RESUMEN DE LA SOLUCIÓN
Solución para Sala de Reuniones de ViewSonic Agrega Eficiencia y Colaboración en la Nueva Sede Central de una Empresa
A esta empresa tecnológica de gestión logística, que se fundó en 2014 y alcanzó su nivel actual de casi 2000 empleados justo antes del inicio de la pandemia, le quedaba chica su primera sede. Durante el tiempo que se trabajó desde casa, los fundadores comenzaron a buscar una nueva sede central. Históricamente tenían una cultura que se basaba en hacer reuniones de equipo creativas y estratégicas. Tuvieron la previsión de planificar los espacios de colaboración en su nueva sede según las mejores prácticas de planificación del espacio para su tipo de negocio.
La proporción sugerida era de un espacio para reuniones por cada 10 a 20 empleados. Para evitar que hubiera espacios poco utilizados, la recomendación era evitar tener salas medianas que fueran demasiado pequeñas o dos grandes para reuniones de no más de cuatro personas, lo que representaba hasta el 75 % de las reuniones. El punto óptimo recomendado eran salas de entre 150 y 200 pies cuadrados con asientos para hasta seis personas. La mayoría de sus 150 salas serían este tipo de espacio. Finalmente, planearon incluir dos salas de juntas grandes en donde podían sentarse cómodamente hasta 20 personas. Estos espacios se usarían para reuniones más formales como presentaciones a clientes, reuniones de ejecutivos, sesiones de capacitación e incorporación de empleados.
Para alojar los distintos tipos de reuniones que se celebrarían en estas salas, los fundadores encomendaron al equipo de TI la tarea de obtener tecnología de pantallas que permitiera lograr una colaboración interactiva, que facilitara el uso compartido de contenido y que hiciera que las reuniones híbridas fueran eficientes. Además de buscar hardware de pantallas confiable, el equipo de TI buscaba una solución que facilitara la administración eficiente de las distintas pantallas.
Los empleados valoraron que las pantallas eran fáciles de usar y las muchas formas en que podían mejorar la colaboración y el intercambio de información, como la capacidad de hacer anotaciones sobre cualquier contenido, grabar y compartir sesiones, y conectar fácilmente a los usuarios remotos y a los que estaban presente en la sala. Cuando la construcción del nuevo edificio estaba a punto de finalizar, la empresa compró pantallas y paneles de programación ViewSonic ViewBoard para sus 150 salas de reuniones y para las dos salas de conferencias.
Además, planeaban recomendar que la empresa invirtiera en un sistema mejorado de programación de reuniones para hacer un uso fácil y eficiente de los nuevos espacios. Como en la sede original de la empresa habían superado su capacidad, sorprendentemente, las salas de reuniones solían quedar vacías debido a errores de programación y a la frustración general, a pesar de la gran demanda.
El equipo de TI se reunió con su representante reseller, quien les mostró productos de varias marcas. Entre ellas, las pantallas interactivas ViewSonic® ViewBoard® que proporcionaron un conjunto ideal de características para el precio, en comparación con las alternativas de la competencia. Además, se mostraron satisfechos con la capacidad de conseguir una solución integrada de una sola fuente, ya que podían usar paneles de programación ViewSonic de 10.1 pulgadas.
El elegante panel de programación, colocado fuera de cada sala de reuniones, proporcionaría una interfaz táctil para el software de programación de las salas e indicaría visualmente si la sala está disponible: con una luz de halo verde o roja. De cerca, los usuarios podían interactuar con la pantalla táctil para descubrir detalles sobre la reunión en curso o programar la sala. Otras características útiles incluían un micrófono con cancelación de eco y altavoces que permiten la comunicación bidireccional entre las personas en la reunión y los que están fuera, una forma práctica para que un recepcionista anuncie la llegada de un invitado, o para que la gerencia resuelva rápidamente consultas sobre las instalaciones y reduzca el tiempo de inactividad del espacio de reunión. El control de cerradura de la puerta ayudaría a evitar interrupciones y personas no invitadas, lo que permite a los gerentes del lugar el acceso regular a los espacios de reuniones. Los empleados podrían reservar, liberar, y registrar la entrada y la salida de los espacios de reunión fácilmente con una credencial habilitada con NFC o HID por la compañía, con código QR o la aplicación de acceso móvil HID.
Desde una perspectiva de TI, las potentes pantallas pequeñas ofrecían Power over Ethernet (PoE) de última generación, lo que facilitaría la instalación con un solo cable y, así, ahorrar costos en más de 150 salas. Esta solución, pequeña pero poderosa, era una solución segura de nivel empresarial que venía con SCEP (Protocolo de Inscripción Autónoma), Android Enterprise API, ISO27001, IEEE 802.1x y protección de cifrado de red para garantizar la compatibilidad con requisitos de seguridad empresariales.
Eligieron la pantalla interactiva ViewSonic ViewBoard IFP5550 de 55 pulgadas para las salas para reuniones pequeñas de la compañía. La pantalla ViewSonic ViewBoard IFP8662 de 86 pulgadas ofrecía una llamativa plataforma de tamaño ejecutivo con hardware y diseño de última generación para las dos salas de juntas. Ambas contaban con pantallas vibrantes táctiles de 20 puntos y ofrecían una superficie de trabajo ideal para la colaboración y el intercambio de contenidos para usuarios remotos y presenciales. Ambas tenían micrófonos integrados con tecnología de cancelación de ecos y reducción del ruido para lograr una voz y sonido claros durante las videoconferencias. El software de pizarra digital myViewBoard® incluido proporcionaba potentes herramientas de usuario adicionales, junto con seguridad para empresas y portabilidad en la nube, mientras que el software vCast integrado permitiría a los asistentes a la reunión compartir contenidos fácilmente.
Las pantallas eran asombrosas y estaban repletas de funciones. Pero el equipo de TI también necesitaba garantizar una administración eficiente para todas las instalaciones. La actualización de la suscripción a myViewBoard Manager™ Advanced ofrecía exactamente lo que necesitaban. Con ella, obtuvieron una administración remota centralizada y eficiente de todas las funciones importantes de la pantalla. La interfaz de escritorio permitía solucionar los problemas de un solo vistazo y gestionar las aplicaciones de manera remota, y el equipo podía crear perfiles de dispositivos para la implementación masiva y las actualizaciones de firmware, entre otras potentes funciones de gestión.
Es importante destacar que el software Manager Advanced también permitiría a los administradores enviar mensajes multimedia a cada pantalla o a grupos de pantallas determinadas. Por ejemplo, si las reuniones de incorporación de empleados se estaban haciendo en las dos salas de conferiencias, podían enviar videos corporativos a las pantallas determinadas. Los fundadores también planean crear videos trimestrales de actualización, que el equipo de TI enviará a cada pantalla de la empresa, lo que hará que las reuniones de toda la empresa sean eficientes.
Un aspecto esencial de la función de transmisión fue la capacidad de interactuar con sistemas de alerta de emergencia de terceros para brindar mensajes CAP inmediatos, el protocolo de alerta común basado en XML que proporciona advertencias sobre las condiciones climáticas y otras noticias urgentes. Al enviarse como una alerta urgente, el contenido permanecería fijado en las pantallas hasta que un administrador lo elimine.
Antes de hacer la compra de su nueva sede central, la empresa probó dos pantallas ViewBoard y el software Manager Advanced, lo que permitió a los empleados pasar y probarlos. Las opiniones fueron abrumadoramente positivas, tanto de los usuarios como de los administradores de TI, quienes serían los responsables de mantener las pantallas. Para los empleados, las características de las pantallas eran fáciles de usar y valoraron las muchas formas en que podían mejorar la colaboración y el intercambio de información, como la capacidad de hacer anotaciones sobre cualquier contenido, grabar y compartir sesiones, y conectar fácilmente a los usuarios remotos y a los que estaban presente en la sala. Cuando la construcción del nuevo edificio estaba a punto de finalizar, la empresa compró pantallas y paneles de programación ViewSonic ViewBoard para sus 150 salas de reuniones y para las dos salas de conferiencias.
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