Giderek daha karmaşık hale gelen bir dünyada başarılı olmak için kuruluşların çeşitli yeteneklere ihtiyacı vardır. Ancak çeşitlilik yalnızca bir başlangıçtır. Bu çeşitli yeteneklerin gücünü ve potansiyelini ortaya çıkarmak için her çalışanın, bir değer, amaç ve aidiyet duygusu hissetmesine ihtiyaçları var. Bu, onların da dahil edilmesi gerektiği anlamına gelir.
Her iki unsuru da doğru şekilde gerçekleştirmek her zaman kolay değildir ancak kesinlikle avantajlıdır.
Giderek artan sayıda araştırma, çeşitli ve kapsayıcı kuruluşların benzerleriyle karşılaştırıldığında aşağıdaki özelliklere sahip olduğunu gösteriyor:
Kapsayıcı Bir Kültür Kapsayıcı Toplantılarla Başlar
İşte sizi şok edebilecek bir gerçek: Bir Harvard Business Review araştırması, ankete katılan çalışanların yalnızca %35’inin toplantılara katkıda bulunma konusunda sürekli olarak rahat hissettiğini ortaya çıkardı. 10 kişilik toplantılarda yalnızca üç ila dört kişi katkıda bulunma yetkisine sahip olduğunu hissediyor ve altı veya yedi kişinin kendi bakış açısı duyulmuyor. Bu, herhangi bir takım lideri için endişe kaynağı olmalıdır.
Bu soruna karşı koymanın bir yolu kapsayıcı toplantılardır. Bunlar yalnızca çeşitlilik kotalarının karşılanmasıyla ilgili değil, aynı zamanda herkesin sesini yükseltme, paylaşma, işbirliği yapma ve anlamlı bir etki yaratma konusunda kendini güçlü hissettiği bir ortamı teşvik etmekle de ilgilidir. Kapsayıcılığı benimseyerek toplantılarınız daha üretken, yaratıcı hale gelebilir ve sonuçta daha iyi karar alma, sorun çözme ve çalışan memnuniyetine yol açabilir.
Kapsayıcı Toplantılar Sağlamanın 6 Yolu
- Kimin katılıp kimin katılmadığını değerlendirin. Konuyla ilgili farklı veya muhalif bakış açıları sunabilecek insanları mı kaçırıyorsunuz? Eğer öyleyse, daha geniş bakış açıları için daha fazla kişiyi davet etmeyi düşünün.
- Eşit katılımı teşvik edin. En kapsayıcı toplantılar için tüm katılımcıların eşit şekilde katılımını istersiniz. Bu, herkesin konuşma, fikirlerini paylaşma ve tartışmaya katkıda bulunma fırsatına sahip olmasını sağlamak anlamına gelir. Toplantı liderleri ve kolaylaştırıcılar, herhangi bir kişinin veya grubun konuşmaya hakim olmasına izin vermemeye dikkat etmelidir.
- Kültürel farklılıklara duyarlı olun. Toplantıya katılacak kişilerin kültürel ve dilsel çeşitliliğini göz önünde bulundurun. Herkese hitap edecek çeşitli formatlarda ve dillerde materyaller sağlamaya hazır olun.
- Erişilebilirliğinizi değerlendirin. Ayrıca tüm katılımcıların fiziksel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak ve toplantının herkes için kolayca erişilebilir olmasını sağlamak da akıllıca olacaktır. Bu, erişilebilir toplantı alanlarının kullanılmasını veya engelli kişilere uygun özel teknolojilerin kullanılmasını içerebilir. Toplantı davetinde katılımcılardan gerekiyorsa konaklama talebinde bulunmalarını isteyin.
- Herkesten bilgi almaya çalışın. Sadece en açık sözlü olanları değil, tüm katılımcıları dinlemeyi planlayın. Katılımcıları rekabet veya tehdit yerine öğrenme kaynağı olarak görün. Çeşitli insanları farklı bakış açılarını paylaşmaya teşvik edin; bu, tüm seslerin duyulmasını ve en iyi kararların alınmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
- Odadaki güç dinamiklerine dikkat edin. Herkesin açıkça rahatça konuşabildiğinden ve hiç kimsenin (veya küçük bir grubun) konuşmaya hakim olmadığından emin olun. Birisi diyaloğu kontrol ediyorsa, konuşmayı daha geniş bir gruba yönlendirmek için araya girin. Ayrıca, insanlar odadaki diğer herkesle aynı fikirde olma konusunda baskı hissettiklerinde ortaya çıkan uygunluk yanlılığına da dikkat edin.
Teknoloji Kapsayıcılığı Nasıl Geliştirebilir?
Toplantılarınızı daha çeşitli ve kapsayıcı hale getirmeye kararlı olduğunuzda, birlikte geçireceğiniz zamanı optimize etmek için bazı yeni teknolojilere yatırım yapmanız gerekebilir. Daha iyi iletişimi, işbirliğini ve erişilebilirliği kolaylaştırmada uzun bir yol kat edebilecek çeşitli teknolojiler vardır. İşte birkaçı:
- Video konferans araçları – Zoom, Microsoft Teams veya Google Meet gibi video konferans platformları, uzaktaki katılımcıların toplantılara farklı konumlardan katılmasına olanak sağlayabilir. Bu, özellikle coğrafi veya fiziksel kısıtlamalar nedeniyle yüz yüze toplantılara katılmakta zorluk çekebilecek kişiler için faydalıdır.
- İnteraktif ekranlar – Bir zamanlar sahip olunması güzel bir kaynak olarak kabul edilen interaktif ekranlar, yüksek performanslı ekipler için artık önemli bir işbirliği aracı haline geliyor. Bu ekranlar, konumları veya rolleri ne olursa olsun tüm katılımcıların toplantılar sırasında katkıda bulunmak için eşit fırsata sahip olmasını sağlayarak kapsayıcılık kültürünü desteklerler. Bu katkı, inovasyonu, büyümeyi ve katılımı teşvik etmek için hayati önem taşıyan farklı bakış açılarının paylaşılmasını teşvik eder.
- Sanal dijital tahtalar – Miro veya MURAL gibi sanal dijital tahta araçları, katılımcıların görsel olarak işbirliği yapmasına, sanal bir alanda fikir ve içerik oluşturup düzenlemesine olanak tanır. Bu, özellikle iletişime daha görsel bir yaklaşım tercih eden veya belirli bilişsel engelleri olan kişiler için yararlı olabilir.
- Web seminerleri ve web yayınları – Web seminerlerine veya web yayınlarına ev sahipliği yapmak, bilgiyi daha geniş veya daha dağınık bir kitleye yaymanın daha kapsayıcı bir yolu olabilir. Bu formatlar aynı zamanda kapalı alt yazıya izin vererek kapsayıcılığı artırır ve katılımcılara tercih ettikleri konumlardan katılma esnekliği sağlar.
- İşbirliği platformları – Microsoft SharePoint, Google Workspace ve Slack gibi çevrimiçi işbirliği araçları, katılımcıların fikirlerini, belgelerini ve geri bildirimlerini gerçek zamanlı olarak paylaşmalarına olanak tanıyarak kapsayıcılığı artırabilir. Bu, herkesin bilgiye eşit erişime sahip olmasını ve tartışmalara aktif olarak katılabilmesini sağlar.
- Anket ve geri bildirim araçları – Toplantı platformlarına entegre edilen anket ve geri bildirim araçları, katılımcıların fikirlerini anonim olarak ifade etmelerine olanak tanıyarak tüm katılımcıların dürüst girdi ve katılımını teşvik edebilir.
Toplantı organizatörleri, bunun gibi gelişmiş teknolojilerden yararlanarak daha kapsayıcı bir ortam yaratabilir ve tüm katılımcıların tam olarak katılmak ve herhangi bir tartışmaya etkili bir şekilde katkıda bulunmak için ihtiyaç duydukları araçlara sahip olmalarını sağlayabilir.
Ancak teknolojinin tek başına yeterli olmadığını unutmamak gerekir. Toplantı kolaylaştırıcıları aynı zamanda toplantılar sırasındaki yaklaşım ve davranışlarıyla kapsayıcılığı teşvik etmenin bilincinde olmalıdır. Bu, kesintileri, cinsiyet önyargısını, grup düşüncesini ve konuşkan dışa dönükleri yönetme gibi kapsayıcı toplantı becerilerini uygulama kararlılığı gerektirir. Önemli olan, daha fazla sesin aranmasını ve duyulmasını sağlamaktır; bu da her tartışmayı genişleterek yaratıcılık ve karar almada yeni düzeylere yol açar.
Son Söz
Araştırmalar, dinamik zamanlarda iş sağlığının kritik bileşenleri olan çalışanların katılımını, ekiplerin işbirlikçiliğini ve organizasyonları yenilikçi tutmak için katılımın kritik öneme sahip olduğunu gösteriyor. Toplantılarınızı ve onları nasıl daha çeşitli ve kapsayıcı hale getirebileceğinizi değerlendirmek için biraz zaman ayırın; faydaların karşılığını büyük ölçüde alacaksınız.