Birçok şirket için hibrit çalışma modeli yeni bir çalışma şekli iken, diğerleri için geleceği temsil ediyor. Halihazırda birçok endüstri lideri firma tarafından benimsenen hibrit çalışma modeli, şirket hedeflerini daha esnek çalışma düzenlemelerine yönelik artan taleple birleştirebilmektedir. Ancak zorluk, geleneksel bir işyerinde hibrit çalışma modeline minimum aksaklık ile nasıl başarılı bir şekilde geçileceğidir.

Hibrit çalışma modelini şirketinizde uygulamaya yönelik beş önemli adımı okumaya devam edin veya ofis, uzaktan ve hibrit çalışmayı destekleyen yenilikçi görüntüleme çözümleri için ViewSonic iş yeri çözümleri sayfasını ziyaret edin.

İşletmeler hibrit çalışmanın faydalarını ve çalışanların moralini artırma potansiyelini giderek daha iyi anladıkça, daha fazla şirket hibrit modele tam olarak nasıl geçileceğini, operasyonların etkilenmemesini nasıl sağlayacağını ve sistemin tüm çalışanlar için eşit ve adil bir deneyim sunmasını nasıl sağlayacağını araştırıyor.

Hibrit modelin farklı organizasyonlarda farklı şekilde uygulanabilecek birçok varyasyonu olsa da, bu makale hibrit çalışma modelinin herhangi bir varyasyonunda sağlıklı bir temel oluşturmak için gerekli temel adımları inceleyecektir.

Hibrit Çalışma Modeli Nedir?

İşyerinde iletişim kurma ve ortak çalışma şeklimizdeki dijital dönüşüm, ofiste fiziksel olarak bulunmanın önemini önemli ölçüde azalttı. Bulut tabanlı sistemler ve telekomünikasyona karşı artan aşinalık sayesinde, daha fazla şirket, etkin bir şekilde hibrit çalışma modeli olarak bilinen, ofiste çalışma ve önceden tanımlanmış belirli sınırlamalar dahilinde uzaktan çalışma arasında geçiş yapma özerkliği ile çalışanlarını güçlendirmeyi seçiyor.

Google ve Facebook‘un ardından Apple da, çalışanlarının Pazartesi, Salı ve Perşembe günleri ofiste çalışmasının beklendiği, ancak isterlerse Çarşamba ve Cuma günleri uzaktan çalışabilecekleri bir hibrit çalışma modelinin uygulandığını duyurdu.

Esasen, hibrit çalışma modeli, birçok durumda merkezi bir ofise sahip olmanın avantajlarını ve gerekliliğini korurken, çalışanların talep ettiği esnekliği sağlayarak, iki sistemin en iyi tarafından yararlanmaya çalışır. Hibrit çalışma, esnek çalışma süresi ve sıkıştırılmış çalışma haftaları gibi diğer esnek çalışma düzenlemeleriyle de çok etkili bir şekilde harmanlanabilir.

Hibrit Model Nasıl Uygulanır?

Hibrit çalışma modelinin uygulamasındaki zorluk, büyük ölçüde şirketin mevcut altyapısına bağlıdır ve çoğu durumda bir adaptasyon süreci gerektirmektedir.. Ancak aşağıdaki beş adım, şirketiniz için başarılı bir hibrit model oluşturmak için gerekli temeli sağlamaya yardımcı olacaktır.

1. Merkezi, Bulut Tabanlı Bir Sistem Kurun

Hibrit çalışma modelini uygulamanın en önemli gereklerinden biri, tüm çalışanların, bulundukları yerden bağımsız olarak iletişim kurmak, işbirliği yapmak ve işleri etkili bir şekilde yürütebilmeleri için ihtiyaç duydukları araçlara kolay ve eşit olarak erişimlerini sağlamaktır. Bu nedenle, iletişimden dosya paylaşımına ve görev yönetimine kadar her şey için bulut tabanlı bir modelin benimsenmesi neredeyse her zaman gereklidir.

Dikkat edilmesi gereken üç temel husus, uzaktan çalışanlar için erişim engelleri, uyumluluk sorunları ve güvenlik endişeleridir.

Yeterli bütçeye sahip şirketler için Microsoft Office 365, kelime işleme, elektronik tablo işleme ve görev yönetiminden Microsoft Teams aracılığıyla video konferansa kadar eksiksiz ofis araçları yelpazesini kapsayan kapsamlı, güvenli ve tam entegre bir çözüm sunar. Daha ucuz alternatifler mevcut olsa da, bunlarda entegrasyon ve uyumlulukta genellikle zaman alıcı ve potansiyel olarak can sıkıcı sınırlamalar olabilir.

Operasyonları tek bir bulut tabanlı ekosisteme taşıma süreci zaman alacağından, çalışanların yeni araçlara ve süreçlere alışması için bir uyum süreci olacaktır. Ancak bu, çalışanların ofis ve uzaktan çalışma arasında sorunsuz bir şekilde hareket edebildiği hibrit bir çalışma modelinin uygulanmasına yönelik ilk ve muhtemelen en önemli adımdır.

2. Çalışmak için ‘Önce Uzaktan’ Yaklaşımını Benimseyin

Uzaktan çalışmanın, iletişimden toplantılara ve proje yönetimine kadar her şeyde varsayılan olarak görüldüğü, hem ofiste hem uzaktan çalışanların bilgiye eşit şekilde erişim sağlayabildiği “önce uzaktan” çalışma yaklaşımının benimsenmesi, merkezi ve bulut tabanlı bir sistemler kadar eşit derecede önemlidir.

Bu, şirket sisteminde değişiklik gerektireceği kadar, küçük soruların şahsen sorabilen, ofis koridorlarında resmi olmayan toplantılar yapan, aldıkları kararları bazen belgelemeyen ve geleneksel bir ofis ortamına alışmış olan çalışanların zihniyetinin de değişmesini gerektirecektir. “Önce uzaktan” yaklaşımla, küçük sorular bile tanımlı chat gruplarında sorulur, toplantılar uzaktan çalışanlar için erişilebilir hale getirilir ve tüm güncellemeler ve kararlar belgelenir.

Böyle bir yaklaşım uygulandığında, uzaktan çalışmaya bağlı birçok dezavantajı ortadan kaldırır, ofisten ve uzaktan çalışanlar arasındaki ayrımı ortadan kaldırırsınız. Ayrıca, COVID-19 salgını sırasında pek çok kişide olduğu gibi, çalışanların işyerine gidemeyebilecekleri durumlarda uzaktan öncelikli bir yaklaşım da avantajlı olabilir.

3. Uzaktan İşbirliğini Optimize Edin

Merkezi, bulut tabanlı bir sistem ve uzaktan ilk yaklaşımı uygulamak, hibrit çalışma modelinin temellerini atacak olsa da, nihai başarı, özellikle ofisten ve uzaktan çalışanların arasındaki ekip işbirliğinin yeteneği ve etkinliğine bağlı olacaktır.

Bu adım, büyük ölçüde tüm çalışanların çevrimiçi işbirliğine yardımcı olacak doğru donanım, etkili yazılım ve işbirliği araçlarının tam potansiyellerinde kullanıldığından emin olmak için bir düzeyde eğitime sahip olmasına dayanır. Ekip ve proje liderlerinin atanması gibi ekip yapılanması olan etkili iletişim kanalları da önemli bir rol oynayacaktır.

Etkili uzaktan işbirliği ve bunun nasıl yönetileceğine derinlemesine bir bakış için, Uzaktan İşbirliği – Uzaktan İşbirliği Neden Önemlidir, Uzak Ekiplerde İşbirliği Nasıl Optimize Edilir ve  başlıklı makalelerimizi okuyun.

4. Çalışan Geri Bildirimi İsteyin (ve Yanıtlayın)

Teorik olarak, hibrit çalışma modeli, işveren ve çalışan için her iki tarafın da sistemden kazanç elde edeceği, bir kazan-kazan durumudur. Ancak gerçekte, uyum süreci, farklı bireyleri önceden tahmin edilemeyecek şekillerde etkileyebilir.

Bu nedenle, hibrit çalışma modelinin uygulanmasının, çalışan geri bildirimlerinin toplanması ve yanıtlanmasının net olarak tanımlandığı bir süreç içermesi son derece önemlidir. Hem ofis hem de uzaktan çalışan personele, karşılaştıkları zorluklar, iyileştirmenin nerede sağlanabileceğini düşündükleri ve hangi günlük engellerle karşılaştıkları konusunda danışılmalıdır.

Bu adım için en iyi uygulama, şirket kültürü ve personel sayısı gibi dahili faktörlere bağlı olarak, kuruluştan kuruluşa farklılık gösterecektir. Bazı ortamlarda, çalışanların sonuçlarından korkmadan konuşabilecekleri anonim geri bildirim istemek daha yararlı olabilirken, diğer zamanlarda daha şeffaf olmak daha iyi olabilir.

5. Ofis ve İşyeri Tasarımını Yeniden Gözden Geçirin

Son olarak, iş yerinde hibrit bir model uygularken, ofisinizi ve tasarımını göz önünde bulundurmakta fayda vardır. Ofiste daha az personel ve daha fazla çevrimiçi toplantı olması, ofis içindeki alanların daha verimli kullanılabilecek şekilde yeniden tasarlanabileceği anlamına gelecektir.

Bir önceki yazımız olan İşbirlikçi Toplantı Alanları: Trendler, Türler ve Teknolojiler‘de, konferans odalarının nasıl küçüldüğünü, mobilyaların nasıl daha fazla konfor odaklı hale geldiğini ve uzaktan işbirliğini kolaylaştırmak için teknolojinin nasıl uygulandığını inceledik. Toplantı alanlarının dışında mevcut ofis alanınızı da tamamen küçültmek mümkün olabilir.

Alternatif olarak, mevcut ekstra alanın size işinizi büyütme, daha fazla personel işe alma ve/veya yeni ekipmandan yararlanma olanağı sağladığını görebilirsiniz. Önemli olan, ofisinizin, daha geleneksel bir yaklaşımla yaratılmış olmasıyla yetinmek yerine, hibrit çalışma düşünülerek tasarlandığından emin olmaktır.

Son Söz

Hibrit çalışma modelinin hem işverene hem de çalışana sunacağı çok şey olsa da, uygulanması zaman alacak ve bu yolda birkaç engel olacaktır. Tüm operasyonları merkezi, bulut tabanlı bir platforma taşımak, birçok süreci yeniden düşünmek anlamına gelecek ve önceki sisteme alışmış personel için uzun bir uyum süreci gerektirecektir. Aynı şey, artık uzaktan işbirliği yapmayı öğrenmek ve tüm resmi iletişimin çevrimiçi olarak gerçekleşmesini sağlamak zorunda olan personel için de söylenebilir. Sorunların ortaya çıktıkça ele alındığından emin olmak için geçiş döneminde, tüm personel üyelerini hem bireysel hem de bir bütün olarak takip ettiğinizden emin olmalısınız.

Bu makaleyi faydalı bulduysanız, İşverenler için Evden Çalışmanın 10 Zorluğunu (Ve Nasıl Çözülür) okumak da ilginizi çekebilir. Modern iş yeri hakkında daha değerli bilgiler için ViewSonic iş yeri çözümleri sayfasını da ziyaret edebilirsiniz.