Giderek artan sayıda insan evden çalışmaya izin veren pozisyonlar arıyor. Bazıların da hala işyerine şahsen gitmeyi tercih etmesiyle birlikte, hibrit toplantılar bir zorunluluk haline geliyor. Ancak bu yeni formattaki toplantıları etkin kılmak için dikkate alınması gereken yeni yönler bulunuyor.

Hibrit toplantıları nasıl başarılı bir şekilde hazırlayacağınızı, sunacağınızı ve takip edeceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin veya hibrit iş yeri modelini destekleyen donanım ve yazılım çözümleri için ViewSonic iş yeri çözümleri sayfasını ziyaret edin.

Hibrit toplantılar, bugünü ve geleceği temsil ederek, ofiste bulunan ve uzaktan çalışan personelin iletişim kurmasına, işbirliği yapmasına, önemli kararlar almasına ve strateji değişiklikleri için rotayı belirlemesine olanak tanır. Bu yaklaşım, tele-iletişim kavramının popülaritesinin artması ve çalışanların daha fazla esneklik istemeye devam etmesi nedeniyle giderek daha gerekli hale gelmektedir.

Bununla birlikte, etkin hibrit toplantılar üç ana aşamada doğru adımların atılmasını gerektirir: hazırlık, sunum ve takip. Bu makalede, hibrit toplantıların ne olduğunu ve neden faydalı olduklarını açıklıyor ve ayrıca bu tür verimli, etkili ve gerçekten faydalı toplantılar yapmak için atılması gereken adımları araştırıyoruz.

Hibrit Toplantıların Avantajları

Daha ileri gitmeden önce, hibrit toplantıların ne olduğunu ve neden faydalı olabileceğini tam olarak açıklamak iyi bir fikir olabilir. Hibrit toplantının temel tanımı, bazı çalışanların yüz yüze katıldığı, diğerlerinin ise video konferans teknolojisi kullanarak uzaktan katıldığı bir toplantıdır.

Şirketler daha çevik ve dinamik olmaya çalışırken, aynı zamanda daha esnek çalışma düzenlemelerine yönelik talebe yanıt verdikçe, bu modern işyerlerinde giderek daha gerekli hale geldi.

Hibrit toplantılar, fiziksel konumun önemini ortadan kaldırdıkları için avantajlı olabilir. Bu, potansiyel olarak her toplantıyı daha fazla kişiye açar, toplantıların planlanmasını kolaylaştırır, seyahati azaltır ve şirketlerin merkez ofislerdeki toplantı alanlarını yeniden tasarlamasına olanak tanır. Hibrit toplantıların faydaları hakkında daha fazla bilgi için Hibrit Toplantılar: Zamandan, Paradan ve Yerden Tasarruf başlıklı makaleyi okuyun.

Hibrit Toplantılara Nasıl Hazırlanılır

Harvard Business Review’a göre, üst düzey yöneticilerin yüzde 71‘i iş toplantılarının verimsiz ve etkin olmadığına olduğuna inanıyor. Bunun birkaç nedeni olsa da belki de en önemlilerinden biri, genellikle toplantılara yönelik hazırlık eksikliğidir. Bu nedenle, hibrit toplantılarda daha yaygın olan temsil konusuna değinirken, genel toplantı hazırlığının temellerini hatırlamak hayati önem taşımaktadır.

Amaç ve Hedefleriniz Konusunda Açık Olun

Herhangi bir toplantıya hazırlanırken ilk ve en önemli adım, toplantıyı tam olarak ne aradığınızı kesin olarak iletmektir. Yalnızca gündemi ana hatlarıyla belirtmek ve toplantının gidişatına rehberlik etmek için değil, aynı zamanda toplantının başarısını ölçmek için de toplantının belirli amaç ve hedeflerini açıkça belirlemelisiniz.

Kilit noktaları ve hedefleri ana hatlarıyla belirterek, kontrolü ve toplantıyı yolunda tutmak çok daha kolay hale gelir. Ayrıca, ele alınacak herhangi bir materyali önceden paylaşmanız, katılımcıların toplantı sırasında ilk kez görmemeleri için şiddetle tavsiye edilir. Bu ince noktaları ve genel toplantı hazırlığı hakkında daha fazlasını Etkin Bir Toplantı Nasıl Planlanır bölümünde ele alıyoruz.

Tüm Katılımcıların Eşit Temsil Edilmesini Sağlayın

Başarılı bir toplantının temel özelliği, tüm katılımcılar için bilgiye eşit erişim ve tüm katılımcıların eşit temsilidir. Hibrit toplantılarda bu, büyük ölçüde ekran çözümlerine ve fiziksel toplantı odasının uzak katılımcıların eşit ve adil temsilini sağlamak için nasıl ayarlandığına bağlıdır.

İlk olarak, uzak katılımcıların kullanacağı video konferans platformunun toplantı odası ekranında yüzlerini (veya avatarlarını) net bir şekilde görüntülenebildiğinden ve ses desteğinin onların görüşlerini ve öngörülerini şahsen katılanlar tarafından net bir şekilde duyulabilmesini sağladığından emin olun. İkinci olarak, bizzat katılanlar için, herkesin uzaktaki çalışanlar tarafından açıkça görülebilecek ve duyulabilecek şekilde oturmasını sağlayın. Hibrit işyeri modelinin başarısının anahtarı, uzaktan çalışanların dezavantajlı olduğu herhangi bir durumun ortadan kaldırılmasıdır. Bu nedenle toplantı sahipleri, hazırlık aşamasında başlayan adaleti sağlamak için aktif adımlar atmalıdır.

Ayrıca, toplantının başında değerli zamanınızı boşa harcamamak için, oturma düzenine ilişkin tüm bu teknik hususların ve hususların önceden ele alınması tavsiye edilir.

Hibrit Toplantıları Başarıyla Nasıl Sunarsınız?

Planlama önemli olmakla birlikte, sunum aşamasının toplantının genel başarısı üzerinde çok daha büyük bir etkisi olması muhtemeldir. Hibrit toplantılarda, genel sorun, uzaktaki katılımcıları etkin bir şekilde konuşmaya dahil etme ve herkes için bilgiye eşit erişim sağlamadaki başarısızlıktır.

“Önce Uzaktaki” Yaklaşımını İzleyin

Hibrit İşyeri Modelinin Şirketinizde Nasıl Uygulanacağı ile ilgili bir önceki yazımızda, “önce uzaktaki” yaklaşımının varsayılan ayar olarak kabul edilip, benimsenmesinin gerekliliğinden bahsetmiştik. Doğal olarak bu, uzak çalışanların dezavantajlı olmasını önlemek için davetten takibe kadar toplantıyı çevreleyen tüm bilgilerin dijital olarak erişilebilir olması gerektiği şekilde hibrit toplantılara kadar uzanır.

Toplantı sunumu açısından, evden çalışanlar için açık bir dezavantaj oluşturan hiçbir şey olmamalıdır. Toplantıya yeni bir materyal eklenirse, herkesin görmesi için mutlaka ekranda paylaşın ve toplantı sonrasında tüm katılımcılarla dijital olarak paylaşmak için not alın.

Hemen hemen her toplantının amacı, bir ekibin kilit üyelerinden değerli bilgiler elde etmektir ve bu nedenle, uzaktaki katılımcıları herhangi bir şekilde ötekileştirmek, toplantının kendisi için yalnızca dezavantajlı olacaktır.

Eşit Katılımı Kolaylaştırın

Her iki tür toplantı katılımcısı için bir adalet çerçevesi oluşturmaya yönelik bu çabanın yanı sıra, özellikle uzak yerlerden katılanlar olmak üzere tüm çalışanların katılımını teşvik etmek için bilinçli bir çaba gösterilmesi gerekecektir.

Yüz yüze toplantılar doğal olarak katılımcıların aktif katılımını sağlarken, çevrimiçi toplantılar pasif katılım için kapıyı açık bırakabilir. Karma toplantıların kuruluşları daha dinamik hale getirme potansiyeli vardır, ancak yüz yüze ve uzak katılımcılar arasında verimli tartışmaları kolaylaştırarak bu unsuru toplantılar sırasında ortaya çıkarma sorumluluğu ev sahibine aittir. Pasif katılımdan kaçınmak için şunları yaptığınızdan emin olun:

• Konuda kalın ve alakasız olabilecek alanlara sürüklenen tartışmalardan kaçının
• Uzak katılımcıları uzaklaştırabilecek aralarında konuşmalardan kaçının
• Beden diline dikkat edin ve sırtınızı göstermekten kaçının
• Başkalarını sohbete dahil etmek için sorular sorun
• Gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları minimumda tutun

Toplantılarda nasıl daha iyi iletişim kurabileceğiniz hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

Etkin İletişim ve İşbirliği Teknolojisini Kullanın

Hibrit toplantılar, katılımcıların çeşitli konumlardan bağlanıp, iletişim kurmasına ve işbirliği yapmasına yardımcı olmak için büyük ölçüde donanım ve yazılım çözümlerine dayanmaktadır.

Hem yüz yüze hem de çevrimiçi katılımcıların bulunduğu bu tür toplantı, toplantı odası, toplantıyı sürdürmek için görsel bilgiler ve diğer multimedya biçimleri sağlamak için geniş bir interaktif ekranla donatıldığında en etkilidir. Zoom, Skype, Google Meet ve daha fazlasıyla uyumlu myViewBoard yazılım paketi ile birleştiğinde, toplantı katılımcıları yalnızca etkin bir şekilde iletişim kurmakla kalmaz, aynı zamanda çok kişili yayın, ekran üzerinde açıklama ve beyin fırtınası için dijital tahta gibi kullanışlı özellikler aracılığıyla fikir alışverişi ve işbirliği yapabilir.

Kablosuz sunum ekranlarının potansiyelini ve hibrit toplantıları nasıl desteklediklerini anlamak, kapsayıcı, işbirliğine dayalı ve nihayetinde daha başarılı olan daha etkili toplantılar yürütmenize yardımcı olacaktır.

Hibrit Toplantıları Etkin Bir Şekilde Takip Etme

Her türlü toplantının belki de en büyük (ve kaçınılması en kolay) eksikliklerinden biri, etkin bir takibin olmamasıdır. Bununla birlikte aksiyon alınır, kararlar alınır ve geri bildirim alınır. Onsuz, hız kaybolur ve zaman boşa gider. Hibrit toplantılar farklı değildir, ancak takip ve ilgili eylem noktalarının dijital dokümantasyonuna daha büyük bir önem verilmektedir.

Net, Dijital ve Kapsamlı Takip

Takip sürecinin kesin doğası, toplantının amaçları ve toplantı sırasında nelerin kararlaştırıldığı da dahil olmak üzere bir dizi faktöre bağlı olacaktır; ancak kimin, nasıl ve ne zaman takip edeceği konusunda net olmak önemlidir.

Çoğu durumda, takip süreci toplantı sahibi tarafından gerçekleştirilir, ancak görevin paylaşıldığı durumlar da olabilir. Önemli olan, tüm katılımcılara ana notları gözden geçirme şansı vermek için ayrıntılı bir takibin dijital olarak paylaşılması ve görev süreleri için bir zaman çizelgesinin sağlanmasıdır. Bu, özellikle toplantı sırasında bağlantı sorunları yaşayan ve takibin yalnızca fiziksel olarak mevcut kişilerle şahsen gerçekleştirildiğinden endişe duyan uzak katılımcılar için yararlı olabilir.

Toplantılardan sonra takip için en iyi uygulamalar makalemizde belirtildiği gibi, basit bir toplantı özeti göndermek, katılımcılara en önemli noktaları hatırlattığı için harika bir başlangıç ​​noktasıdır. Ancak, göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz çok sayıda başka takip etkinliği vardır, örneğin:

• Katılımcılara katılımları ve katkıları için teşekkür etmek
• Toplantıda kullanılan tüm destekleyici belgeleri toplamak ve bunları daha fazla inceleme için toplantı özetine eklemek
• Eke koyulacak bir zaman çizelgesi ile sonraki adımları açıkça belirtmek
• Kilit personel üyelerinden durum güncellemeleri veya ilerleme raporları talep etmek
• Temsil edilen eylem noktalarında destek sağlamak için şahsen takip etmek

Geri Bildirim Arayın ve Değişiklikler Yapın

Son olarak, çalışanlardan aktif olarak geri bildirim almak için zaman ayırın ve gerekirse değişiklik yapın. Hibrit toplantılar henüz nispeten yeni olduğundan, bir uyum dönemi olması zorunludur. Uzaktan katılanlarla konuşun ve ne gibi zorluklarla karşılaştıklarını ve iyileştirmelerin yapılıp yapılmayacağını sorun. Yüz yüze katılanlarla görüşün ve donanım ve yazılım çözümlerinin tüm ekip üyeleri arasında gerekli iletişim ve işbirliğini yeterince destekleyip desteklemediğini öğrenin. Dürüst geri bildirimle, ileriye dönük daha verimli hibrit toplantılar için olumlu ayarlamalar yapılabilir.

Son Söz

Dijital dönüşüm, çalışma şeklimizde ve tanışma şeklimizde yeni fırsatlar sağlayarak iş yerlerini büyük ölçüde değiştirdi. Günümüzde mevcut olan teknoloji ile hibrit toplantılar, yüz yüze yapılan toplantılar kadar akıcı olabilir, ancak hatırlanması gereken birkaç en iyi uygulama vardır. İlk olarak, “önce uzaktan” yaklaşımı benimseyin, bu zaten ileri görüşlü herhangi bir şirketin varsayılan ayarı olmalıdır. İkincisi, kapsayıcı olun. Yakınınızdakilere daha fazla dikkat etmeniz doğaldır, ancak hibrit toplantıların başarılı olması için uzak katılımcıların konuşmaya dahil edilmesi hayati önem taşır. Son olarak, seçtiğiniz donanım ve yazılım seçiminin kuruluş içindeki tüm hibrit toplantıların etkinliği üzerinde önemli bir etkisi olacağından, modern iş yerinde işbirliğini destekleyen doğru ekran çözümleriyle toplantı odalarınızı optimize etmeye çalışın.

Hibrit Ekipleri Yönetmek için 10 İpucunu okumak da ilginizi çekebilir. Veya monitörlerden toplantı odalarına kadar hibrit iş yerlerini destekleyen yenilikçi donanım ve yazılım çözümleri için Viewsonic iş yeri çözümleri sayfasını ziyaret edin.