.Uzaktan ve hibrit çalışma modellerinin birkaç yıldır yükselişte olduğunu görüyoruz. Ancak pandemi bu süreci hızlandırdı ve birçok işletmenin aktif olarak bu yeni çalışma yöntemlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacak en iyi video konferans kurulumunu aramasına neden oldu. Bunu başarmak, şirketlerin, çalışanlarını ve ofislerini doğru araç ve yazılım çözümleriyle donatmasını gerektirir.
Bu makale, etkili çevrimiçi toplantılar için gereken donanım ve yazılıma odaklanarak, evde veya işyerinde olmanızdan bağımsız olarak video konferans için nihai kılavuz görevi görür. Ayrıca video konferans için tasarlanmış ViewSonic donanım ve yazılımlarına da göz atabilirsiniz.
Uzaktan veya hibrit iş gücüyle çalışan işletmeler için en iyi video konferans kurulumuna sahip olmak önemli bir hedeftir. Ne de olsa video konferans, işyerinde fiziksel toplantılar yoluyla geleneksel olarak meydana gelen tartışmaları ve işbirliğini yeniden yaratmanın en etkili yollarından birini temsil etmektedir.
Bununla birlikte, gerekli ekipman miktarı ve etkili video konferansın gerçekleşmesi için gereken çeşitli yazılım paketleri nedeniyle, ideal kurulumu elde etmek gerçekten zor olabilir ve bazı yararlı unsurları gözden kaçırmak şaşırtıcı derecede kolaydır. Bu makalede, 2021’de video konferans kurulumları için eksiksiz bir kılavuz sunuyoruz.
En İyi Video Konferans Kurulumu için Donanım
İlk olarak, video konferans amacıyla doğru donanıma yatırım yapmak önemlidir. Temel düzeyde, bir video konferansa katılan herkes, video konferans yazılımı çalıştırabilen bir bilgisayara veya cihaza ihtiyaç duyacaktır. Ancak ek donanım da gereklidir ve aşağıdaki bölümlerde daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Doğru Monitöre Yatırım Yapın
Video konferans hem işitsel hem de görsel öğeleri birleştirir; görsel öğeye bağlı olan temel donanım parçası monitörünüz olacağından, doğru seçimi yapmak önemlidir. Video konferans yazılımını rahatça kullanmak için yüksek yenileme hızına ve yeterince büyük ekrana sahip bir monitör bulmak isteyeceksiniz.
Bazı monitörler video konferans için özel olarak üretilmiştir ve bunlar tipik olarak yerleşik bir web kamerası, hoparlörler ve bir mikrofonla birlikte gelir, bu da size bu öğeleri ayrı olarak satın almakla ilgili zamandan ve zahmetten tasarruf etmenizi sağlar. Bu seçeneklerden birine yatırım yapmak, çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları kalite düzeyine sahip olmalarını sağlamanın da oldukça güvenli bir yoludur.
Video konferansınızın çok sayıda çoklu görev gerektireceği durumlarda, ultra geniş bir monitör satın almak veya çift monitör yaklaşımı kullanmak faydalı olabilir. Ultra geniş bir monitörü ViewSplit veya benzer bir yazılım çözümüyle eşleştirirseniz, ‘çerçeve boşluğunu’ ortadan kaldırırken, çift monitör yaklaşımının da avantajlarından yararlanabilirsiniz.
Veya video konferans kurulumunu genişletmek için monitörleri zincirleme bağlantı kurmak faydalı olabilir. Örneğin, bir dokunmatik ekranlı monitörü bir USB-C kablosu aracılığıyla bir masaüstü bilgisayarla eşleştirebilirsiniz. Bu, masaüstü monitörde bir video konferansa katılmanıza ve notlarınıza ve belgelerinize dokunmatik ekran üzerinden eşzamanlı olarak erişmenize olanak tanır.
İyi Bir Mikrofon Edinin
Bir video konferans monitörünü – veya yerleşik bir mikrofonla gelen başka bir monitörü seçmediyseniz – bunlardan birini ayrıca satın almanız gerekecektir. Bu ekipman, meslektaşlarınızla konuşmanıza ve onlar tarafından duyulmanıza olanak tanır; bu nedenle burada da bilinçli bir karar vermelisiniz.
Genellikle gürültü engelleme özelliklerine sahip bir mikrofon kullanmak isteyeceksiniz, çünkü bu, sesin başkaları için net ve canlı olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Göz önünde bulundurulması gereken bazı isteğe bağlı özellikler arasında, ‘p’, ‘t’ ve ‘b’ ile başlayanlar gibi patlamalıı kelimelerle ilişkili ‘patlama’yı azaltmaya yardımcı olabilecek bir pop filtresi bulunur.
Video konferans için kullanılan çoğu mikrofon, sesi doğrudan mikrofonun önünden alan tek yönlü olacaktır. Bununla birlikte, Neumann’ın öne çıkardığı bir makalede değindiği gibi, sesin her yerden alındığı çok yönlü mikrofonlar gibi başka seçenekler de mevcuttur. Bu, daha gelişmiş ihtiyaçları olanlar için yararlı olabilir.
Hoparlör veya Kulaklık Satın Alın
Ayrıca sanal bir toplantıda başkalarını duymanız da gerekeceğinden, hoparlörlere, yüksek kaliteli bir kulaklığa veya bu cihazların her ikisine birden ihtiyacınız olacaktır. Ortamınızdaki diğer sesleri bastırmak için ideal olan kulaklıklar, dahil olduğunuz video konferansa daha fazla odaklanmanızı sağlar. Bunlar genellikle dahili bir mikrofon da içermektedirler.
Öte yandan, çalışanların çevrelerini duyabilmeleri gereken herhangi bir durumda kulaklıklar ideal olmayabilir ve bunun için hoparlörler daha iyi bir seçim olabilirler. Konuşmacıların en büyük dezavantajı, özellikle aynı video konferansta yer almıyorlarsa, aynı alanda bulunan diğer çalışanların dikkatini dağıtabilmeleridir.
Bu, hoparlörlerin, insanların fiziksel olarak aynı yerde bulunduğu hibrit kurulumlar için ideal olarak uygun olmayabileceği anlamına gelir. Bununla birlikte, hoparlörler veya bir kulaklık arasındaki nihai karar, koşullarınıza bağlı olacaktır.
Harici veya Dahili Web Kamerası
Harici veya monitöre yerleşik bir web kamerası kullanmak arasında benzer bir karar verilmesi gerekir. Harici bir web kamerası kullanmanın birincil yararı, daha fazla esnekliğe sahip olmasıdır. Web kamerasını daha özgürce konumlandırabilecek ve hatta bir video konferans sırasında fiziksel olarak alıp hareket ettirebilirsiniz.
Buna karşılık, yerleşik bir web kamerası, monitöre bağlı sabit bir konumda olacaktır. Bunun avantajı, ekranınıza bakıp kameraya bakıyormuş gibi görünebileceğiniz anlamına gelir; bu da toplantıda başkalarıyla göz teması kuruyormuş izlenimi verebilir. Web kamerası korsanlığının olası risklerini önlemek için gizlilik kaydırıcılarına sahip bazı yerleşik web kameraları vardır.
Chron’da bir makalenin açıkladığı gibi, saf görüntü kalitesi ana öncelik olduğunda, birinci sınıf lensler ve otomatik odaklama yetenekleri için daha fazla yer olduğundan ayrı bir web kamerası daha iyi bir seçenek olacaktır. Ancak, yerleşik bir web kamerasının kurulumu ve bakımı daha kolaydır çünkü genellikle hemen kullanıma hazırdırlar.
Geniş Formatlı Bir Ekran Düşünebilirsiniz
İşleri bir üst seviyeye taşımak istiyorsanız, en iyi video konferans kurulumu muhtemelen kablosuz sunum ekranı (WPD) gibi geniş formatlı bir ekran veya ViewBoard gibi etkileşimli bir dijital tahta içerecektir. Bu cihazlar, görsel içeriğin paylaşılması gerektiğinde özellikle değerli olabilen kablosuz içerik paylaşımına izin verir.
ViewBoardlar, dokunmatik ekran işlevselliği sağlamanın ek avantajına sahiptir ve içeriği gerçek zamanlı olarak paylaşma ve açıklama ekleme olanakları sunar. Bu, donanımı özellikle canlı işbirliğinin önemli olduğu video konferanslar için değerli kılar. Kablosuz sunum ekranları, içerik paylaşımı ve video konferans olanakları sunan kullanışlı bir giriş seviyesi seçeneğidir.
Geniş formatlı ekranların kullanılması, birden fazla kişinin uzak çalışanlarla karma toplantılara katılacağı konferans odaları için idealdir. Gerçek zamanlı açıklama ve içerik paylaşımı gibi özellikleri, zaman dilimleri ve sınırlar arasında iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.
En İyi Video Konferans Kurulumu için Yazılım
Video konferans ihtiyaçlarınız için doğru donanıma sahip olduğunuzda, sonraki adım da doğru yazılıma sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Bu bölümde, dikkate alınması gereken en önemli uygulamaları veya programları inceliyoruz.
Video Konferans Çözümleri
İhtiyacınız olan en belirgin yazılım, özel bir video konferans paketidir. Esasen bu, katılımcıların işitsel ve görsel teknolojiyi bağlamak ve kullanmak için kullanacakları yazılımdır. En önemlisi, yazılım aynı anda birden fazla kişi arasında gerçek zamanlı iletişimi kolaylaştırabilecektir.
Piyasada çok çeşitli farklı video konferans çözümleri bulunmaktadır, ancak en popüler ve en iyi bilinenlerden bazıları Microsoft Teams, Zoom, Google Meet ve Skype‘tır. Bu seçeneklerin popülaritesi, video konferansınızın üçüncü tarafları içermesi gerektiğinde onları en güvenli bahisler haline getirir.
Bu uygulamaların her birinin kesin özellikleri değişiklik gösterse de benzer temel işlevler sunarlar ve çalışanların diğer iletişim araçlarını kullanırken birbirlerini görmelerini ve duymalarını sağlar. Bu nedenle, seçtiğiniz yazılım büyük ölçüde kişisel tercihinize veya iş amaçlı kullandığınız diğer yazılımlarla uyumluluğa bağlı olacaktır.
Dijital Tahta Yazılımı
Bir ViewBoard veya benzerini kullanacaksanız, dijital tahta yazılımına da ihtiyacınız olacaktır. Bu yazılım, video konferansa katılanlar arasında görsel bilgilerin paylaşılmasına olanak tanıyan gerçek zamanlı bir dijital tahtanın kullanılmasını sağlayacak ve diğer özellikler de sunacaktır.
Burada harika bir seçenek, ViewSonic’in myViewBoard çözümüdür. Bu, ViewBoard’lar da dahil olmak üzere tüm ViewSonic ekranlarına önceden yüklenmiş olarak gelir. Yazılım, dijital tahtadan yararlanmanıza, dosyaları içe aktarmanıza, çeşitli yerleşik araçları kullanarak işbirliği yapmanıza ve sunumları kaydetmenize ve saklamanıza olanak tanır.
Ana video konferans yazılımınızla birlikte kullanıldığında, dijital tahta yazılımı, özellikle görsel bilgi paylaşımı söz konusu olduğunda, ekstra seçenekler sağlayarak, genel iletişim kalitesini büyük ölçüde artırabilir. Çoğu seçenek, Microsoft PowerPoint ve Google Classroom gibi uygulamalarla birlikte iyi çalışır.
Son Söz
Şirketler ve bireyler için en iyi video konferans kurulumunu elde etmek hiç bu kadar önemli olmamıştı ve bu, doğru donanım ve yazılımı edinmek anlamına geliyor. Web kameraları, mikrofonlar, hoparlörler ve kulaklıkların yanı sıra, kablosuz sunum ekranları veya dijital tahtalar kullanılarak video konferansların kalitesi iyileştirilebilir. Ondan sonra, sadece video konferans ve dijital tahta yazılım çözümlerini edinmek geriye kalıyor.
Doğru video konferans kılavuzunu seçme hakkında daha fazla bilgi edinmek için kapsamlı kılavuzumuzu buradan okuyabilirsiniz. Veya ViewSonic‘ten web konferansı için tasarlanmış bir dizi cihazı keşfedin.