Hot desk çalışma şekli, şirketler arasında güncel bir konu haline geliyor. İnsanların müsait herhangi bir masada veya iş istasyonunda çalışmasına izin vermek ilk başta ilgi çekici bir kavram olarak görünebilir, ancak daha fazla şirket bu konuda geri adım atıyor. Bu uygulamanın pek çok potansiyel faydası olsa da, bazı sakıncaları olmasaydı, gerçek olamayacak kadar iyi olurdu. Bu yazıda, hangi tarafta olduğunuza karar vermeniz için hot desk kullanımının artılarını ve eksilerini inceleyeceğiz.

Hibrit ofisler, hot desk ve bu uygulamanın artıları ve eksileri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Veya ViewSonic iş yeri çözümlerini keşfedin.

Bazı çalışanların ofiste ve diğerlerinin uzaktan çalıştığı hibrit ofisler, bir sonraki “yeni şey” haline geliyor ve hot desk kullanımı da bu tür işyerlerinde popüler bir uygulama haline geldi. Hot desk kullanımı diğer avantajlarının yanı sıra daha fazla esneklik sunduğundan, birçok yönden mantıklıdır. Ancak işverenlerin, kendileri ve çalışanları için doğru olup olmadığı konusunda dikkatlice düşünmeleri gerekir.

Sonraki birkaç satırda, hot desk kavramını, hibrit çalışmayla nasıl ilişkili olduğunu ve modern işyerlerinde neden bu kadar yaygın bir özellik haline geldiğini daha derinlemesine keşfedeceğiz. Ardından, sıcak masa oluşturmanın 5 artı ve eksi yönüne göz atacağız ve bu uygulamayla ilişkili potansiyel sakıncaların yanı sıra avantajlarını da gözden geçireceğiz.

Hot Desk Çalışma ve Hibrit İş Yerleri

Hot desk çalışma, çalışanlara kendi masalarını atamak yerine, müsait olan herhangi bir iş istasyonunda çalışmalarına izin verme uygulaması olarak tanımlanabilir. Açık plan ofislerin yükselişiyle aynı zamana denk gelen 1990’lardan beri popülaritesi artmıştır. Ancak bu uygulamanın kendisi, hem çalışanlar hem de işverenler arasında fikir ayrılığı yaratmaya devam etmektedir.

Personele ofiste veya uzaktan çalışma özgürlüğünün verildiği hibrit işyerlerinde, hot desk çok mantıklı olabilir. Ne de olsa, tüm hibrit çalışma modelinin temel taşı esnekliktir ve insanlara işyerine bile gitmedikleri zaman bireysel bir iş istasyonu atamak, ofis alanı israfı olarak görülebilir.

Yine de, böyle bir yaklaşımın hem artılarını hem de eksilerini dikkatlice düşünmek iyi bir fikir olacaktır.

Hot Desk Çalışmanın 5 Artısı

Hot desk kullanımının artan popülaritesi, sağlayabileceği çeşitli faydalarla doğrudan bağlantılıdır. Bu bölümde, modern profesyonel ortamlar için neden bu kadar çekici olduklarını ve buna ilişkin beş avantajı araştırıyoruz.

1. Hibrit Ofisler İçin Uygun

Hot desk oluşturma ile ilgili önemli bir artı nokta, hibrit çalışma yaklaşımlarıyla son derece uyumlu olmasıdır. Çalışanlar evden çalışma ile ofiste çalışma arasında geçiş yapma esnekliğine sahip olduklarında, oturma açısından da esneklik sağlamak çoğu zaman işe yarayabilir. Bu sadece ofis tasarım trendlerine uygun olmakla kalmaz, aynı zamanda her gün ofiste olması gerekmeyen kişilere masa tahsis etmekten kaçınmak da mantıklı bir uygulamadır.

2. İşbirliğini Teşvik Eder

Bazı hot desk çalışma savunucuları, bu düzenlemenin, çalışanların her gün aynı meslektaşlarla konuşmak yerine, farklı insanlarla etkileşime girmesini kolaylaştırarak işbirliğini teşvik edebileceğini savunuyor. Elbette hibrit bir çalışma modelinde bu, uzaktan çalışanlarla değil, sadece işyerindekilerle alakalı olacaktır. Yine de, yenilik ve iyileştirmelere yol açan türden yeni tartışmaların kıvılcımlanmasına yardımcı olarak faydalı bir avantaj olabilir.

Bu işbirliğini teşvik etmek için uyarlanmış görsel çözümler çok önemlidir. Bu çalışma tarzının mobil ve çok yönlü doğası göz önüne alındığında, USB-C monitörler (sabit veya taşınabilir) herkesin dizüstü bilgisayarlarını doğrudan bağlamasına ve şarj etmesine olanak tanır. Ofis genelinde stratejik noktalara (toplantı ve görüşme odaları, ortak alanlar…) yerleştirilen interaktif ekranlar, aynı zamanda ofiste ve ofis dışında çalışanlar arasında bir bağlantı oluşturulmasına yardımcı olacaktır.

3. Uygun Maliyetli ve Yerden Tasarruflu

Hot desk çalışma lehine en büyük argümanlardan biri, yerden ve dolayısıyla paradan tasarruf etme yeteneğidir. Aslında, açık plan, hot desk düzenine geçmek, bir ofis işletme maliyetlerinde yüzde 30‘a varan tasarruf sağlayabilir; bu tasarruflar özellikle daha önce bölmeler veya özel ofis alanı kullanılan işyerlerinde belirgindir. Hibrit işyerlerinde, personelin bazıları herhangi bir zamanda ofis dışında çalışacağı için daha az masa gerekir.

4. Ortak Seviye Alan Sağlar

Her işyerine ya da her kurum kültürüne uymasa da hot desk kullanımının bir başka olumlu yönü de eşit şartlar sağlaması olabilir. İnsanlar, şirket hiyerarşisinde nerede olurlarsa olsunlar, birlikte otururlar ve yan yana çalışırlar. Bu, yeni işe alınanları işe dahil etmekten, insanların fikirlerini paylaşmaya, kendilerini rahat hissettikleri türden bir çalışma ortamı yaratmaya kadar birçok şey için iyi olabilir.

5. Ofisi Daha Düzenli Hale Getirebilir

Hot desk oluşturma ile ilgili gözden kaçan artı noktalardan biri, ofisi daha düzenli bir yer haline getirme potansiyelidir. Buradaki açıklama basittir – insanlar kendilerine ayrılmış masa alanlarına sahip olmadığında, ofiste eşyalarını ortalıkta bırakma eğiliminde olmazlar. Kişisel iş istasyonları zaman içinde hızlı ve kolay bir şekilde dağınık hale gelebilir, bunun da üretkenliği etkilediği gösterilmiştir ve bu da iş yerini daha az çekici hale getirebilir.

Hot Desk Çalışmanın 5 Eksi Yönü

Hot Desk çalışma ile ilgili bazı önemli faydalar olmasına rağmen, olumsuzlukları da göz önünde bulundurmak gerekir.. Bu bölümde, olası dezavantajlardan bazılarına bakacağız.

1. Dağılma Potansiyeli

Hot desk kullanımına karşı en büyük argümanlardan biri, işyerinde aksamalara neden olma potansiyelidir. İnsanlara kendi iş istasyonlarının garantisi verilmediğinde, boş bir masa arayarak zaman kaybedebilir ve ardından işleri istedikleri gibi ayarlayabilme imkanı bulurlar. Her gün farklı insanların yanında oturmak da ofisin gerçek bir sürekliliği olmadığı hissini yaratabilir ve bazı çalışanlarda rutin eksikliğinin üretkenliklerini etkilediğini görebilir.

2. Artan Dikkat Dağıtıcılar

İşyerinde daha fazla işin aksama olasılığının yanı sıra, dikkat dağınıklığı riski de artar. Bu, ofisin farklı bölümlerinde otururken işbirliği yapmak zorunda olan ekiplerden, daha önce birlikte oturmadıkları insanlara kendilerini tanıtmak zorunda kalan kişilere kadar çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir. Bu önemlidir, çünkü iş, dikkat dağınıklığı nedeniyle kesintiye uğradığında personel arasındaki stres düzeyini artırır ve morali etkileyebilir.

3. Yapı Kaybı / Hiyerarşi

Bazı kuruluşlarda, hot desk aracılığıyla sunulan eşit şartlar değerli olabilir, ancak herkese uygun olmayabilir.. Bazı şirketlerin net bir hiyerarşiye sahip olması gerekirken, diğerlerinin de insanların nerede ve kiminle birlikte çalıştığı konusunda net bir yapıya sahip olması gerekir. Örneğin, hot desk çalışma aynı ekip üyeleriyle birlikte oturan kişilerde bir değer yaratabilirken, yapı ve hiyerarşi kaybı riskini alarak daha az organize bir ortama yol açabilir.

4. Aidiyet Duygusunu Engelleyebilir

Çalışan değişim oranını en aza indirmek ve çalışan moralini en üst düzeye çıkarmak için, ideal olarak, çalışanlar arasında bir aidiyet duygusu yaratmak istersiniz. Hot desk çalışma bazen ekip oluşturmanın önüne geçebilir. Çalışanların kendilerine ait bir çalışma alanı olmadığında, kendilerini yerleşik hissetme olasılıkları daha düşük ve huzursuz hissetme olasılıkları daha yüksek olabilir. Hot desk aynı zamanda çalışanların, çalışma alanlarında ayarlamalar yapmasını engelleyerek, her bir iş istasyonunu daha az kişiselleştirilmiş ve daha genel hale getirir.

5. Hijyen ve Sağlık Sorunları

Son olarak, hot desk kullanımının hijyen sorunlarına yol açabilme potansiyelin çalışanlar için kötü olabileceğini gösteren bazı kanıtlar var. Çalışma haftası boyunca ve hatta herhangi bir günde birden fazla kişi aynı ekipmanı kullandığında, mikroplar ve bakteriler daha kolay yayılabilir. Sağlık durumu da olumsuz etkilenebilir. Örneğin, bazı çalışanlar, kendi iş istasyonları varsa daha kolay olan sandalyelerinde ekstra desteğe veya daha düşük bir masa yüksekliğine ihtiyaç duyabilir.

Son Söz

Açık plan ofislerin ve hibrit çalışma düzenlemelerinin yükselişi, birçok işletmenin hot desk sistemini oturma politikası olarak benimsemesine yol açtı. Uygulamanın, yerden ve paradan tasarruf etme yeteneği gibi bazı önemli faydaları vardır. Ancak daha fazla bozulma yaratma eğilimi gibi dezavantajları da bulunmaktadır. En iyi durumda, hot desk çalışma büyük esneklik sunar ve özellikle uyarlanmış iş istasyonuyla eşleştirilirse çalışma alanını dengeleyebilir. Ancak bu yaklaşımı benimsemeye karar vermeden önce olumsuz yönleri de düşünmelisiniz.

Diğer işyeri trendleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, hibrit çalışma hakkındaki makaleyi kaçırmayın veya doğrudan ViewSonic’in hot desk çalışma için uyarlanmış çözümlerine gidin.