Hem uzaktan hem de işyerinde fiziksel olarak çalışanlardan oluşan hibrit ekipler, işletmelerin maliyetleri düşürmelerine, üretkenliği artırmalarına ve sıkıntılı zamanlarda daha atik davranmalarına yardımcı olabilir. Ancak bu yeni sistemle birlikte, geleneksel işyeri parametreleriyle eğitilmiş yöneticiler için yeni bir dizi zorluk ortaya çıkmaktadır.

Hibrit ekipleri yönetmenize yardımcı olacak 10 ipucu için okumaya devam edin veya modern iş yeri hakkında daha değerli bilgiler için doğrudan ViewSonic iş yeri çözümleri sayfasına gidin.

Hibrit ekipler, ofiste, uzaktan ve bazı günlerde ofiste, diğer günlerde uzaktan çalışma esnekliğine sahip olan çalışanlardan oluşan takımlar olarak tanımlanabilir. Sistem, esas olarak, çalışanlar ve işverenler için uzaktan çalışmanın faydalarını bir araya getirirken, merkezi bir ofis ve gerektiğinde yüz yüze işbirliğinin değerini korur.

Bununla birlikte, iki iş modelinin kombinasyonu ve çalışanların bunlar arasında hareket etme esnekliği dikkatli yönetilmezse, operasyonel zorluklar ortaya çıkarır. Bu yazıda, hibrit çalışma modelinin yanı sıra hibrit ekiplerin yöneticilerine, ekiplerinden en iyi şekilde yararlanmalarında yardımcı olabilecek 10 ipucu sunuyoruz.

1. Hibrit Takımlar: Kuralları Belirlemek

Hibrit ekipleri başarılı bir şekilde yönetmenin ilk adımı, hem ofiste hem de uzaktan çalışanlar için eşit olarak geçerli olan bir dizi birleştirici kural oluşturmaktır. Bunu yapmak, işgücünün daha çok tek bir ekip gibi hissetmesine yardımcı olacak ve iyi yönetilen bir ekibin gerekli tutarlılığını sağlayacaktır.

İletişimin çoğunluğunun tüm çalışanları kapsayacak şekilde çevrimiçi olarak gerçekleştiği uzaktan öncelikli bir yaklaşımla, çalışanların her zaman fiziksel olarak mevcut olmayan iş arkadaşlarıyla nasıl ve ne zaman iletişim kuracaklarını ve işbirliği yapacaklarını net bir şekilde anlamaları için kuralların oluşturulması gerekecektir. Örnekler arasında ekip liderleriyle iletişim kurmak için açık iletişim kanalları oluşturmak, esneklik sunuluyorsa çalışanların güne ne zaman başlayıp ne zaman bitebileceklerine ilişkin kuralların belirlenmesi ve çalışanların iletişime yanıt vermesinin beklendiği zamanların tanımlanması sayılabilir.

Tüm çalışanlar için eşit parametreleri net bir şekilde tanımlayarak, olası karışıklıkları ortadan kaldırabilir, ofis ve uzaktan çalışanlar arasında bir ayrımı önleyebilirsiniz.

2. Bireysel ve Takım Hedefleri Belirleme

İster yerinde ister uzaktan çalışıyor olsunlar, çalışanları görev başında tutmanın en iyi yollarından biri net hedefler belirlemektir. Daha spesifik olarak, işin amaçlarını ilerleten kolektif hedefler ile kişisel gelişime yardımcı olan bireysel hedeflerin bir kombinasyonu olmalıdır. Bu hedeflerin ayrıca SMART olması gerekir, yani:

• Belirli / Spesifik
• Ölçülebilir
• Ulaşılabilir / Elde edilebilir
• Gerçekçi
• Zaman Sınırlı / Zamana Duyarlı

Hedefler veya hedefler çok belirsiz, gerçekçi olmayan veya ölçülmesi imkansız olduğunda, destekten çok engel haline gelirler. Bununla birlikte, SMART hedefleri, bir yöneticinin fiziksel varlığı olmadan hibrit çalışanlara amaç ve net bir odaklanma sağlamaya hizmet edebilir.

3. Çoklu İletişim Araçları Sağlama

Hibrit ekipler, optimize edilmiş uzaktan işbirliği için büyük ölçüde video konferans yazılımına dayandıkları içine Zoom ve Microsoft Teams gibi platformlar önemli bir rol oynamaktadırlar. Ancak bunun ötesinde, personelin kendilerine açık başka iletişim kanalları da olmalıdır. İşin doğasına bağlı olarak bu, şirket telefonu, özel kanallı dahili bir mesajlaşma sistemi, e-posta veya yukarıdakilerin tümünü kapsayan araçları sağlamak anlamına gelir. Ancak belirtildiği gibi, sıradan sohbetlerde önemli bilgilerin kaybolmasını veya tersine, önemli bilgiler için ayrılması gereken kanalların alakasız konuşmalarla tıkanmasını önlemek için her bir kanalın ne zaman ve nasıl kullanılacağına ilişkin kurallar ve protokolün yöneticiler tarafından açıkça belirtilmesi gerekir. Ayrıca, iletişim aşırı yüklenmesine karşı dikkatli olmakta fayda vardır. “Önce uzaktan” yaklaşım, çoğu iletişimin çevrimiçi yapılmasını gerektirdiğinden, sürekli bildirimler dikkat dağıtıcı olabilir. Bu nedenle yöneticiler, çalışanların her bildirime yanıt vermek zorunda kalmadan önemli gelişmelerden haberdar olmaları için bir yol bulmalıdır.

4. Entegre Yazılım Yoluyla Süreçleri Otomatikleştirme

Bir önceki makalemiz olan Hibrit İşyeri Modelini Şirketinizde Nasıl Uygularsınız‘da, herkesin, nereden çalıştıklarına bakılmaksızın, araçlara ve bilgilere eşit erişimini sağlamak için Microsoft Office 365 veya Google Workspace koleksiyonu gibi merkezi, bulut tabanlı bir sistem kurmanın önemine baktık.

Bu entegre platformlar, özellikle hibrit ekipler için, doğru kullanıldığında yüzlerce çalışma saati kadar tasarruf sağlayabilecek bir otomasyon düzeyi sunar. Yöneticiler, platformdaki tüm ilgili uygulamalara otomatik olarak kaydolan tek bir uygulama içinde gerçekleştirilen eylemlerle, ekip üyelerinin her zaman en güncel bilgileri almasını sağlayabilir. Ancak, platformların tam potansiyelleriyle kullanılmasını ve tüm çalışanların ilgili yazılımı kullanmak için uygun şekilde eğitilmesini sağlamak, yöneticinin sorumluluğundadır.

5. Ekip Toplantılarını ve Tartışmalarını En Üst Düzeye Çıkarma

Hibrit bir ekip içindeki toplantılar, yüz yüze ve uzak katılımcıların bir karışımını içerebileceğinden biraz farklı bir biçim alır. Ancak, video konferans ve tele-iletişim alışkanlığı arttıkça, bu tür toplantılar bir zamanlar olduğundan çok daha yaygın ve akıcı hale geldi. Yine de, geleneksel toplantıların başına bela olan aynı sorunlar – yönlendirme eksikliği, zaman kaybı ve alakasız davetler – ortadan kalkmadı.

Ancak hibrit çalışmaya geçiş, yöneticilere ekipler içindeki toplantı formatlarını ve en iyi uygulamaları ele almaları için iyi bir fırsat sunabilir. Açıkça tanımlanmış bir gündemin nasıl sunulacağı, çalışma saatlerinin boşa harcanmasını önlemek için kimi davet edileceği ve nasıl takip edileceğini konusunda verilecek bir eğitim, verimli çevrimiçi toplantıların nasıl yürütüleceğine dair temel bir özet ile birleştirilebilir. Çoğu video konferans platformunun son derece kullanıcı dostu olmasına rağmen, bağlantı, ekran paylaşımı ve işbirliği ile ilgili aksilikler hala çok yaygın olarak meydana gelmektedir..

Başarılı toplantıların nasıl yürütüleceğiyle ilgili daha fazla ipucu için, Etkili Bir Toplantı Nasıl Yürütülür – Toplantılarda Eksiksiz Özet ve Zaman Kaybı? bölümünü okuyun. (Ve Bu Konuda Ne Yapmalı).

6. Daha Fazla Esneklik Sunmak

Muhtemelen hibrit çalışma modelinin yükselişini etkileyen en büyük faktör, çalışanlar için daha fazla esnekliğe yönelik doğrudan talep olmuştur ve esnek çalışma programlarının faydaları ve çalışanların moralini artırma yetenekleri hakkında çok şey yazılmıştır.

Hibrit çalışma modeli bu talebi çalışanlara yer seçim hakkı vererek cevaplarken, daha fazla esneklik için hala yer bulunmaktadır. Örneğin, esnek zaman düzenlemeleri, 9’dan 5’e kadar bir düzenlemeye sıkı sıkıya bağlı kalmak yerine, insanların işe ne zaman başlayacaklarına karar vermelerine olanak tanır. Benzer şekilde, insanların yoğun çalışma haftalarında veya diğer esnek çalışma düzenlemelerinden herhangi birinde çalışmasına izin vermeyi düşünebilirsiniz.

Hibrit ekiplerin yöneticisi olarak bu, daha fazla özerklik, sağlıklı bir iş-yaşam dengesi ve profesyonel yaşamları üzerinde daha fazla kontrol ile motive olmuş bir ekip arasında mükemmel dengeyi bulmayı ve yine de şirket amaç ve hedeflerine ulaşılmasını sağlamayı gerektirecektir.

7. Sosyal İzolasyon Duygularını Önleme

İnsanların uzaktan çalıştığı herhangi bir kurulumda, sosyal izolasyon duygularının gelişmesini önlemek için adımlar atmanız önemlidir. İnsanlar ofis dışında daha uzun süre geçirdikçe bu sorunun ortaya çıkması daha olası hale gelir ve özellikle kendi başına yaşayan ve düzenli olarak evden çalışan çalışanlar için önemli olabilir.

Toplantıları teşvik etmenin yanı sıra, uzaktaki personelle görüşmek ve onlarla iş/yaşam dengesi ve diğer konular hakkında konuşmak önemlidir. Mümkün olduğunda, meslektaşları ile daha geleneksel sosyal etkileşimlerden faydalanabilmeleri için uzaktan çalışanları zaman zaman ofiste görünmeye teşvik etmek de faydalı olabilir.

Yöneticilerin uzaktan çalışanları yönetirken karşılaştıkları tek zorluk sosyal izolasyon olmadığından, İşverenler için Evden Çalışmanın 10 Zorluğu (Ve Nasıl Çözülür) okumak da ilginizi çekebilir.

8. Ergonomik Çalışma Ortamlarının Benimsenmesi

Uzaktan ve hibrit çalışma söz konusu olduğunda, en sık ortaya çıkan kelime verimliliktir. Evden çalışanların eşit veya daha yüksek üretkenlik düzeylerine ulaşabileceklerini gösteren kanıtlar olsa da, her iki iş ortamının kalitesini ve ergonomisini hesaba katmamak saflık olur.

Hibrit ekiplerde, üretkenlik ve sonuç beklentileri her iki alanda da aynı kalacağından, hem ofis ergonomisine hem de evdeki ergonomiye odaklanmak önemlidir. Bu, personelin monitörlerinin uygun konumlandırılması hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak, ergonomik masa ve sandalyelere yatırım yapmak, ergonomi düşünülerek tasarlanmış ekipman satın almak ve personeli doğru zamanlarda mola vermeye teşvik etmek anlamına gelir.

9. En İyi Teknoloji Çözümlerinden Yararlanma

2020 salgını, uzaktan ve hibrit çalışanları desteklemek için tasarlanmış iletişim ve işbirliği yazılım platformlarında patlamayı tetikledi. Ancak bu dalganın yavaşlaması pek olası değil. Yeni platformlar ortaya çıkacak ve mevcut platformlar, değişen bir iş gücünün gelişen ihtiyaçlarını desteklemek için daha hassas bir şekilde ayarlanacak.

Bu nedenle, hibrit ekiplerin operasyonlarını ve yönetimini en iyi şekilde desteklemek ve rakiplerin daha hızlı hareket ederek avantaj elde ettiği durumlardan kaçınmak için en son teknoloji trendlerini takip etmek önemlidir.

Birçok kuruluşta daha iyi işbirliğini kolaylaştırmak üretkenliğin anahtarıdır;, bu nedenle dijital tahta gibi çözümlerin hibrit ekiplerin fikirlerini paylaşmasına yardımcı olmada nasıl bir rol oynayabileceğini düşünün. Bazı durumlarda, uzaktaki çalışanlar için daha etkin bir şekilde çoklu görev yapmalarına olanak tanıyan çift monitör veya ikinci ekran sağlamanın da değeri olabilir.

10. Hibrit Takım Rol Modeli Olarak Hizmet Edin

Hibrit ekipleri yönetmek için son ipucu, önden liderlik etmektir. Basit bir ifadeyle, bu, ekibinizde görmek istediğiniz türden davranışlar sergilemeniz gerektiği anlamına gelir.

Hibrit çalışma kuruluşunuz için yeniyse, ekip üyeleri en iyi uygulamaları oluştururken yöneticilere bakacak ve onların liderliğini takip edeceklerdir. İletişim tarzından toplantı biçimlerine ve sonuç beklentilerine kadar, ekip üyelerinin çıtayı belirlemek için yönetimi örnek alması çok olasıdır.

Son Söz

Hibrit ekiplerin yönetimi geleneksel yönetimden farklı olabilir, ancak aynı ilkelerin çoğu hala geçerlidir. İyi iletişim her zaman etkin yönetimin bir parçası olmuştur; hibrit ekiplerdeki tek fark, iletişimin çevrimiçi ortama taşınmasıdır. Aynı şey etkili toplantılar için de söylenebilir. Tekrarlamak gerekirse, insan yönetimi yeni bir şey olmamakla beraber hibrit bir şirkette, grup deneyimi artık birbirinden farklı olabilecek bireysel deneyimlere bölündüğü için çalışan yönetiminin çok daha bireysel bir düzeyde gerçekleşmesi gerekmektedir.

Hangi zorluklarla karşılaştıklarını görmek için her zaman ekip üyelerini takip ettiğinizden, gerektiğinde sistemleri ve operasyonları optimize ettiğinizden ve ekibiniz için bir örnek oluşturmak için önden liderlik ettiğinizden emin olun.

Daha faydalı yönetim ipuçları için, Uzaktan Ekip Yönetimi: Etkili Ekiplere Liderlik Etmek İçin En İyi 15 Uygulama bölümünü okuyun. Modern iş dünyasının tüm yelpazesini destekleyen bir dizi yenilikçi çözüm için ViewSonic iş yeri sayfasını da ziyaret edebilirsiniz.