit Toplantılarla Zamandan Tasarruf

Hibrit toplantıların başlıca faydalarından biri, hem çalışanlar hem de işverenler için zamandan tasarruf etme olanağıdır. Toplantı katılımcıları nerede olurlarsa olsunlar teleiletişim sayesinde, iş yerine veya toplantı yerine fiziksel olarak seyahat etmek zorunda olan çalışanlarla ilgili sorunlar derhal ortadan kalkar.

Bu, özellikle toplantıya katılmak için uzun bir mesafe kat etmesi gereken çalışanları olan işletmeler için önemli olabilir. Bunun yerine toplantı düzenlenebilir, davetler gönderilebilir ve uzaktaki çalışanlar çok daha kısa sürede katılabilirler. Sonuç olarak, planlanan toplantıdan gerçekleşen toplantıya kadar geçen süre büyük ölçüde azaltılabilir.

Ancak, yeni bir sistemle birlikte yeni zorluklar da gelir. Geleneksel toplantılarda gündelik sohbetler nedeniyle çok fazla zaman harcanırken, hibrit toplantılar bağlantı, ekran görüntüsü alma ve bilgi paylaşımı gibi zaman kaybına neden olan sorunlarla karşı karşıya kalabilir ve bu da şirketlerin toplantı odalarını optimize edilmiş uzaktan işbirliğini destekleyen görüntüleme çözümleriyle donatmasına büyük önem vermelerini gerektirir.

Hibrit Toplantılarla Para Tasarrufu

Hibrit toplantıların paradan tasarruf etmesinin birkaç yolu vardır; kişisel katılımın azalması nedeniyle özellikle uluslararası seyahat eden personeli olan şirketlerin seyahat masraflarında büyük miktarlarda tasarruf edilecek ve toplantı odalarına daha az kaynak ayrılacaktır.

Ancak, benzin ve uçak bileti gibi seyahatle ilgili maliyetlerde tasarruf edilen miktardan bile daha büyük olan, artık toplantılara seyahat etmek için zaman harcamak zorunda kalmayan çalışanlar için verimli çalışma saatlerinde tasarruf edilen para miktarıdır. Uzaktan çalışanlar artık sandalyelerinden ayrılmak zorunda kalmadan toplantılara katılabilir ve bu da doğrudan finansal olarak ölçülebilen saatlerce birikmiş üretkenlik tasarrufu sağlar. Burada kayda değer bir nokta, ABD’de (ve diğer birçok ülkede) ortalama işe gidiş geliş süresinin her yıl uzamaya devam etmesi ve şimdi her gün neredeyse bir saat sürmesidir.

Yine, bu avantajlar çantada keklik değildir ve büyük ölçüde kapsamlı sanal toplantı çözümlerine dayanır; bu nedenle ABD’li yöneticilerin %70’inden fazlası sanal işbirliği araçlarına daha fazla yatırım yapmayı planlıyor olabilirler. Daha fazla bilgi için Toplantı Alanlarınız için Sunum Ekranı Nasıl Seçilir bölümüne bakın.

Karma Toplantılarla Yerden Tasarruf

Zamandan ve paradan tasarruf etmenin yanı sıra, hibrit toplantılar yerden tasarruf sağlama açısından da çok değerli olabilir. Uzak katılımcılar herhangi bir fiziksel yer kaplamadığından, toplantılar artık toplantı odalarının fiziksel kapasitesiyle sınırlı olmayacak, bu da birçok şirketin birden fazla departman içeren büyük toplantılar düzenlerken karşılaştığı alan sorununu çözmeye yardımcı olacaktır.

Daha az ofiste çalışan personele sahip olmak, işletmenizin daha küçük bir ofis alanına taşınmasını, daha fazla para tasarrufu sağlamasını mümkün kılabilir veya iş yerinizi genişleterek, daha büyük toplantı odalarını başka amaçlar için kullanmanıza izin verebilir. İkincisi sizi tanımlıyorsa, alanı etkili bir şekilde nasıl kullanacağınıza ilişkin ipuçları ve fikirler için Ortak Toplantı Alanları: Eğilimler, Türler ve Teknolojiler bölümünü okuyun.

ViewSonic Hibrit Toplantı Çözümleri

Hibrit toplantılar yeni norm haline geldikçe, ViewSonic, verimli başlangıçlar, tüm katılımcılar için eşit temsil ve her büyüklükteki toplantı odalarında üretken fikir, tartışma ve işbirliği olanakları sunan donanım ve yazılım çözümleri sağlamaya kendini adamıştır.

Konferans Salonları

Hepsi bir arada bir kurumsal işbirliği çözümü sunmak üzere tasarlanan ViewBoard 70 serisi, kablo veya kablosuz seçeneğiyle sorunsuz ve güvenli bağlantı, çok platformlu video konferans özelliği, PCAP 20 noktalı dokunmatik ile desteklenen gelişmiş interaktif işbirliği ve doğallık hissiyle net açıklama yazmayı sağlayan çift kalem özellikleriyle hibrit toplantıları kolaylaştırır.

Konumdan bağımsız olarak etkin bir işbirliği için myViewBoard yazılımıyla birlikte ViewBoard 70 serisi, daha büyük toplantı alanlarında interaktif hibrit toplantılar için eksiksiz bir çözüm sunar.

Dar Odalar

Hızlı başlayan ve çok kişili kablosuz yayın sunan hibrit toplantılar için, ViewSonic’in CDE serisi 4K Ultra HD geniş formatlı sunum ekranları, herhangi bir sıkışık toplantı odasını anında akıllı, bağlantılı bir alana dönüştürür.

Cihazdan bağımsız ve Microsoft, Apple, Android ve Google Enterprise gibi birden çok işletim sistemi için optimize edilmiş CDE serisi ekranlar, hızlı, verimli ve üretken işbirliği için yerinde ve uzaktaki çalışanları bağlamak için toplantı ve görüşme alanlarına sorunsuz bir şekilde entegre olur.

İş istasyonları

Toplantılarda çok zaman harcayan uzaktan çalışanlar için ViewSonic hepsi bir arada video konferans monitörü, yerleşik hoparlörler ve mikrofon, kayar kapaklı entegre ve ayarlanabilir web kamerası, optimum pozisyon için gelişmiş ergonomik esneklik ile alışılmışın ötesinde hepsi bir arada görsel iletişim çözümü sunar. Ofiste çalışanlar için, USB-C docking monitörleri, tüm çevre birimlerinin doğrudan ekrana bağlanmasına olanak tanır ve çalışanların dizüstü bilgisayarlarını tek bir kablo üzerinden monitörlerine anında tak-çalıştır bağlantısıyla iş istasyonları arasında sorunsuz bir şekilde taşımasına olanak tanır. ViewSonic ayrıca hem çevrim içi hem de yüz yüze işbirliğini kolaylaştırmak için tasarlanmış bir dizi dokunmatik monitör sunar.

Son Söz

Hibrit toplantılar, daha esnek çalışma programlarına yönelik mevcut talebin karşılanmasında hayati bir rol oynamaktadır. Ancak hibrit toplantılar, çevik bir iş gücü içinde etkili işbirliğini kolaylaştırmanın ötesinde, zamandan, paradan ve yerden tasarruf ederek, şirketlere fayda sağlayabilir. Tele-iletişim yapabilen katılımcılar sayesinde toplantılar neredeyse anında düzenlenebilir, daha az benzin, uçak bileti ve boşa harcanan çalışma saatleri yoluyla para tasarrufu sağlanabilir ve fiziksel olarak daha az sayıda çalışanın bulunduğu ofis alanı yeniden tasarlanabilir ve yeniden kullanılabilmektedir.

Ancak, etkili hibrit toplantıların doğru araçlarla desteklenmesi gerektiğinden başarı hala tartışılabilir. Hibrit modeli ve hibrit toplantıların faydalarını tam olarak benimsemek için kuruluşların öncelikle, uzaktaki katılımcıların eşit temsilini ve ofisteki ve ofis dışındaki ekip üyeleri arasında verimli işbirliği ve iletişimi sağlamak için çalışanlarının buluştuğu alanları optimize etmesi gerekecektir.

Bu makaleyi beğendiyseniz, Hibrit İşyeri Modelini Şirketinizde Nasıl Uygularsınız başlıklı makaleyi okumak da ilginizi çekebilir veya hibrit, uzaktan ve mobil çalışma hakkında daha değerli bilgiler için ViewSonic iş yeri çözümleri sayfasına gidin.