Video conferencia es una parte principal de hacer negocios en el siglo 21. Facilita una comunicacion completa con cluentes y colegas en cualquier momento y en cualquier lugar. Sin embargo, una conferencia puede ahorrar dinero y reducir el impacto en el medio ambiente en maneras significativas.  Y con todos los beneficios, es posible que te quedes atras y pierdas ventaja debido a que mas negocios estan adoptando las modalidades de video conferencia. 

Lee la guia completa para saber a profundidad los beneficios que le traera a tu negocio implementar esta tecnica. 

La videoconferencia se vio afectada por los altos costos y la latencia de red. Sin embargo, los empleados que entienden de tecnología exigen las últimas herramientas como respaldo a la eficiencia profesional. Las empresas que implementan esta nueva tecnología experimentan rápidamente los beneficios de la videoconferencia.

En un principio, la videoconferencia se usaba simplemente para reducir costos de viajes. Ahora, los beneficios de la videoconferencia son de amplio alcance. Nunca ha sido más fácil trabajar de forma conjunta. Un mayor conocimiento de los beneficios de colaboración permite un mayor crecimiento de la videoconferencia. La promesa de la videoconferencia consiste en contar con:

• Mejor comunicación
• Mejores relaciones comerciales
• Mejores reuniones
• Satisfacción de los empleados
• Mayor ventaja competitiva

Los beneficios de la videoconferencia giran en torno a un punto clave: nos movemos más rápidamente hacia nuestros objetivos cuando podemos ver a e interactuar con las personas con las que estamos trabajando.

Mayor Demanda de Videoconferencia

En la actualidad, la creciente demanda de videoconferencia está haciendo que haya mayor disponibilidad. Es fundamental para varias estrategias de colaboración de las empresas. Los sistemas de videoconferencia pueden cubrir todo el espectro, desde configuraciones de equipos de escritorio básicos alojados en salas de reuniones pequeñas, hasta salas de telepresencia sofisticadas. Gracias a una tecnología más confiable y precios más bajos, la videoconferencia se está convirtiendo en una herramienta de colaboración de empresas base.¹

Hace un tiempo, la frecuencia de errores era alta. Regularmente, las llamadas fallaban entre un 30 % y un 40 % de las veces Las empresas han llegado a informar frecuencias de errores de hasta un 70 %.² Como dicen, hemos recorrido un largo camino. El flujo constante de la nueva tecnología facilita enormemente la usabilidad. En 2015, el 95 % de los usuarios en una encuesta indicó que la videoconferencia ha mejorado la confiabilidad. El 92 % indicó que también era más fácil de usar.³ Junto con una mayor confiabilidad, el costo total de propiedad está disminuyendo.

Beneficios de la Videoconferencia

Las tendencias de costo/demanda y la facilidad de uso están poniendo los beneficios de la videoconferencia al alcance de más empresas. Lo que sabemos sobre la colaboración ha influido en el aumento de la videoconferencia. Seguro, los empleados siempre hablan entre ellos. Lo que sabemos ahora es que los ambientes de trabajo colaborativo y enfocados en el equipo ofrecen ventajas comerciales increíbles. Entre los muchos beneficios que muestra la investigación, la colaboración por video permite^4,5:

• Mueve una empresa de forma más eficaz hacia sus objetivos.
• Fomenta la creatividad y el aprendizaje.
• Combina habilidades complementarias, fortalezas y perspectivas.
• Genera confianza, fomenta la igualdad de participación.
• Desarrolla un fuerte sentido del propósito.
• Mejorar el desarrollo de los empleados
• Enseña habilidades de resolución de conflictos.
• Promueve un sentido más amplio de la propiedad.
• Mejorar los esfuerzos de asociación/conjunción
• Permite una resolución más rápida de problemas y una mayor innovación.
• Crea un ritmo de trabajo eficaz (el principio «divide y vencerás»)
• Mejora la satisfacción en el trabajo y la retención de los empleados.

Los analistas indican que la mayor demanda de videoconferencia tiene dos factores adicionales. Los empleados remotos y los Millennials. Estos trabajadores prosperan cuando se les proveen herramientas completas y fáciles de usar. Debido a esto, las implementaciones y el uso de la VC han aumentado enormemente.⁶

Entre 2013 y 2015, se incrementó el uso de VC en un 87 %. De las empresas encuestadas, el 71 % agregó más salas de VC durante esos dos años.⁷ Las predicciones indican que habrá una tasa de incremento del mercado de los servicios de conferencia de un 4,1 % entre el 2014 y el 2021. Esto coloca al mercado en una fase de transición rápida y continua.⁸

Beneficios Máximos de la Videoconferencia

La reducción de los viajes se considera una de las ventajas más importantes de la VC. Ahora, los beneficios de la videoconferencia son de amplio alcance. De hecho, los beneficios menos tangibles de la VC son los que generan el mayor impacto. Un gran beneficio de la videoconferencia es que reduce la cantidad de tiempo que se pierde en las reuniones. En una encuesta realizada a 4700 usuarios, se citaron los beneficios más importantes de la videoconferencia de la siguiente forma⁹:

• Mayor eficiencia y productividad: 94 %.
• Mayor impacto de los debates: 88 %.
• Toma de decisiones más acelerada: 87 %.
• Reducción de los viajes: 87 %.

A continuación, se muestran algunas de las razones más notables por las que las empresas están recurriendo con mayor frecuencia a la videoconferencia:

Ahorro de costos

Los gastos de viaje se suman rápidamente. Realice una videollamada y elimine los costos de transporte, hoteles y comidas de los empleados. Los gastos de entretenimiento al cliente desaparecen. La VC es mucho menos costosa.

Beneficios finales de los costos de la videoconferencia: reducir los costos de viajes de tan solo un empleado supera en gran medida el costo de un sistema de VC que puede usarse en toda la empresa.¹⁰

Mejor Productividad y Operaciones Optimizadas

Sí, puede estar en dos lugares a la vez. Varios, en realidad. Y todo gracias a la VC. Las consecuencias para la productividad son enormes.¹¹ La reducción de requisitos de viaje ayuda a que los empleados clave maximicen su tiempo. Realizar videollamadas con clientes y socios en todo el mundo aumenta la productividad.

Las videollamadas reducen los malentendidos generados en correos electrónicos y llamadas telefónicas. Con la videoconferencia, la expresión facial y el lenguaje corporal transmiten un mensaje más completo Con la VC, es más probable que los participantes hablen y aclaren la información. Finalmente, es más probable que los participantes de la VC permanezcan alerta y enfocados cuando los están observando compañeros de trabajo.

Beneficios finales de la productividad de la videoconferencia: la VC maximiza los recursos humanos. Mayor eficiencia y  productividad. Los proyectos se pueden completar más rápidamente y los participantes se sienten más sincronizados con los demás y con los objetivos de la reunión.

Mayor eficiencia

Las señales visuales aportan un nivel de eficiencia que no se logra con las llamadas de audio. A causa de esto, los participantes logran mucho más con la videoconferencia. Exhibición de maquetas. Productos de demostración. Buen impacto en clientes potenciales. Los partidarios admiten que es incluso más eficiente que los encuentros cara a cara. Cuando todos están en la misma sala, las discusiones pueden salirse de tema.

Con la VC, las limitaciones de tiempo y las llamadas remotas pueden facilitar una discusión más enfocada con menos tiempo de charlas secundarias.¹² Además, cuando a los participantes los ven sus colegas, el enfoque y los aporte son mayores. Con llamadas en las que nadie los ve, los participantes pueden verse tentados de usar sus smartphones o laptops.

Beneficios finales de la eficiencia de la videoconferencia: verse entre los participantes mejora la eficiencia. Más interacción. Menos distracción.

Rápida difusión

¿Debe comunicar algo de inmediato? Convoque a una videoconferencia. Con la VC no hay necesidad de reunir a todos los actores clave en un solo lugar. Muestre el último diseño de un producto. Brinde información importante. Establezca objetivos, cupos, fechas límites o cambios estratégicos. Todo con el impacto visual agregado ausente en una conferencia telefónica.

Beneficios finales del alcance de la videoconferencia: la VC le permite brindar información importante al personal clave con impacto agregado.

Mayor Satisfacción del Empleado y sus Beneficios

Los empleados felices y sanos son empleados productivos. La VC ayuda en ambos casos. Los viajes frecuentes conllenvan una carga física y emocional. Reemplazarlos con la videoconferencia genera mayor satisfacción en el trabajo y menos problemas de salud. En consecuencia, esto mejora el rendimiento y la productividad. También ayuda a reducir la rotación de empleados.

Las telecomunicaciones aumentan. Trabajar de forma remota se traslada a la satisfacción de los empleados. La VC respalda el equilibrio entre el trabajo y la vida. En 2015, el 44 % de los empresarios trabajaban desde sus hogares en algún momento.¹³ Entre 2005 y 2016, el tiempo de trabajo en el hogar aumentó en un 103 %.¹⁴ La investigación demuestra que quienes trabajan desde sus hogares son tan productivos como los que lo hacen desde la oficina.¹⁵ Los trabajadores que tienen la posibilidad de trabajar de forma remota son más felices, sanos y eficientes.¹⁶

Beneficios finales para los empleados de la videoconferencia: empleados que viajan menos y realizan más VC son más sanos, felices y productivos. La flexibilidad de la oficina también genera importantes ahorros de costos. Un estudio informó ahorros anuales de $11.000 por persona por año cuando los trabajadores tuvieron la posibilidad de trabajar desde sus hogares el 50 % del tiempo.¹⁷

Mejora de la Comunicación y Relaciones más Sólidas

La comunicación humana es compleja. Lenguaje corporal. Tono de la voz. Por momentos, la palabra oral solo representa el 7 % de la interpretación del significado.¹⁸ Las llamadas telefónicas revelan el tono, pero no incluyen el lenguaje corporal y la expresión facial. Esto es, por lo general, fundamental para la comprensión.

La comunicación visual genera una colaboración efectiva. Durante la videoconferencia se desarrolla la comprensión y conexión personal, fundamental para las relaciones de trabajo exitosas. Como se indicó en Harvard Business Review, esta conexión «promueve una lealtad en el grupo que da como resultado un compromiso compartido y disciplina hacia el trabajo». Al tener un sentido de camaradería, de que realmente conocemos a nuestros compañeros de trabajo, «se crea un sentido común de propósito y la mentalidad de que estamos juntos en esto».¹⁹

La videoconferencia genera relaciones, confianza y camaradería entre los empleados. Los ejecutivos pueden realizar reuniones en tiempo real con oficinas a nivel mundial. Los equipos se sienten más conectados con la oficina en el hogar. Los gerentes de proyectos ven a e interactúan con personas con las que jamás tendrían la posibilidad de conocerse cara a cara. Los proveedores pueden realizar publicidades informativas y visualmente impactantes. Las posibilidades para construir relaciones comerciales más exitosas y duraderas son prácticamente infinitas.

Beneficios finales de comunicación/relación de la videoconferencia: la VC pone cada aspecto de la comunicación sobre la mesa, para conversaciones más efectivas y mejores relaciones de trabajo.

Respaldo a las Iniciativas Ecológicas

Los viajes de negocios afectan el entorno de varias formas. La videoconferencia es una forma económicamente viable e inteligente desde el punto de vista de la energía de asistir a o patrocinar reuniones.²⁰ También es ecológica.

La reducción en los viajes por trabajo ayudan en lo siguiente:

• Consumo de energía: volar, conducir o tener que alojarse en hoteles consume una gran cantidad de energía, que genera contaminantes atmosféricos que producen smog y dióxido de carbono que contribuye al cambio climático.
• Producción de desechos: las reuniones entre personas crean muchos desechos. Peligros en los basurales: papel, tinta de impresora, tóners, botellas plásticas de agua y contenedores para refrescos no reciclables.
• Desechos de alimentos: los organizadores de conferencias generalmente realizan pedidos más grandes de los que los asistentes pueden consumir. Las sobras, los refrigerios y los dulces de la hora del cocktail generalmente terminan en la basura en lugar de un banco de alimentos.

Reemplazar los viajes por la videoconferencia tiene un alto impacto ambiental. También tiene sentido desde el punto de vista económico. Un estudio determinó que las empresas con gastos de $1 mil millones o más en ingresos anuales que agreguen la VC a su empresa logran un retorno de la inversión de tan solo 15 meses. Cerca de 900 viajes empresariales serán eliminados durante el primer año. ¿El impacto ambiental? Una reducción de 2271 toneladas métricas de contaminantes en un periodo de cinco años. El equivalente en gases causantes del efecto invernadero de eliminar 434 vehículos de pasajeros de las calles.²¹

Beneficios finales ambientales de la videoconferencia: son gigantes. Reemplazar viajes de negocios por la VC reduce los desechos en los basurales, contaminantes y gases causantes del efecto invernadero.

Ventaja Competitiva

Cada uno de los beneficios mencionados anteriormente puede contribuir a aumentar la competitividad de una empresa. Los equipos que se comunican a través de VC pueden compartir el conocimiento de forma rápida y eficiente. Esto permite reducir el plazo de comercialización. Los departamentos de soporte pueden establecer relaciones más personales con los clientes. Los fabricantes pueden ahorrar tiempo y mejorar la calidad a través de reuniones con videoconferencia. Pueden verificar la calidad, proponer cambios y asegurar la precisión a través del ciclo de vida de un producto.

Beneficios finales competitivos de la videoconferencia: aprovechar la VC les permite a las empresas ser más eficientes. Se generan mejores reuniones. Abunda la creatividad. Se reflexiona sobre ciclos de productos.

Agregar Valor a la Videoconferencia

Nunca ha habido una gama tan amplia de opciones para implementar la VC. Los precios varían de nivel inicial a extravagante. Los beneficios de la videoconferencia están disponibles para empresas grandes y pequeñas. Las opciones van desde sistemas basados en hardware, suites de software y sistemas virtualizados. Los precios se redujeron significativamente en comparación a unos años atrás. Los sistemas basados en salas estándar varían de $2000 a $20.000. Los servicios basados en la nube pueden alcanzar precios tan bajos como $30 por mes.²²

El analista de la industria Andrew Davis de Wainhouse Research dice:

Las capacidades que se obtienen con un sistema de punto de entrada exceden lo que podría haber recibido con un sistema high-end hace tan solo unos años. La gente está tratando de averiguar cuál debería ser su infraestructura: ¿deberían comprarla y colocarla en las instalaciones o deben seleccionar un servicio en la nube? Sospecho que muchas empresas, sobre todo las grandes empresas, elegirán un entorno híbrido.²³

Consultar: Simplicidad en el Nuevo Mundo de la Videoconferencia: Tres Consideraciones Clave para la Implementación Generalizada de Videos. El punto clave: buscar la simplicidad en el ciclo de vida de la solución. Los sistemas de VC pueden ser simples y fáciles de usar. Busque sistemas y socios que ofrezcan facilidad de uso.²⁴ La posibilidad de TI de que controle el entorno de la VC ayuda con cualquier problema en la gestión del sistema.²⁵

Pantallas que Respalden el Éxito de la VC

«ViewSonic ofrece una variedad de pantallas que respaldan a las empresas que buscan mejorar los beneficios de la videoconferencia. Las opciones para compartir contenido están diseñadas para ofrecer colaboración simplificada en las reuniones.

Pantallas de Alta Visibilidad

Las salas de conferencia requieren grandes pantallas. Una pantalla de formato grande es lo mínimo, la tendencia es dos o más. La interactividad en al menos una pantalla en la sala se ha convertido en la norma. Ofrecer la posibilidad de anotar y guardar material de presentación ayuda aún más. Las herramientas para compartir contenido permiten la fácil colaboración con el grupo. Las pantallas de formato grande de ViewSonic están disponibles en tamaños que van de 32″ a 98,» y ofrecen confiabilidad de nivel comercial.

Las imágenes claras aseguran la visibilidad de la videoconferencia en cualquier entorno. Las pantallas con marcos ultradelgados y funcionalidad de conexión en serie simplificada permiten una fácil configuración de los video de pared en mosaico para mayor versatilidad e impacto visual. Para agregar valor a los servicios de videoconferencia, busque pantallas que cuenten con interactividad.

Pantallas Interactivas con Software de Anotación Integrado

Las ViewBoards son pantallas interactivas de formato grande diseñadas para incrementar la capacidad de colaboración. Las reuniones son más entretenidas si se tiene la posibilidad de que varios usuarios escriban o dibujen en la pantalla. El software de anotación integrado permite a los usuarios escribir, resaltar, editar y transformar documentos e imágenes en la pantalla en tiempo real.

Mejore el contenido al importar prácticamente cualquier tipo de documento o archivo multimedia. Resalte en la pantalla y anote directamente en el navegador web integrado. Guarde todo el contenido de la pantalla, incluidas las notas y las ediciones, y grabe en vivo durante las reuniones para guardar y compartir la experiencia. Se guardan las anotaciones en la pantalla, los macros, los archivos multimedia y el audio ambiente usando la función de grabado exclusiva de ViewSonic.

Intercambio de Contenido con Intel Unite

Para que compartir contenido sea aún más fácil, ViewSonic se asoció con Intel Unite®. La pantalla de panel plano interactivo ViewBoard® de ViewSonic® es la primera solución de pizarra digital con certificación Intel Unite®,  y que permite transformar las salas de reuniones en espacios inteligentes, seguros y conectados. Cuando se integra un ViewBoard con Intel Unite, se facilita la comunicación y el intercambio de contenido.

Intel Unite puede integrarse con ViewBoard mediante una PC de ranura como la VPC12-WPO y la VPC10-WP-2. Con Intel Unite, puede administrar la VC de la sala desde un solo punto de acceso. La colaboración es fácil ya que permite que los usuarios conecten e interactúen con el contenido de la reunión en tiempo real, desde cualquier ubicación donde tengan conexión a la red corporativa.

De forma conjunta, Intel Unite y ViewSonic ofrecen colaboración visual mejorada. MyViewBoard agrega comunicación unificada segura. Comparta su pantalla de forma inalámbrica con sus compañeros de trabajo. Consulte el Resumen Ejecutivo para obtener más información sobre la forma en que Intel y ViewSonic desarrollan compromiso de equipo mediante las pizarras interactivas. Contiene información sobre cómo funciona la colaboración digital.

Pantallas VC Todo en Uno

Las pantallas de ViewSonic con cámara web integrada, altavoces duales y puertos multimedia USB ofrecen una solución para videoconferencias inmediata y todo en uno. Las pantallas de formato grande vienen en una amplia variedad de tamaños para ajustarse a su sala de conferencias. ViewBoard® Cast es una aplicación para compartir contenido de forma fácil entre varias pantallas de usuarios.

Cómo Obtener los Beneficios de la Videoconferencia

La videoconferencia, como herramienta de comunicación, está creciendo a una velocidad récord. Las empresas buscan ver los resultados demostrados de la colaboración adicional. Las empresas que implementan esta nueva tecnología experimentan rápidamente los beneficios de la videoconferencia.

Entre los beneficios cuantificables se incluyen la reducción de gastos por viaje y el aumento de productividad. Y entre los beneficios más impactantes de la videoconferencia se incluye la comunicación mejorada y mejores relaciones comerciales. Mayor eficiencia en las reuniones y satisfacción de los empleados. Menor impacto ambiental. Mejor ventaja competitiva.

Los sistemas de videoconferencia pueden cubrir todo el espectro desde configuraciones de equipos de escritorio básicos alojados en salas de reuniones pequeñas, hasta salas de telepresencia sofisticadas. ViewSonic respalda el éxito de la colaboración de VC con pantallas de gran tamaño de calidad comercial, pantallas interactivas con el software de anotación integrado, herramientas para compartir contenido y soluciones de pantalla convenientes todo en uno.

Referencias:

1, 7 Weinstein, Ira, Simplicity in the New World of Video Conferencing: Three key considerations for pervasive video deployment, Publicado el 22 de abril de 2016. Consultado en: http://cp.wainhouse.com/content/simplicity-new-world-video-conferencing

2 Weinstein, Ira, and Davis, Andrew, Real World Video conferencing Success: Primary Research into the Achievable Success Rates for Enterprise Video conferencing, Publicado el 10 de diciembre de 2010. Se consultó en: http://cp.wainhouse.com/content/real-world-video conferencing-success

3, 8 Information Management Web seminar: How to get value from visibility into your video communications. Seminario web gratuito, disponible a pedido. Se consultó en: http://pages.marketing.information-management.com/20160331_imt_blue_jeans_network_ws_lp.html?source=site

4 Benefits of Collaboration in the Workplace. Ingram Micro Advisor. Se consultó el 10.10.15 en: http://www.ingrammicroadvisor.com/unified-communications-and-collaboration/5-benefits-of-collaboration-in-the-workplace

5 Mattson, Dave, 19 de febrero de 2015, 6 Benefits of Teamwork in the Workplace, se consultó el 10.10.15 en: https://www.sandler.com/blog/6-benefits-of-teamwork-in-the-workplace

6, 9 Rising Number of Millennials and Remote Employees in the Workforce Spurs Demand for Video Conferencing Solutions, Comunicado de Prensa 02, 2015. Se consultó en: http://ww2.frost.com/news/press-releases/rising-number-millennials-and-remote-employees-workforce-spurs-demandvideo-conferencing-solutions/

10, 13, 23, 24, Gerdeman, Dina, Benefits of video conferencing include less travel, but it’s not No. 1, abril de 2014, se consultó en: http://searchunifiedcommunications.techtarget.com/feature/Benefits-of-video-conferencing-include-less-travel-but-its-not-No-1

11, 12 The Top Benefits of Video Conferencing for Your Business, Clearly Speaking, publicado el 15 de julio de 2013. Se consultó en: http://www.clearone.com/blog/the-top-benefits-of-video-conferencing-for-your-business/

14, 16 Jones, Jeffrey, In U.S., Telecommuting for Work Climbs to 37%. 12 agosto 19, 2015. Consultado en: http://www.gallup.com/poll/184649/telecommuting-work-climbs.aspx

15, 18 GlobalWorkplaceAnalytics.com, Latest Telecommuting Statistics, Updated January, 2016. Consultado en: http://globalworkplaceanalytics.com/telecommuting-statistics

17 Ade, 19 de mayo de 2015, 10 Stats That’ll Change the Way You Think About Remote Work. Consultado en: https://jell.com/blog/10-stats-that-will-change-the-way-you-think-about-remote-work/

19 Thompson, Jeff, Ph.D. Beyond Words: Is Nonverbal Communication a Numbers Game? 30 de septiembre de 2011. Se consultó en: https://www.psychologytoday.com/blog/beyond-words/201109/is-nonverbal-communication-numbers-game

20 Riordan, Christine M., We All Need Friends at Work, 03 de julio de 2013. Consultado en: https://hbr.org/2013/07/we-all-need-friends-at-work

21 MacEachern, Diane, 5 Ways Video Conferencing Protects the Environment Consultado en: http://www.biggreenpurse.com/video-conferencing-protects-environment/#sthash.LIEMrVp5.kteiWgjy.dpuf

22 Nastu, Paul, Video Conferencing Cuts Emissions, Delivers Quick ROI, 16 de junio de 2010. Consultado en: http://www.environmentalleader.com/2010/06/16/video-conferencing-cuts-emissions-delivers-quick-roi/#ixzz473EGKPrF

25 Wainhouse Research, Simplicity in the New World of Video Conferencing, 2015. Consultado en: http://www.cisco.com/c/dam/en/us/solutions/collateral/collaboration/pervasive-conferencing/simplifying-the-vc.pdf