.Etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini öğrenmenin büyük bir kısmı iletişimle ilgilidir, bu nedenle bu alan kuvvetle vurgulanmalıdır. Toplantılarda daha iyi iletişim kurmayı öğrenmek, işin genel sonuçlarını iyileştirecek, işi daha daha üretken hale getirecek ve hedeflere ulaşma olasılığını yükseltecektir.
Toplantılarda iletişiminizi geliştirmenin beş yolunu öğrenmek için okumaya devam edin. Toplantılarda daha iyi iletişim için ViewSonic işbirliği araçlarını ve yazılımlarını da keşfedebilirsiniz.
Etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini anlamak, başarılı iş liderliğinin önemli bir parçasıdır ve iletişim bu konuda çok önemli bir rol oynar. Fikirleri net bir şekilde aktarabilir, insanların dikkatini çekebilir, beden dilini etkin kullanabilir ve konuşmaları doğru yöne yönlendirebilirseniz, toplantılarınız çok daha başarılı olacaktır.
Daha iyi toplantılar yapmak önemlidir çünkü birçok iş toplantısı odaktan yoksundur ve olması gerekeni başaramaz. Bu makalede, toplantılarda daha iyi iletişim kurabilmeniz için beş özel ipucu sunuyoruz.
Etkili Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir: İletişimin Önemi
İş toplantılarının başarısının veya başarısızlığının, iletişiminizin etkinliğine ve diğer katılımcıların iletişim becerilerine bağlı olacağını söylemek abartı olmaz. Açıkça konuştuğunuzdan ve görüşlerinizi herkesin kolayca anlayabileceği bir şekilde aktardığınızdan emin olmalısınız.
Anlaşılması gereken bir diğer önemli nokta, iletişimin tek yönlü olmadığıdır. İyi bir içerik sunarak iyi bir hatip olabilirsiniz, ancak iyi bir dinleyici değilseniz, genel olarak etkin iletişim kurma yeteneğiniz zorlanacaktır.
İletişiminizi geliştirmenin en iyi yollarından biri, toplantılarınızı kaydetmek ve onları tekrar dinlemektir. Birçok insan kendilerini dinleme deneyiminden hoşlanmasa da neyi iyi yaptığınızı ve nerede iyileştirmeler yapmanız gerektiğini anlamanın en iyi yolu budur. Tabii ki, ayrıca bilinmesi gereken bazı önemli ipuçları da bulunmaktadır.
Toplantılarda Daha İyi İletişim Kurmanıza Yardımcı Olacak Beş Önemli İpucu
Aşağıdaki beş ipucunun tümü, iyi iletişim uygulamaları yoluyla etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini öğrenmenize yardımcı olacaktır.
Mümkün Olduğu Kadar Planlanan Konulara Bağlı Kalın
Birleşik Krallık, Fransa ve Almanya’daki şirketler üzerinde yakın zamanda yapılan bir araştırma, ortalama bir çalışanın verimsiz toplantılarda her yıl yaklaşık 13 iş gününü boşa harcadığını ortaya çıkardı. Bunun nedenlerinden biri, birçok toplantının odaktan yoksun olması ve temel hedeflerden uzaklaşmasıdır.
Bunu önlemek için, toplantıyı önceden planlamanız ve planlanan konulara mümkün olduğunca sıkı sıkıya bağlı kalmanız gerekir. Bazı toplantılarda, diğer konuları ele almak için toplantı sonunda ayrıca konuşma açma fırsatı olabilir; ancak toplantının yararlı bir sonuç vermesi için odak her zaman ana konu üzerinde olmalıdır.
Toplantının sahibi veya atanmış bir katılımcı, konuşma konularına rehberlik etme ve konuşmanın yanlış gitmesi durumunda tüm katılımcıları konuya geri döndürme rolüne sahip olabilir. Toplantı sırasında tüm konuların kapsandığından emin olmak için bir kontrol listesi hazırlayın. Bu, herkese zaman kazandıracak ve ekip içinde üretkenliği artırmaya yardımcı olacaktır.
En İyi Teknolojiyle İletişimi Geliştirin
Düşüncelerinizi organize etmek ve doğru şeyleri söylemek hayati öneme sahip olsa da toplantılardaki iletişiminizin fiili etkinliği, ilgili teknolojinin akıllı kullanımıyla potansiyel olarak artırılabilir.
Özellikle toplantıların çeşitli konum ve saat dilimlerinden katılımcıları içerdiği durumlarda, uzaktan ve hibrit toplantıları destekleyecek cihaz ve yazılımlara sahip olmak önemlidir. Örneğin, interaktif bir ekran, daha net iletişim için görsel bilgi ve multimedya içeriği sağlamaya yardımcı olabilir. Zoom gibi yazılım çözümleriyle uyumlu myViewBoard ekosistemiyle, uzakta olan katılımcılarla çok daha etkin bir şekilde iletişim kurabilirsiniz.
Toplantıyı evden yapıyorsanız, uzaktan iletişimi geliştiren kaliteli bir monitöre yatırım yapmak akıllıca olacaktır. Bazı monitörler, kendi evinizin rahatlığında bile sunum yapmanızı sağlayan ergonomik özelliklere sahiptir. USB-C monitörler, içeriği paylaşma ve sunma şeklinizi düzene sokabilir ve toplantıdaki katılımcıların bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde kolayca görüntüleyebilmelerini sağlar.
Beden Dilinize Dikkat Edin
İnsanlar iletişim hakkında düşündüklerinde, hemen sözlü veya yazılı iletişimi akıllarına getirirler. Oysa diğer insanlarla iletişim kurma şeklimizin önemli bir kısmı beden dili aracılığıyla gerçekleşir. Bu nedenle, toplantılarda daha iyi iletişim kurmak için kendinize çok dikkat etmeniz gerekir.
Forbes’tan liderlikte beden dili üzerine bir makalenin işaret ettiği gibi, insanlar beden dilinize göre ani kararlar verirler. Bir toplantıdan önce, nasıl oturduğunuzu veya ayakta durduğunuzu bilinçli olarak düşünmeniz gerekir. Kolları kavuşturmak gibi kapalı beden dillerinden kaçının ve toplantıda diğer insanlarla bol bol göz teması kurmaya çalışın ve iyi bir duruş benimseyin.
Başkalarını Sohbete Dahil Etmek İçin Sorular Sorun
Her zaman mümkün veya uygun olmasa da, katılımcılar sadece uzun bir konuşmayı dinlemek yerine bir sohbete dahil olduklarında toplantılar daha iyi sonuç verir. Ancak, toplantıya katılanların bir kısmı araya girmekte veya görüşlerini gönüllü olarak vermekte isteksiz olabilir, bu yüzden sorular çok önemlidir.
Akıllıca sorular sorarak, konuşmayı ilerletebilir ve katılımcılardan belirli fikirler alabilirsiniz. Soruları gruba sorarak, katılımcılardan gönüllü olarak yanıt alabilir veya direkt olarak katılımcıya sorup, onları meşgul edebilirsiniz.
Gereksiz Dikkat Dağıtıcı Unsurları Minimumda Tutun
Son olarak, toplantılarda iletişim kalitesini artırmak için bir başka önemli ipucu, gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları mutlaka minimumda tutmaktır. Temel olarak, odanın ses geçirmez olduğundan veya istenmeyen arka plan gürültülerinden yeterince uzakta olduğundan emin olmanız gerekir; ancak aynı zamanda odanın içindeki dikkat dağıtıcı unsurları da ortadan kaldırmaya ihtiyaç vardır.
Inc. Magazine’deki bir makalede, çalışanların %80’i toplantılarda cep telefonlarının dikkat dağıtıcı olabileceğini biliyor. Ancak, yaklaşık %50’si yine de bunları kullanıyor. Tüm toplantı katılımcılarına, toplantı sırasında iletilen mesajlara dikkat edebilmeleri için cep telefonlarını veya dizüstü bilgisayarlarını uzak tutmalarını kibarca hatırlatabilirsiniz.
Toplantıdaki cihaz sayısını gerekli olanlarla sınırlayın. Katılımcıların toplantıya katkıda bulunmak için dizüstü bilgisayarlarına ihtiyaçları yoksa, onları masalarda bulundurmaktan kaçının. Kağıt bildirilere ihtiyaç duyulabilir, ancak katılımcıların konuşmaları dinlemek ve içeriği okumak arasında kaldığı durumlardan da kaçınmanız gerekir.
Son Söz
İletişim, etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini anlamanın kritik bir bileşenidir ve daha iyi iletişim kurmayı öğrenmek, herkesin zamanını boşa harcayan verimsiz bir toplantı ile temel hedeflere ulaşan iyi bir toplantı arasındaki fark olabilir.
Söylediklerinizin bir amacı olmalı ve konu üzerinde kalmalısınız. Ancak, iletişimin sadece tek yönlü olmadığını ve sadece söylediklerinizle ilgili olmadığını da unutmamalısınız. Başkalarını tartışmaya dahil edin ve beden dilinize dikkat edin. Teknolojiyi etkili bir şekilde kullanın ve gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.
Toplantıları kaydetmek ve onları dinlemek, güçlü ve zayıf alanları tespit etmenin harika bir yoludur. Siz iletişiminizi geliştirdikçe, iş toplantılarınızın genel kalitesi de kaçınılmaz olarak artacaktır.
Daha iyi şirket refahı ve daha yüksek üretkenlik için yapılması gereken toplantı türleri hakkında bilgi edinmek için kullanışlı kılavuzumuzu buradan okuyabilirsiniz. Veya toplantılarda daha etkili iletişim için ViewSonic toplantı cihazlarına ve çözümlerine göz atabilirsiniz.