.

Birçok yönden, etkin toplantıların nasıl yürütüleceği sorusu, bir toplantının nasıl düzgün bir şekilde planlanacağı olan ayrı bir soru etrafında döner. Sonuçta, üretkenlik ve toplantılara katılımla ilgili yaygın sorunların çoğu dikkatli bir hazırlıkla çözülebilir.

Toplantı planlamanın önemi ve bunun nasıl yapılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Veya daha etkili toplantılar için ViewSonic işbirliği araçları ve yazılımı yelpazesine göz atın.

Birçok şirket etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini öğrenmenin gerçek öneminin hala farkında değil ve bu konunun tehlikeli sonuçlarını görmezden gelmeye devam ediyorlar. Doodle’dan gelen bir rapora göre, kötü organize edilmiş toplantılar, boşa harcanan zaman nedeniyle yalnızca ABD ve Birleşik Krallık’ta şirketlere yılda yarım trilyon dolara yakın bir maliyete mal oluyor.

Çalışmanın vurguladığı sorunlar arasında uygunsuz zamanlarda yapılan toplantılar, genel bir odaklanma eksikliği ve bazı personelin kendileriyle alakası olmayan toplantılara katılmasında ısrar edilmesi yer alıyor. Tüm bunlar, planlamanın ne kadar kritik olabileceğini vurgulamaya yardımcı oluyor. Bu yazıda, bir toplantının nasıl planlanacağını tam olarak açıklayacağız.

Hedef Belirleme Yoluyla Etkin Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir?

Etkin bir toplantı planlamanın ilk adımı, oturumdan tam olarak ne elde etmeyi umduğunuz konusunda net olmaktır. Bunu düşünmenin başka bir yolu, bir hedef veya hedefler belirlemek veya başka bir şekilde toplantının başarı kriterlerine karar vermektir. Bunu yerine getirdikten sonra, toplantının içeriğini buna göre planlayabilirsiniz.

Toplantınızın kesin hedefleri, koşullarınıza, yaptığınız işin doğasına vb. bağlı olacaktır. Ortak hedefler, resmi olarak yeni bir proje başlatmak, önemli bir iş meselesi hakkında bir karara varmak, geçmiş performansı analiz etmek ve sonuçlar çıkarmak ve işin ileriye gitmesi için fikirler üretmektir.

Toplantı için bazı hedefleriniz olduğunda, toplantıyı rotada tutmak da önemli ölçüde daha kolay hale gelir. Ayrıca, toplantıdan ne kadar iyi gittiğine dair net bir fikirle ayrılabileceksiniz ve bu neredeyse tamamen toplantının istediğinizi elde edip etmediğine bağlı olacaktır.

Ele Alınacak Ana Konulara Karar Verin

Ardından, toplantının nasıl sonuçlanmasını istediğinizi ve özellikle ele almayı umduğunuz konuları daha dikkatli düşünmeniz gerekir. Yine, bu büyük ölçüde işinizin doğasına, yaptığınız işe ve düzenlediğiniz toplantının amaç ve hedeflerine bağlı olacaktır, ancak bazı temel örnek uygulamalar da vardır.

İlk olarak, kapsamak istediğiniz geniş konuların bir listesini yapmalısınız. Ardından, her biri için, toplantı sırasında insanların bilmesini veya konuşmasını istediğiniz daha spesifik noktaları da planlamalısınız. Bu size toplantı için üretkenlik için çok önemli olabilecek bir gündem oluşturmanın temelini verecektir.

Konuları önceden planlamanın temel faydası, tartışmanın rotadan çok uzaklaşmasını önleyecek olmasıdır. Bu, toplantıdaki zamanın akıllıca harcanmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Nelerin kapsanacağını bilmek, toplantıdan kimin en çok fayda sağlayacağına ve kimin katılımıyla başkalarına fayda sağlayabileceğine karar vermenize de yardımcı olabilir.

Gerekli Katılımcıların Zamanından Önce Davet Edilmesi

Toplantıların olumsuz yanlarından biri, katılımcıların ilk etapta toplantıda kendilerine ihtiyaç duyulmadığını hissetmeleridir. Zamanlarını boşa harcamamak için, konuyla ilgisi olan gerekli katılımcıları, görevlerinden haberdar edilmesi gerekenleri ve nihai kararları vermesi gerekenleri belirlemek önemlidir.

Katılımcı listesi kesinleştiğinde, toplantıdan en az bir veya iki gün önce ilgili taraflara bir takvim davetiyesi gönderin. Davet, toplantının tarihini, saatini ve yerini açıkça belirtmelidir. Toplantı çevrim içi yapılacaksa, alternatif çağrı seçenekleriyle konferans bağlantısının davetiyede sağlandığından emin olun.

Belgeleri Önceden Dağıtmak için Zaman Ayırın

Ele alınması gereken bir konu da önceden kolayca gönderilebilecek belgeleri toplantı sırasında dağıtmanın bir başka önemli zaman kaybı olmasıdır. Etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini öğrenme sürecinin bir kısmı, ilgili belgeleri önceden oluşturma, hazırlama ve dağıtma ihtiyacına odaklanmalıdır.

Toplantı gündemi, toplantıdan önce katılımcılara göndermenin faydalı olacağı en bariz belgedir. Bu, katılan herkesin toplantının ne hakkında olduğunu ve neden yapıldığını anlayarak içeri girmesini sağlayacaktır. Bunun ötesinde, katılımcılara slayt gösterisi sunumları, okuma materyalleri ve diğer içerikler de gönderilebilir.

Planlama sürecinin bu aşamasında, belgelerin nasıl dağıtılacağını da düşünmelisiniz. Bazı belgeler basılı kopya olarak işe yarar, ancak toplantıdaki kişilerin bir dizüstü bilgisayara erişimi varsa, materyali e-posta yoluyla kolayca gönderebilir veya gündemi herkesin erişebilmesi için dijital bir ekrana aktarabilirsiniz.

Katılımcılar Gelmeden Odayı Hazırladığınızdan Emin Olun

Odaklanmanız gereken son şey, oturum sırasında boşa harcanan zamanı en aza indirmek için toplantı odasını insanlar gelmeden önce hazırlamaktır. Katılımcılar için yeterli oturma alanı olduğundan ve toplantı sırasında herkesin ekranı gördüğünden emin olmalısınız.

Dikkate alınması gereken bir diğer şey de teknoloji kullanımınızdır. Örneğin, toplantılarda çok fazla zaman kaybı, ekipman kurulumunun erken safhalarında gerçekleşir. İnsanlar gelmeden önce gerekli cihazları kurmaya çalışın. ViewSonic’in dijital interaktif tahtaları gibi bazı teknik çözümler de hızlı başlatma süreleri göz önünde bulundurularak özel olarak tasarlanmıştır.

Toplantı hazırlığınız ve ilgili faydalar, oda hazırsa kolayca bozulabilir. Seçtiğiniz toplantı odasının çift rezerve edildiği veya daha önceki bir toplantının süresinin aşıldığı veya toplantınızın ertelenmesine neden olabileceği durumlardan kaçınmak da önemlidir.

Son Söz

Toplantılar, bir işletmeyi yürütmenin önemli bir parçasıdır ve verimli toplantıların nasıl yürütüleceğini öğrenmek, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için hayati önem taşır. Ancak bunu başarmak, sağlam bir planlama süreci gerektirir.

Bir toplantı planlama sorunu, birçok iş liderinin gözden kaçırdığı bir sorudur, ancak bu, başarı ile başarısızlık arasındaki fark olabilir. Planlama sürecinin kendisi, net hedefler belirlemeyi, ele alınacak konulara karar vermeyi, gerekli katılımcıların önceden davet edildiğinden emin olmayı, belgeleri önceden dağıtmayı ve toplantı odasının uygun şekilde kurulmasını sağlamayı içermelidir.

Etkin bir toplantı yürütmek, değerli toplantılar yaptığınızda, verimlilik uygulamaları yaptığınızda, daha iyi iletişim kurduğunuzda ve kapsamlı bir takip yaptığınızda kolayca elde edilebilir. Teknoloji, özellikle hibrit veya uzaktan çalışma ortamlarında toplantıların başarısını sağlamanın önemli bir parçasıdır. Daha etkili ve verimli işbirlikleri için ViewSonic sezgisel toplantı cihazlarını ve çözümlerini inceleyin.