On a tous déjà participé à une réunion à distance. Cette nouvelle façon de communiquer est de plus en plus courante dans nos entreprises, surtout depuis le début de la pandémie. Que ce soit pour une discussion avec des collègues étrangers, un freelance en télétravail ou de potentiels clients, elle facilite les échanges et fait faire de grosses économies de temps et d’argent. Mais que ces réunions en distanciel soient efficaces, encore faut-il savoir les préparer, les animer et en assurer le suivi.
Continuez votre lecture pour en apprendre plus sur les réunions à distance. Ou cliquez ici pour découvrir les solutions de ViewSonic pour les entreprises.
La réunion à distance s’est imposée dans notre quotidien. Elle permet aux employés se trouvant au bureau et en télétravail de communiquer, de collaborer et d’assurer la continuité dans les projets en cours. Cette approche, autrefois limitée aux quelques télétravailleurs, a pris une de l’importance avec le début de la pandémie de COVID-19. La réunion à distance est d’ailleurs plus qu’une simple rustine permettant de faire face à de nouvelles contraintes. Il s’agit d’une solution véritablement innovante apportant une nouvelle flexibilité au monde du travail.
Pour autant, la réunion en distanciel requiert un réel investissement dans sa préparation, sa présentation et son suivi pour être efficace. Sans cet effort, il n’en résultera qu’une perte de temps comme pour une réunion classique d’ailleurs. Mais pas d’inquiétudes, on vous explique tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre réunion à distance !
Les avantages de la réunion à distance
Avant d’aller plus loin, commençons par expliquer le concept de réunion à distance et voyons comment elle peut bénéficier à l’entreprise. Les réunions en distanciel impliquent généralement des employés présents physiquement au bureau et d’autres en télétravail (on parle aussi de réunion hybride). Parfois, tous les participants se trouvent en distanciel.
Cette forme de collaboration s’est progressivement imposée dans les entreprises, les accompagnant dans leur recherche de solutions pour répondre au besoin grandissant en flexibilité exprimé par les employés et, plus récemment, pour faire face à de nouvelles contraintes.
L’avantage principal des réunions à distance, c’est qu’elles minimisent l’importance du lieu dans lequel se trouvent les participants. Elles sont plus simples à organiser, réduisent le besoin de voyager et libèrent de l’espace dans les bureaux. D’ailleurs, si vous souhaitez en apprendre plus sur les dernières tendances en matière de salles de réunion, vous serez intéressé par cet article.
D’après le prestigieux Harvard Business Review, 71% des managers considèrent leurs réunions inefficaces et non-productives. Si les raisons derrière ce constat sont multiples, le manque de préparation est très souvent pointé du doigt. Commençons donc par rappeler quelques règles de bases avant de nous intéresser à une question qui revient souvent quand on parle de réunion à distance : comment faire en sorte que chacun puisse s’exprimer ?
Venez avec des objectifs clairs
Peu importe le genre de réunion, une des choses les plus importantes, c’est de bien communiquer les raisons pour lesquelles elle est organisée. Commencez par définir clairement le but de la réunion ainsi que ses principaux objectifs. C’est un bon moyen d’en poser le cadre et cela permettra aussi d’en mesurer le succès.
En définissant clairement quelques points et objectifs clés, il devient plus simple de garder le contrôle pendant la réunion et d’éviter les digressions intempestives. De même, partager en amont tous les documents dont vous vous servirez vous permettra de vous que tout le monde sera au fait des sujets qui seront discutés. La préparation est vraiment une étape à ne pas négliger quand on organise une réunion ! Si vous souhaitez en apprendre plus, nous en discutons ici.
Voir et être vu
Pour qu’une réunion soit vraiment fructueuse, il faut que tous les participants soient sur un pied d’égalité en ce qui concerne leur capacité à s’exprimer et l’accès aux documents. Dans le cadre de la réunion à distance, cela passe avant tout par les écrans utilisés et l’aménagement de la salle, qui doit permettre à chacun de voir et d’être vu.
Pour commencer, assurez-vous que le logiciel ou la plateforme de vidéoconférence qui sera utilisé pendant la réunion permette aux participant en distanciel de partager leur webcam ou d’afficher un avatar sur l’écran de la salle de réunion. De même, la qualité du son, aussi bien en salle qu’à distance, devra être assez bonne pour que chacun puisse entendre et clairement exprimer ses opinions. Ensuite, veillez à ce que l’agencement de la salle de réunion permette à tout le monde de voir et d’être vu par les personnes à distance. Pour que le distanciel fonctionne, les télétravailleurs ne doivent pas être désavantagés. Il revient donc à l’organisateur de bien préparer sa réunion en distanciel pour que chacun puisse y participer dans de bonnes conditions !
Un petit conseil : pour éviter de perdre de précieuses minutes en début de réunion, occupez-vous de la partie technique et de la disposition de la salle avant qu’elle ne commence !
Si une bonne planification est primordiale, l’animation de la réunion joue un rôle encore plus crucial dans le succès de la réunion. Et une des choses les plus compliquées dans la réunion à distance, c’est de faire en sorte que les personnes en distanciel participent activement aux discussions et disposent de toutes les informations nécessaires.
Considérer le distanciel comme le mode par défaut
Un bon moyen pour faire cohabiter employés en télétravail et en présentiel, c’est d’adopter une approche remote-first (le distanciel en premier) et de considérer le distanciel comme le mode par défaut de l’entreprise. Naturellement, cela s’étend aussi aux réunions et nécessite donc que toutes les informations, des invitations au compte-rendu en passant par les documents partagés, soient digitalisées afin que les participants en télétravail ne soient pas désavantagés par rapport à ceux en présentiel.
En ce qui concerne l’animation des réunions, tout ce qui est dit ou montré doit être vu ou entendu par les participants à distance. Si des documents sont présentés, assurez-vous que l’écran soit bien partagé avec les personnes en distanciel et prenez en note, si ce n’est pas déjà fait, de leur envoyer un lien d’accès une fois la réunion terminée.
Le but de toute réunion, c’est avant tout d’écouter et de rassembler le point de vue et les avis de chacun des participants. Marginaliser ceux en distanciel serait donc contre-productif et ne nuirait pas seulement à la communication, mais aussi à la réunion en elle-même.
Faciliter la participation de chacun
Instaurer un pied d’égalité entre employés en présentiel et en distanciel pendant les réunions, cela demande avant tout de faciliter la participation de chacun des participants, et surtout de ceux qui ne sont pas présents physiquement.
Lorsqu’elles sont données en présentiel, les réunions favorisent naturellement la prise de parole active des participants. Au contraire, le fait de ne pas se trouver dans la salle induit une contribution plus passive aux échanges. Les réunions à distance sont certes plus flexibles. Mais pour que cela fonctionne, l’organisateur doit animer la réunion de façon à ce que participants en présentiel et en distanciel interagissent de manière constructive. Voici quelques conseils pour maintenir l’attention des participants à distance :
- Restez concentré sur le sujet et coupez court aux discussions qui s’en éloignent
- Evitez les apartés qui n’incluent pas les participants à distance
- Faîtes attention à votre gestuelle et ne tournez pas le dos aux participants à distance
- Intégrez tous les participants à la discussion en utilisant plus de questions
- Réduisez les distractions au strict minimum
Tirez parti de la technologie
Les réunions à distance dépendent grandement du matériel et des logiciels pour permettre aux participants se trouvant dans différents lieux de communiquer et de collaborer.
Une réunion mélangeant personnes en présentiel et en distanciel est généralement plus efficace lorsque la salle est équipée d’un écran interactif pour partager et présenter diaporamas et documents. Combiné à un tableau digital (comme myViewBoard par exemple) compatible avec Zoom, Skype et Google Meet, les participants pourront non seulement communiquer, mais ils auront aussi la possibilité de collaborer plus efficacement grâce à des outils comme le partage simultané de plusieurs écrans, l’annotation à l’écran ou le tableau blanc pour les sessions de brainstorming.
Les écrans de présentation sans fil constituent une autre alternative intéressante pour les réunions en distanciel. Ils permettent en effet des échanges à la fois plus constructifs, inclusifs, collaboratifs et, en somme, plus fructueux.
Ce qui fait souvent défaut à la plupart des réunions, c’est un suivi efficace. Ce genre d’attentions permet pourtant de recueillir des retours constructifs débouchant généralement sur une meilleure prise de décisions. Sans compte-rendu par exemple, l’effort de réflexion consenti pendant la réunion se retrouve complètement gâché. Les réunions à distance ne font pas exception. Toutefois, elles reposent beaucoup plus sur le numérique pour ce qui est du partage de documents, d’information et de mise en œuvre des points discutés.
Un compte-rendu clair, digital et exhaustif
La nature du compte-rendu post-réunion dépendra grandement de ses objectifs et des décisions qui y ont été prises. Mais il est important de bien s’accorder en amont sur la personne qui en sera responsable et, surtout, dans quel délai elle devra le rendre.
En règle générale, le compte-rendu sera pris en charge par l’organisateur de la réunion, mais cette responsabilité pourra aussi être partagée. Le plus important, c’est qu’un compte-rendu détaillé soit envoyé à chacun des participants afin qu’ils puissent revoir les points importants et assurer le suivi de la réunion de leur côté. Ce genre de document sera particulièrement utile pour les personnes en distanciel, plus sujettes aux problèmes de connexion et n’ayant pas l’opportunité de rediscuter certains points une fois la réunion terminée.
Envoyer un compte rendu après une réunion permettra de rappeler les points importants ayant été discutés. Mais il y a bien d’autres manières d’assurer un suivi de qualité après une réunion :
- Remercier les participants pour leur contribution
- Rassembler tous les documents ayant été utilisés pendant la réunion et les partager avec les participants
- Définir clairement les prochaines étapes et préparer les échéances à venir
- Périodiquement faire un point avec chacun des participants sur les derniers avancements
- Régulièrement se mettre à jour pour assurer le suivi des tâches qui ont été assignées
Rassembler les retours et apporter des changements
Pour finir, prenez le temps de rassembler les retours de vos collègues et, si besoin, de procéder à quelques changements. Les réunions à distances restent relativement nouvelles, et tout le monde a besoin d’une période d’adaptation. Demandez aux participants en distanciel s’ils ont ressenti des difficultés et comment vous pourriez y remédier. De même, interrogez les participants en présentiel pour recueillir leurs avis sur le matériel et les logiciels utilisés ainsi que les manières d’améliorer la collaboration avec le reste de l’équipe. Avec des retours honnêtes, il devient plus simple d’implémenter des changements qui bénéficieront à toutes les futures réunions à distance !
Conclusion
La transformation numérique ouvre de nouvelles possibilités dans nos manières de travailler et de nous réunir. La réunion à distance en est l’exemple parfait. Grâce aux technologies aujourd’hui à notre disposition, elles sont aussi simples à organiser que les réunions traditionnelles, si tant-est qu’on suive certaines règles de base. Pour commencer, le distanciel doit devenir le mode par défaut de l’entreprise. Ensuite, il faut se montrer plus inclusif. On a instinctivement plus tendance à prêter attention aux personnes présentes physiquement, mais pour qu’une réunion en distanciel fonctionne, il faut aussi faire l’effort d’amener les personnes en télétravail dans la discussion. Enfin, optimisez le matériel et les logiciels à disposition des participants. Une solution d’affichage interactif permettra d’améliorer la collaboration entre effectifs en présentiel et à distance, rendant les réunions plus efficaces et plus productives.
Pour en apprendre plus sur les écrans interactifs, cliquez ici. Nous vous invitons aussi à découvrir les solutions de ViewSonic pour les entreprises.