Pour beaucoup d’entreprises, organiser des réunions productives et efficaces est un enjeu majeur. Par leur récurrence, elles jouent un rôle crucial dans la vie du bureau, mais elles peuvent aussi se transformer en un véritable gouffre capable d’engloutir ressources et temps de travail. La productivité des réunions doit être une véritable préoccupation, et il ne faut pas avoir peur de prendre de nouvelles mesures pour s’assurer qu’elles atteignent leurs objectifs.

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Organiser des réunions productives est un enjeu majeur pour beaucoup d’entreprises, surtout quand on voit le nombre d’employés insatisfaits avec les méthodes actuelles. D’après un récent sondage du prestigieux Harvard Business Review, seulement 17% des cadres supérieurs estiment que leurs réunions utilisent leur temps ainsi que celui de leurs collaborateurs de manière efficace.

Encore plus inquiétant, près des deux tiers d’entre eux (65%) déclaraient que les réunions les handicapaient dans leur propre travail ! La bonne nouvelle, c’est que les entreprises qui ont choisi de changer leur approche constatent généralement de nettes améliorations, aussi bien en ce qui concerne leur productivité que la satisfaction de leurs employés. Les réunions ne sont donc pas à la base du problème, c’est plutôt leur efficacité qui doit être remise en cause.

Dans les lignes qui suivent, nous allons vous présenter quatre méthodes pour booster la productivité de vos réunions.

Des réunions efficaces grâce à une meilleure planification

Quand on souhaite améliorer la productivité des réunions, la première chose à faire c’est de s’intéresser à leur planification. De fait, certaines d’entre elles ne sont pas productives simplement parce qu’on ne sait pas de quoi on va parler, ou bien parce qu’on perd du temps à distribuer des documents qui auraient pu être partagés par mail en amont.

Dans un de nos précédents articles (en anglais), nous identifiions déjà qu’un manque d’objectifs clairement établis était un des plus grands freins pour la productivité des réunions, car cela finit toujours par nous faire dévier du sujet. Ces deux problèmes sont clairement liés à une mauvaise planification. Pour y remédier il faudra donc réexaminer la préparation des réunions.

Tout d’abord il faut commencer par établir clairement, en amont de la réunion, les objectifs et les thèmes qui y seront discutés. Et dans l’éventualité où la discussion viendrait à trop dévier de son cours, il faudra être prêt à intervenir pour la recadrer. Un peu plus de modération permettra de s’assurer que les objectifs seront atteints une fois la réunion terminée.

La technologie au service de la productivité des réunions

Un autre moyen d’augmenter la productivité pendant les réunions, c’est d’investir dans de la technologie adaptée. Plus particulièrement, il faut s’assurer qu’on utilise un logiciel de visioconférence solide et des solutions d’affichage de qualité en salle de réunion, comme par exemple un tableau interactif équipé des dernières fonctionnalités.

La technologie joue déjà un rôle crucial dans la productivité des réunions, et elle peut aussi bien la booster que l’entraver. On estime qu’avant qu’une réunion ne commence réellement, on perd en moyenne 8,7 minutes à démarrer et connecter le matériel. Bien souvent, ces retards sont à mettre sur le compte de problèmes liés aux appareils électroniques, comme un câble qui manque ou un vidéoprojecteur dont le logiciel doit être actualisé par exemple.

D’après la plateforme de recherche d’emploi The Muse, 92% des gens admettent faire du multitâche pendant les réunions, et près de 50% d’entre eux avouent même travailler en parallèle sur des choses qui n’ont rien à voir avec le sujet de la réunion. La solution à ces problèmes, c’est avant tout d’actualiser l’équipement des salles et de limiter l’utilisation des appareils (smartphones, tablettes, ordinateurs…) pendant les réunions afin de limiter les distractions inutiles.

Posez-vous la question : « cette réunion est-elle réellement nécessaire ? »

Un aspect souvent occulté lorsqu’on parle de productivité, c’est qu’un certain nombre de réunions sont purement et simplement inutiles. N’hésitez pas à passer soigneusement en revue toutes les réunions organisées dans votre entreprise en vous demandant si celles-ci sont véritablement nécessaires et si tous les participants sont réellement essentiels.

Pour ce faire, réfléchissez bien à la raison derrière chaque réunion, de même qu’à l’aboutissement résultat escompté. Pourrait-on parvenir au même résultat par un simple échange d’emails ou en distribuant le matériel d’une autre manière ? Il y a-t-il vraiment besoin de déranger toutes ces personnes dans leur travail ? Ou serait-il plus efficace de partager ces informations avec elles à un moment un peu plus opportun ?

Certaines réunions sont essentielles, peu importe le dérangement qu’elles causent, mais beaucoup d’autres pourraient être largement écourtées, voire tout bonnement évitées. Celles destinées à partager l’avancement des projets sont les plus à remettre en question, puisque les informations qu’elles apportent peuvent souvent être tout aussi bien partagées d’une autre manière, à la fois plus rapide et moins contraignante pour les participants.

Plus de discussions, moins d’exposés

Notre dernier conseil, c’est de privilégier autant que faire se peut la discussion aux exposés rébarbatifs. Bien sûr, ce n’est pas toujours possible et il y aura des moments où quelqu’un devra se lever et faire une présentation mais, de manière générale, les réunions sont beaucoup productives quand elles suivent un fil conducteur tout en restant assez ouvertes pour permettre à chacun de prendre une part active à la conversation.

Limiter au maximum les exposés est encore plus nécessaire lorsque les réunions se tiennent en distanciel. Dans ces conditions, les participants sont encore plus facilement distraits par leur environnement qu’à l’accoutumée. Il ne faut pas hésiter à ponctuer la conversation de questions dont on pourra se servir pour intégrer les autres participants à la discussion.

Elon Musk, le PDG de Tesla, a récemment prodigué ses propres conseils à ses employés via un email. Dans celui-ci, il leurs suggérait de se garder d’organiser des réunions en grand comité, à moins d’être absolument certain que celles-ci apporteront quelque chose à tous les participants. Pour lui, se concentrer sur des réunions en petit groupe, en incluant seulement les personnes directement concernées, permet des conversations plus libres et plus utiles, renforçant par la même le sentiment d’appartenance des participants.

Conclusion

Organiser des réunions efficaces, c’est une préoccupation majeure pour bon nombre d’entreprises cherchant à optimiser leurs performances. La productivité des réunions est un enjeu de premier plan, et beaucoup d’entre elles ne sont pas satisfaites de leur approche actuelle, jugeant souvent que ces réunions causent trop d’interruptions pour trop peu de résultats, ce qui finit inévitablement par impacter l’engagement des participants.

Pour y remédier, pas de secrets, il faut adopter de nouvelles habitudes. Cela passe d’abord par une meilleure planification en amont et plus de modération pendant la réunion. Utiliser des technologies adaptées permettra de réduire le temps de mise en route, privilégier la discussion aux longues présentations aidera à conserver l’attention des participants. Et bien sûr, il ne faut pas hésiter à remettre en question l’utilité de telle ou telle réunion. Eliminez du calendrier toutes celles qui sont inutiles et n’invitez que les participants essentiels à leur bon déroulement.

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