Les réunions de collaboration sont de plus en plus communes, d’où l’apparition ces dernières années de nouveaux espaces de réunion. Grâce aux nouvelles technologies, se retrouver pour réfléchir en équipe aux objectifs communs est devenu chose aisée. Les espaces de collaboration ne se limitent plus aux salles de réunion et on peut aujourd’hui se réunir à peu près n’importe où. Toutefois on préfèrera généralement un espace offrant un accès à un écran, ces derniers étant toujours plus grands et présents sur le lieu de travail.
Pour en savoir plus sur les nouveaux espaces de réunion, continuez votre lecture ou jetez un œil à nos conseils pour apprendre comment mieux collaborer dans un espace de réunion.
Commençons par un petit exercice pratique. Imaginez une salle de réunion.
Il y a de grandes chances que vous ayez pensé à une grande salle dominée par une longue table et des chaises pour plus ou moins dix participants. La décoration est quant à elle des plus sérieuses, si ce n’est austère. Un tableau blanc se détache au fond de la pièce. Pas de doute, c’est bien la sempiternelle description de la salle de réu’ traditionnelle.
Fort heureusement, ce modèle est en train d’évoluer. De même que la culture du travail requiert de plus en plus de collaboration entre équipes, les manières de se réunir se réinventent constamment. Afin de s’adapter à ces mutations, les entreprises ont su développer tout un éventail de nouveaux espaces de réunion supplantant petit à petit la salle de réu’ d’antan.
Les nouveaux espaces de réunion
Des millions de réunions sont organisées chaque jour dans le monde. Celles-ci tirent d’ailleurs de mieux en mieux parti des nouvelles technologies, reflétant l’évolution de nos manières de collaborer. Si la plupart des raisons pour lesquelles ces réunions se tiennent restent inchangées (brainstorming, formations, élaboration de stratégies…), les lieux et la façon de les mener subissent d’importants changements, influant à leur tour sur la manière de concevoir ces espaces de collaboration.
Les principales tendances influençant les nouveaux espaces de réunion :
- Le développement du télétravail
- Les nouvelles manières de communiquer
- Les nouvelles solutions de partage d’informations
- Une génération numérique habituée à la flexibilité
Avec la mobilité, un nouvelle liberté
Introduite par l’ordinateur portable, la mobilité a posé les bases d’un changement radical dans notre façon de travailler. Aujourd’hui, de puissants appareils mobiles nous permettent de travailler partout où nous allons. Nos ordinateurs portables, tablettes et smartphones nous accompagnent où que nous allions. Des logiciels toujours plus perfectionnés et la sécurisation grandissante des données ont en outre ouvert le champ à de nouvelles possibilités quant au lieu et aux moments auxquels nous travaillons.
Autrefois privilège de certains, l’aménagement du temps de travail devient de plus en courant. Aujourd’hui, près d’un tiers des salariés du secteur privé (31%) pratiquent le télétravail complètement ou partiellement, une tendance encore renforcée par la pandémie de COVID-19. Le développement des technologies et une reconnaissance grandissante dans la société ont créé un environnement favorable au télétravail. Ne requérant plus la présence physique de tous les intervenants pour garantir leur succès, les réunions peuvent maintenant rassembler des participants aux quatre coins du monde à la même table virtuelle sans que cela ne se révèle plus complexe à organiser qu’une rencontre classique.
De nouvelles manières de communiquer
Les services de communication en ligne ont bouleversé les contacts au sein de l’entreprise. Parmi les poids lourds du marché on citera Skype Entreprise, Zoom, GoToMeeting ou Jabber. D’autres solutions de messagerie instantanée et de visioconférence s’ajoutent d’ailleurs aux options.
Ces technologies apportent avec elle leur lot de changements. Les réunions structurées et programmées laissent la place à des échanges plus courts, ponctuels, sur demande ou à l’improviste. Des réunions informelles et en petit comité s’organisent désormais dès qu’un besoin de communication se fait sentir.
Un partage d’informations facilité
Les solutions de communication à la base des échanges en entreprise sont de plus en plus puissantes. L’efficacité des employés en déplacement et des équipes mobiles a grandement bénéficié du passage d’une communication rendu possible par le matériel à celle basée sur les logiciels et autres applications. L’accès aux outils de communication audio, vidéo et de partage de données ont rendu l’organisation de réunions plus simple et, surtout, celles-ci sont plus adaptées aux besoins des participants.
Une génération numérique habituée à la flexibilité
La génération Y est la première à grandir dans l’ère du numérique. Elle représente désormais 30% des actifs et constitue la tranche d’âge majoritaire sur le lieu de travail. Née avec internet, la génération Y diffère radicalement, aussi bien dans ses méthodes de travail que dans ses attentes, des générations précédentes. Les relations entre collègues lui tiennent à cœur et elle est versée dans la culture des réseaux sociaux.
Pour toute ces raisons, les « milléniaux » ont soif de collaboration et préfèrent travailler en équipe. Ils sont avides de retours sur leur travail et n’hésitent pas à employer les nouvelles technologies. Etablir dès aujourd’hui un environnement de travail basée sur la collaboration portera ses fruits dans les années à venir, car les milléniaux sont là pour rester !
Développer les réunions de collaboration
Les réunions de collaboration ne sont pas un prétexte au divertissement pour la Génération Y. Des décennies de recherche ont démontré que la collaboration génère des avantages considérables pour l’entreprise :
- Une résolution des problèmes plus rapide et efficace
- Une émulation de l’innovation,
- Un plus grand sentiment de confiance et d’appartenance
- Une meilleure compréhension des responsabilités
- Un développement des compétences accéléré
- Une plus grande satisfaction au travail et un turnover des équipes plus faible
Ces avantages sont de plus en plus reconnus et stimulent la collaboration au sein des équipes. Ce désir de coopération influe en retour largement sur la conception des espaces de réunion. La nécessité de développer de nouveaux espaces de réunion propices à la collaboration fait partie des nouveaux enjeux de l’aménagement des open spaces.
L’Aménagement des open spaces
Aux cours des dix dernières années, les espaces de bureaux modulaires ont laissé la place aux open-spaces, devenus entre temps un symbole de l’environnement de travail moderne. Seulement 25 % des Français travaillent uniquement à leur bureau. La flexibilité d’aménagement des open-spaces convient donc tout naturellement aux employés mobiles d’aujourd’hui, qui passent souvent moins de temps à leur poste de travail.
Ces espaces ouverts participent à l’amélioration du moral, à la coopération et à la circulation de l’information entre les employés et leur hiérarchie. Ils constituent un espace idéal pour organiser des échanges à l’improviste.
Encadrements des coûts par une meilleure gestion de l’espace
Les arrangements du télétravail permettent aux entreprises de réduire leurs coûts immobiliers et de maximiser leur rentabilité.
Les mesures de réduction des coûts résultent souvent de pressions budgétaires. Beaucoup d’entreprises sont en permanente recherche de nouveaux moyens pour encadrer leurs dépenses et maximiser leur efficacité. Pour beaucoup d’entre elles, l’utilisation des locaux est maintenant au centre des enjeux financiers. Les postes de travail laissés vacants par les employés en télétravail ont conduit à l’élaboration du système de « bureau partagé ». Puis une conception encore plus radicale de l’open-space fit son apparition. En n’assignant plus de poste de travail fixe on a réussi à maximiser l’utilisation de l’espace libre tout en réduisant encore les coûts. En combinant ces stratégies, la flexibilité apportée par le télétravail permet aux entreprises de réduire leurs besoins immobiliers tout en en tirant le plus d’avantages. Dans ces conditions, les réunions de collaboration gagnent encore en importance.
Les différents espaces de réunion
Les changements radicaux évoqués dans les dernières lignes ont eu un impact considérable sur de nombreux secteurs de l’entreprise. Intéressons-nous aux influences que ces derniers ont pu avoir sur les nouveaux espaces de réunion.
Les salles de réunion rétrécissent
Première conséquence : les salles de réunion ont rétrécissent. Les espaces de travail se réinventent en faisant la part belle aux espaces dédiés à la collaboration, au partage d’idées et à l’apprentissage, au détriment des postes de travail individuels. Les nouvelles salles de réunion allient confort et adaptabilité, tout en mettant à la disposition des participants en présentiel les outils nécessaires pour pouvoir collaborer efficacement.
Confort et convivialité
Confort et atmosphère conviviale sont devenus des attributs essentiels des espaces de collaboration modernes. Les architectes cherchent à créer une ambiance détendue favorisant la familiarité, et la collaboration. Pour reprendre les mots d’un designer : « Fini le temps des tables longues et des fauteuils massifs. Faites place aux divans, tables basses, chaises molletonnées et aux cousins. »
La salle de réunion reste essentielle
La mobilité et la collaboration directe façonnent les stratégies de gestion des effectifs. Néanmoins, les entreprises se doivent de continuer à fournir des espaces de réunion physiques. En effet, la plupart des réunions, qu’elles soient vidéo, audio ou en ligne, accueillent des participants se trouvant dans des salles dédiées. Ce lieu reste privilégié au poste de travail, à domicile ou sur le lieu de travail, car il propose un espace séparé permettant de mieux se concentrer et garantissant la confidentialité des échanges.
Les huddle spaces
La salle de réunion laisse peu à peu sa place à de espaces plus réduits mais aussi plus pratiques qui permettent à une poignée d’employés de se rassembler rapidement. Une des clés de leur succès, c’est qu’il n’est plus nécessaire de réserver une salle de conférence longtemps à l’avance. Ces espaces favorisent les échanges informels et facilitent la collaboration. Ce genre d’environnement plus familier est d’ailleurs souvent privilégié par la Génération Y.
Ces salles de réunion d’un nouveau genre (aussi appelées huddle rooms en anglais) reflètent les bouleversements de la relation travail/vie privée et de la gestion de l’espace au sein des entreprises que nous évoquions plus haut. Elles permettent plus de simplicité et de spontanéité pendant les réunions de collaboration, d’où leur développement rapide. Selon une récente étude, pour chaque grande salle de visioconférence, on compte désormais entre 20 et 25 de ces huddle rooms, chiffres corroborés par les observateurs de l’industrie.
La technologie dans les espaces de réunion
L’évolution des espaces et de les manières dont nous nous réunissons façonnent l’usage de la technologie dans les salles de réunion. La tendance est à l’abandon progressif des tableaux et projecteurs traditionnels au profit de nouvelles technologies
Des écrans plus grands et plus performants
De nombreuses entreprises font le choix de troquer leurs vidéoprojecteurs pour de grands écrans L’utilisation coordonnée de plusieurs écrans permet en effet de créer un environnement de présentation plus interactif. La baisse des prix et la demande grandissante pour ce type de matériel continueront de stimuler cette tendance dans les années à venir.
Bien que cela puisse sembler contradictoire, les petits espaces de réunion suivent aussi cette tendance. De fait, elle se retrouve même dans le mobilier proposé par les leaders du marché, comme le géant Steelcase, qui accueille maintenant plus de 2 écrans. Tous les espaces de réunion sauront tirer profit des fonctionnalités d’un écran multimédia. La webcam, les haut-parleurs stéréos et les ports micro/casque offrent en effet tous l’équipement nécessaire pour participer et organiser des visioconférences.
Les logiciels facilitent la collaboration
Les écrans dans les espaces de collaboration ne sont utiles que si les participants peuvent facilement y connecter leurs appareils. La connectivité traditionnelle des ordinateurs portables, nécessitant l’utilisation d’un câble, laisse à redire. Elle fait perdre du temps, nuit à l’attention et ne permet qu’à un utilisateur unique de partager du contenu. Les meilleures solutions du marché privilégient le sans-fil et permettent ainsi à plusieurs utilisateurs de partager et contrôler simultanément du contenu. De plus elles sont compatibles avec les systèmes Windows, Android et Apple.
La standardisation de ce genre de solutions permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des réunions. Après l’installation d’une application unique, tous les participants peuvent partager leurs fichiers. Contrairement aux systèmes les plus répandus, requérant systématiquement qu’un intervenant contrôle l’activité des autres participants, celui-ci met en avant une gestion simple et centralisée. De plus, il s’intègre facilement aux systèmes de contrôle classiques déjà installés dans les salles comme Crestron, Extron ou AMX.
De nouveaux espaces de réunion adaptés au nouvelles manières de travailler
Les manières dont nous nous réunissons au travail évoluent rapidement. Plusieurs facteurs y contribuent, comme l’arrivée de nouvelles générations, de nouvelles technologies, ainsi que de nouveaux impératifs financiers. Les travailleurs ne sont plus obligés de se retrouver à échéances fixes dans la salle de réunion, formelle et guindée.
Pour autant, la tenue de réunions demeure essentielle à la productivité des entreprises. Et ce n’est pas un hasard si les réunions de collaboration prennent de plus en plus d’importance. Aux entreprises, toutefois, de mettre à disposition les espaces et le matériel nécessaires.
Pour répondre à de nouveaux besoins, les salles de réunions rétrécissent, sont plus confortables et surtout plus modulables. Pour faciliter la collaboration, on y installes de nouveaux outils : des tableaux interactifs, des écrans d’affichage LED et des solutions de partage de contenus sans fil.
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