La buena tecnología de la sala de conferencias es un factor importante para mantener mejores reuniones tanto en persona como a través de enlaces remotos. La tecnología adecuada no solo ayuda a los participantes, sino que también optimizan la comunicación y las operaciones. Reuniones más eficientes significan éxito para usted y su equipo. Todo se presenta en un plan de acción fácil de implementar.

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¿Cómo puede configurar su sala de conferencias para que cause un impacto? Las primeras impresiones cuentan. Las personas que no se conocen forjan opiniones duraderas en los primeros siete segundos de conocerse. Lo mismo se aplica a su sala de conferencias. Clientes, socios y empleados: el diseño, la distribución, el mobiliario y otros aspectos de su sala de conferencias tienen un efecto –positivo o negativo– sobre todos ellos. La tecnología visible causa un fuerte impacto inicial. (¿Es anticuada o moderna? ¿Es desmesurada o elegante?).

Más allá de cómo se ve su sala de conferencias, si la tecnología que tiene lo decepciona cuando se pone a trabajar, eso definitivamente puede ir en detrimento de la productividad y su potencial. Tanto la forma como la función son claves para mantener una sala de conferencias que sea más que un lugar donde reunirse. 

Una sala de conferencias que funcione bien ayuda a:

Conectar a participantes remotos

La conexión es fundamental. Por dar un ejemplo, hay más trabajadores que están menos tiempo en la oficina. Los horarios de trabajo flexibles se encuentran en su punto máximo. El trabajo desde casa aumentó un 103% entre 2005 y 2015. Algunos expertos predicen que hacia el 2027 la mitad de la fuerza laboral trabajará desde casa. Fuera de respaldar a los trabajadores móviles, las videoconferencias reducen costos, agilizan la toma de decisiones y fomentan la productividad. Afortunadamente, las videoconferencias basadas en la nube y confiables hacen que sea fácil convenir reuniones efectivas en video desde su sala de conferencias.

Apele a los mejores talentos

Se espera que la falta de talentos se extienda hasta el 2021 como mínimo, ese es un aspecto importante. Los detalles como un diseño atractivo y tecnología actual impresiona a quienes buscan trabajo y tienen opciones para elegir. No es probable que los Millennials con conocimiento de tecnología se conformen con una empresa que tenga tecnología desactualizada que no respalde su estilo de trabajo colaborativo. Eso es importante, dado que los Millennials son la generación más numerosa en el lugar de trabajo. Y representarán el 40% de todos los trabajadores hacia el 2020.

Mejore la productividad

Los problemas de conectividad, dongles incompatibles, compartir contenido a través de cables. Estos son inconvenientes comunes de la sala de conferencias que desperdician tiempo, minan la creatividad y dividen la atención. Cuando todo funciona como debe, a los participantes les toma menos tiempo enfocarse y conseguir resultados. Por desgracia, no es inusual que las salas de conferencias no desplieguen su potencial. Si es el caso de la suya, no está solo. Las quejas sobre la tecnología, la capacidad, la calidad de sonido y la falta de cables de alimentación o tomacorrientes –entre otras tantas– son comunes. Casi dos tercios de las empresas usan videoconferencias a diario. Aún así, esas llamadas representan el 15% del tiempo que pasan en reuniones promedio. El ruido de fondo y las interrupciones por la calidad del video a menudo representan 34 mil millones de dólares en tiempo perdido al año. Con entre 36 y 56 millones de reuniones por día, las reuniones poco efectivas le cuestan a la economía estadounidense entre 70 y 283 mil millones al año.

10 maneras de mejorar su sala de conferencias

¿Cree que es momento de mejorar el nivel de su sala de conferencias? Si su espacio de reunión no tiene el atractivo adecuado, considere algunas maneras de mejorarlo. Aquí le presentamos 10 maneras a menudo ignoradas para mejorar su sala de conferencias y ayudar a aumentar su potencial.

1. Mejore el sonido

Una imagen vale mil palabras, es probable. Sin embargo, una reunión en una sala de conferencias que no tenga un sonido de calidad puede ser muy poco productiva. Desafortunadamente, la plaga del audio de mala calidad está muy generalizada. En los Estados Unidos, el 67% de los trabajadores comenta que el ruido de fondo interrumpió sus reuniones al menos en alguna ocasión.

Forty percent say audio quality issues occur frequently. Having taken a back seat to advances in video and collaboration tech, audio is making a comeback. 28% of US AV hardware budgets for large meeting rooms are being invested in audio. And demand is up for pro-grade speakers and microphones.

El cuarenta por ciento afirma que los problemas con la calidad de audio son frecuentes. Después de haber quedado en segundo plano en la tecnología de video y colaboración, el audio está haciendo su regreso. El 28% del presupuesto para hardware audiovisual en los Estados Unidos se invierte en audio. Y la demanda de altavoces y micrófonos de calidad profesional va en aumento.

2. Reduzca el eco

Digamos que los parlantes de la pantalla en la sala de conferencias son los mejores. Además, invirtió en micrófonos y altavoces profesionales. Incluso en ese caso, la sala en sí puede sabotear al sonido. La acústica de la sala de conferencias juegan un papel importante para que los participantes puedan escucharse claramente. El culpable es el tiempo de reverberación (RT), el tiempo que toma para que el sonido se disipe en un espacio cerrado. Las superficies absorbentes sofocan el sonido. En salas con muchas superficies reflectantes, el sonido permanece por más tiempo. Las salas de conferencias modernas con paredes de vidrio, techo rígidos y pantallas grandes pueden tener altos niveles de RT. El sonido rebota entre las distintas superficies. A menudo esto tiene como resultado que quien esté del otro lado de la llamada o videoconferencia escuche el sonido como confuso. La acústica de la sala también afecta a la privacidad. La pérdida de sonido es un problema común que puede revelar las conversaciones en la sala de conferencias a quienes estén fuera de las puertas cerradas.

Agregar materiales que absorban el sonido es una manera segura de reducir el eco y aumentar la claridad del sonido. Una variedad impresionante de opciones atractivas le permiten personalizar el aspecto, desde sutil a espectacular. Puede resolver la fuga de sonido con tecnología de enmascaramiento alrededor de las salas de conferencias.

3. Sea inteligente

Se considera que las películas inteligentes revolucionarán el diseño de la sala de conferencias. Conocida también como «película intercambiable», esta tecnología ha llegado muy lejos hace poco, algunas formulaciones se pueden modernizar fácilmente sobre superficies existentes. Las salas de reuniones de vidrio crean una estética distintiva y mantiene a los espacios abiertos y aireados. Las películas inteligentes mantienen el estilo minimalista y moderno, mientras favorecen la privacidad a demanda al convertirse en opacas con solo un interruptor. En las ventanas, las películas inteligentes filtran los rayos UV y hacen que bloquear su reflejo sea fácil.

4. Póngase cómodo

Mire más allá de un gran aspecto y una fantástica tecnología. Los invitados a las salas de conferencias necesitan estar cómodos para quedar realmente impresionados, y ser productivos. La comodidad fomenta la productividad. La incomodidad distrae y entorpece el pensamiento y la energía creativa. Ventiladores molestos, luces que titilan o mesas que se mueven estan entre los principales aspectos irritantes. Otra fuente de incomodidad es una sala demasiado llena. La atención al detalle es clave para maximizar la comodidad en la sala de conferencias.

Haga una lista de incomodidades y distracciones y revíselas con frecuencia. Prepare asientos adecuados y suficiente espacio en la mesa para la comodidad de todos. Deje espacio suficiente para que los asistentes puedan ponerse de pie y moverse durante las reuniones extensas y para facilitar las pausas.

5. Póngase de pie

La comodidad es una cosa. Diseñar para la salud y el bienestar es ir más allá. Es una tendencia creciente que cuenta con el respaldo de amplia evidencia y tiene un efecto comprobado sobre la productividad. Las empresas proactivas lo están incorporando al diseño de sus salas de conferencias. Las mesas con una altura adecuada para usarlas de pie aprovecharon la popularidad de los escritorios para trabajar sentado o de pie y encaran los riesgos para la salud que implica pasar mucho tiempo sentado. Más allá de la mejora en la salud, los estudios demuestran que las reuniones de pie mejoran la concentración, la colaboración y la creatividad.

Dado que no todos pueden (ni quieren) estar de pie durante toda una reunión, las sillas de cafetería, los taburetes y soportes para usar de pie completan el paquete. Otra tendencia de moda en el diseño enfocada en la salud es permitir el ingreso del exterior: luz natural, plantas como paredes y otros elementos naturales han demostrado mejorar la salud y la productividad.  

6. Hacer una declaración

Solo asegúrese de que sea su declaración. Piense en su sala de conferencias como una extensión de su marca. El marketing integrado consiste en crear una experiencia unificada y sin fisuras cuando los clientes interactúan con su marca, y eso incluye a su sala de conferencias.

Consulte a su equipo de marketing sobre incorporar al diseño de la sala elementos de la marca como colores, logos y la personalidad de la marca. Algunas elecciones pueden ser evidentes, como adherirse a la paleta de colores corporativa. Otras pueden ser más sutiles, como una extensión de la personalidad de su empresa a través de un diseño más formal o excéntrico.

7. Integre

La tecnología de su sala de conferencias facilita que puedan verse, escuchar y colaborar de manera eficiente. Integrar esa tecnología en el diseño de la sala eleva el nivel de las cosas. Esta es una tendencia que crece a paso firme. Una preocupación importante consiste en disimular la cantidad de cables que vienen con la tecnología.

Cualquier tecnología que esté ingeniosamente integrada en el ambiente ayuda a los invitados a concentrarse rápidamente en su tarea. Y también amplifica las impresiones positivas. Piense en las mesas y en otro mobiliario con adaptadores de alimentación integrados. Funciones multimiedia. Opciones para carga inalámbrica. Las opciones de distintas fuentes añaden conveniencia y funcionalidad mientras minimizan el desorden, la inconveniencia y los cables.

8. Manténgase escéptico

En cuanto a los dispositivos. Lo último que quiere es que la tecnología de su sala de conferencias desvíe las reuniones. Para que esto no suceda, todos los elementos deben funcionar bien juntos. Ya sea que opte por una instalación completamente nueva o que desee actualizar su sala de conferencias en la medida en que lo permita el presupuesto, es clave elegir componentes que funcionen bien juntos.

9. Opte por opciones inalámbricas

Esto es indispensable para crear una sala de conferencias de primera categoría. Confiar en los cables para conectar a los presentadores a su pantalla ya es más que anticuado. Para comenzar, consume buena parte del tiempo de la reunión. Por otro lado, la amplia variedad de opciones de conectividad actuales hace que sea casi imposible adaptarse a cada necesidad. Las soluciones inalámbricas para las presentaciones ahorran tiempo y facilitan el flujo de información. Las buenas soluciones permiten que varios usuarios compartan contenido desde cualquier dispositivo. Las mejores soluciones permiten incorporar contenido desde cualquier lugar del mundo, además de las funciones de toma de notas.

10. Interactúe con impacto

Los días en que la tecnología en las pantallas de las salas de conferencias solo mostraban una imagen van desapareciendo rápidamente. Las pizarras estáticas siguieron la misma suerte que los dinosaurios. En lugar de eso, las pantallas de colaboración sofisticadas han evolucionado para ofrecer una variedad de herramientas de colaboración digitales y analógicas en una sola plataforma. En el mejor de los casos, las pantallas de colaboración ofrecen una (impresionante) triple mejora en la productividad: videoconferencia, presentación inalámbrica y pizarra colaborativa.

Más brillantes y claras que los proyectores, estas pantallas le permiten mantener las persianas abiertas y las luces encendidas. Esto facilita la toma de notas y el contacto visual que fomenta la colaboración. Los navegadores web incorporados facilitan el acceso a casi cualquier contenido. Las herramientas de anotación integradas permiten que los disertantes escriban encima del contenido. Las aplicaciones para compartir contenido le permiten transmitir a la pantalla para facilitar la participación en todo el grupo. Todas estas son grandes mejoras frente a los días de salas oscuras y PowerPoints estáticos. ¿Desea que su sala de conferencias alcance su verdadero potencial de impresionar, conectar, colaborar y crear? Esta herramienta es infaltable.

La mejor pantalla de colaboración para la sala de conferencias

Las categorías crecientes de productos atraen multitudes de nuevos proveedores. El mercado de las pantallas interactivas no es la excepción, y es fundamental la precaución del comprador al momento de considerar comprarle a estos novatos. Con más de 30 años diseñando soluciones de pantallas, desde el principio ViewSonic ha tenido un papel en lo que respecta a las pantallas interactivas para salas de conferencias. Y también desde entonces hemos adaptado continuamente las pantallas de colaboración ViewBoard para ofrecer lo último en funciones para la sala de conferencias.

Una pantalla ViewSonic® ViewBoard® como la IFP6550 o la IFP7550 hace que sea más fácil para los invitados colaborar e interactuar ni bien lo saque de la caja. Todo con una única plataforma interactiva fácil de usar y de alto impacto. Cuente con las pantallas ViewBoard de ViewSonic para mejorar su sala de conferencias con: Triple mejora inmediata en la colaboración

• Anotación con el software interactivo incorporado ViewSonic vBoard™
• Intercambio de contenido desde PC, Mac y dispositivos móviles con ViewBoard® Cast™
• Videoconferencias simplificadas con el software Zoom®

Más:

• Todo lo que necesita, con software y hardware integrado
• El reproductor incorporado incluye un navegador web

Funciones de productividad mejoradas:

• Inicio rápido para las reuniones: las aplicaciones incorporadas fáciles de conectar para compartir contenido reducen el tiempo perdido y mantienen a los participantes enfocados en la reunión.
• Anotaciones avanzadas que puede guardar y compartir fácilmente: escriba sobre cualquier contenido con una variedad de herramientas; guarde, suba y comparta el contenido con anotaciones (y audio).
• Presentaciones inalámbricas más fáciles: sin necesidad de dongles ni cables, compartir pantalla es fácil y rápido.
• Cuenta gratuita de MyViewBoard.com: permite que un número ilimitado de usuarios compartan pantalla y hagan una transmisión o la reciban desde cualquier parte del mundo. La encriptación segura AES-256 protege a los datos contra el acceso no autorizado.
• Pantalla táctil líder en la industria: permite el uso simultáneo por parte de diferentes usuarios, con una experiencia de escritura natural y la mejor respuesta en la experiencia táctil.
• Sonido envolvente: diseñada con parlantes dobles al frente, el sonido envolvente ofrece una experiencia de visualización inmersiva.

Estará preparado para hacer negocios:

• La PC para ranura opcional funciona con Windows 10 Pro, que elimina los cables y agrega la potencia de una computadora para aplicaciones avanzadas.
• Intel Unite/Intel vPro Certified para crear un entorno de comunicación profesional unificado.